ADMINISTRACION DOCUMENTAL

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La administración documental regula la función archivistica en las empresas, formulando normas y políticas para facilitar la gestión documental. Sabemos que la administración documental es una función de mucha responsabilidad la cual busca la protección de las memorias empresariales o institucionales de una manera correcta y transparente.

La administración documental tiene un rol trascendental ya que su fin es el de servir la información de forma precisa, ágil y oportuna. Pero la administración documental tiene un papel muy amplio y no es tan general ya que se encarga de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la información. En la idea anterior vemos el papel tan importante de los archiveros y la administración documental, para dar soluciones y planes de gestión documental a las empresas que lo requieran de forma efectiva y concreta.

En las funciones que debemos ver, el control de la documentación es muy importante, ya que de hay partimos para administrar de forma correcta. Los códigos de ética para el recibo, despacho, elaboración, trámite y préstamo de información deben aclararle al archivero su papel fundamental como administrador de la información. También debemos velar por el mantenimiento de los acervos y las instalaciones o deposititos para conservar correctamente al ambiente para los archivos y manipular correctamente la información. Los cuidados que se deben tener en el almacenamiento de archivos, cuidados con los depósitos, unidades de conservación, transferencias para una buena logística aplicada a la organización documental.

La importancia de la administración documental esta plasmada en la preocupación por las mejoras en los archivos públicos y privados. De la búsqueda de la transparencia, logística y la archivistica para fundamentar todos los ideales de conservación, clasificación, ordenación y descripción documental ligados a los procesos administrativos de las empresas privadas e instituciones del estado.

Objetivos de la Unidad de Administración documental

1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.

2. Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren.

3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

4. Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados

5. Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos

6. Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan.

7.Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos

dentro de cualquier institución pública o privada.

8.Buscar la racionalización y control de la producción documental, basándose en los procedimientos archivísticos, con el fin de evitar la producción de documentos innecesarios o que documentos que no lo ameriten sean conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.

9.Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de calidad que se empleen, todo en busca de la preservación del medio ambiente.

10.Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida,

efectiva y exacta.

ORIGEN

La administración documental nace de la necesidad de preservar los documentos, a partir de normas establecidas según las necesidades de cada empresa y de esta manera tener las bases para desechar documentos que guardamos inoficiosa mente.

La persona encargada antes llamada el señor(a) del archivo, el cual se limitaba a guardar los documentos que llegaban a sus manos, sin darles mayor cuidado los archivaba y estos quedaban guardados por muchos años.

Desde el año 2000 con la ley 594 general

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