ADMINISTRACION DOCUMENTAL

1. ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Es la parte fundamental de una empresa con miras al fortalecimiento y optimización de los recursos documentales de la misma, siendo un componente fundamental en la organización de una empresa en donde se involucran a cada una de las dependencias que la conforman.

Entre los objetivos fundamentales de la administración de documentos tenemos:

1. Consolidar toda la información de la empresa en un único lugar, buscando su conservación y reduciendo costos y espacios en la empresa.

2. Facilitar la búsqueda de la documentación para sus consultas, sin necesidad de que las personas sin que tengan previo conocimiento de la ubicación exacta.

2. ADMINISTRADOR DE DOCUMENTOS

Teniendo en cuenta lo anterior toda empresa pública o privada debe tener su oficina o dependencia de archivo documental y por ende debe existir el cargo de administrador de documentos; persona responsable y eficaz que clasifique y organice la documentación de acuerdo a las necesidades de las entidades o empresas.

En las instituciones educativas en donde se está dando comienzo al cumplimiento a la creación de esta dependencia, se ha llevado a cabo la gestión administrativa que se rige por las disposiciones legales de la organización de los mismos (Ley 594/2000, Ley de Archivos Nacionales, los acuerdos 060/2001; 038/2001; 039/2002; 042/2002 y los pronunciamientos que emane el Archivo General de la Nación), en donde se ejecutan funciones operativas y normativas respetando los principios de procedencia administrativa teniendo en cuenta lo siguiente:

• Control de ingreso de la documentación.

• Organización del fondo documental (clasificación, descripción y organización).

• Creación de un sistema de información para el control, localización y digitalización de los mismos en forma estratégica.

• Conservación de la documentación de acuerdo a su respectiva clasificación.

• Servicio y control del préstamo de documentos.

• Selección y traslado o distribución de los documentos de acuerdo a su dependencia de destino.

A demás de las disposiciones anteriormente nombradas siempre al momento de crear o fundar una dependencia de esta magnitud en una institución educativa, hay que tener en cuenta el trabajo arduo que tiene el administrador de documentos, al cumplir con la Ley de procedimientos administrativos que en forma general son las siguientes:

 Acopio o reunión de documentos desde la fundación o creación de la institución educativa.

 Expurgo de documentos que consiste en la búsqueda de copias y originales de los mismos.

 Selección de documentos.

 Organización documental.

 Clasificación documental.

 Ordenación documental.

 Numeración y signatura.

 Descripción documental.

 Conservación.

 Administración de documentos.

 Digitalización de documentos.

 Utilización de instrumentos descriptivos.

La protección de carácter confidencial, difusión y conservación de la documentación al personal que labora en la institución se relaciona directamente con el funcionamiento de las actividades administrativas cotidianas de la organización, debido a que albergan fuentes primarias de información; su adecuado funcionamiento avala la administración de la documentación estratégica, lo que implica que estas podrían mostrar la absoluta regularidad de la gestión, desde una perspectiva administrativa, legal, fiscal, histórica y confidencial.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

VOCABULARIO ARCHIVISTICO

ACTIVIDAD TEMA II

DEBORA CECILIA CHAPARRO RESTREPO

25/06/2012

Utilización de vocabulario que se maneja en el ámbito institucional y empresarial según el cargo desempeñado o la función que se desempeña dentro de una entidad ya sea pública o privada.

 1.

1. ORGANIZACIÓN DE TERMINOS ARCHIVISTICOS SEGÚN EL PUESTO DE TRABAJO

SECRETARIA:

• Epistolar

• Flujo

• Franquicia

• Flujograma

• Gestión de Documentos

• Selección documental

• Estructura funcional

• Preclusión

• Plazo precaucional

• Marbete

• Expurgo

• Selección

• Tablas

...