Administracion Documental

ADMINISTRACION DOCUEMNTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ABYMELEC JULIO DE LA HOZ

INSTRUCTORA: SILVIA TURIZO MORENO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO

VALLEDUPAR CESAR

2014

REFLEXIÓN SOBRE EL VIDEO DEL ACUERDO 060 DEL 2001

En la última semana del curso virtual administración documental en el entorno laboral se pudo analizar un video sobre la unidad de correspondencia de la universidad del cauca donde mostraron los pasos como ellos hacen la recepción de los documentos oficiales internos o externos que llegan a esa dependencia.

En el video se alcanza a observar que en el proceso de recepción la señorita encargada de recibir la comunicación primero verifica los datos del documento, los datos del remitente y ya confirmado los datos pasa a radicar y le entrega una copia de recibido al cliente.

Luego se encarga en su base de datos de organizarla de acuerdo si es una comunicación interna o externa para guardar una copia electrónica, después la pasa al personal de mensajería para que se encargue de clasificar las comunicaciones por dependencias y hacer el registro en un formato que manejan en esa dependencia.

Al finalizar esa tarea de clasificación se dirigen hacer la distribución en casilleros para que al momento de darle su debido trámite los encargados de repartir o hacer llegar las comunicaciones a su lugar de destino puedan tomarlos de manera organizada de los casilleros.

Actividad 4

•Basado en la terminología empleada de las comunicaciones oficiales en el material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que seleccionó, los siguientes aspectos:

- ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento?

Consiste en recibir las comunicaciones oficiales provenientes de diferentes entidades y diversos medios, tanto físico o directo, así como de modo magnético o indirecto.Las comunicacionesen la unidadde correspondencia del comm

PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS

Las externas (recibidas) se verifican los siguientes aspectos:

 Tienen que decir regional cesar que no vallan para otra regional

 Que tengan dirección correcta

 Remitente

 Nombre a quien va dirigido

 Fecha y hora de recibido

Las producidas (internas) se realizan los siguientes procedimientos

 Se escanea el documento

 En una maquina se le asigna un numero

 En otro aplicativo del sistema se les pone hora y fecha de hecho

 Código de la regional

 Algunas correspondencias se envía de manera electrónica

 Solo se mandan en físico las facturas, tutelas etc.

 Las producidas las recogen a las 4pm de la tarde

- Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.

Las comunicaciones en la unidad de correspondencia del Sena comm se realizan de forma interna y externa (recibidas y producidas)

- Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino?

 La comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario

 Se trata de comunicación oficial.

 El sobre debe estar correctamente marcado.

 En cuanto a la recepción de comunicación indirecta es aquella que es enviada por correo o medios electrónicos, donde se deben tener en cuenta

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