Administracion Documental

NOMBRE: DIANA MILENA PEÑA SIERRA

FECHA: 24 de Septiembre 2012

ACTIVIDAD: 1

TEMA. ACTIVIDAD ADMINISTRACION DOCUMENTAL

1- DEFINICION ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La Administración Documental enseña el manejo administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo y tratamiento de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsqueda y así permitirnos una mejor organización.

Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser públicas o privadas.

2- OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIN DOCUMENTAL

1- Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren

2- Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos

3- Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan para tener un mejor control.

4- Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados.

5- Establecer un control ordenado de los documentos que se manejan.

3- ENSAYO

La administración documental nace de la necesidad de preservar los documentos, a partir de normas establecidas según las necesidades de cada empresa.

El administrador documental cuenta con la facultad de recibir, clasificar, organizar, preservar, sistematizar, guardar y eliminar los documentos, llevando sus respectivas actas de entrega y distribución de los mismos.

No solo cumple con una de las funciones mas importantes de una empresa, si no la responsabilidad que adquiere. Se ha vuelto cada vez más necesario para las entidades, debido a que la información se ha reconocido como un recurso necesario y estratégico para el apoyo en el cumplimiento de la misión con base en los antecedentes, el alcance de los objetivos y la supervivencia misma en un entorno cada vez más exigente, lo que hace relevante la creación de directrices internas que orienten este proceso.

El Administrador Documental es la persona encargada de realizar todos los procesos necesarios preservación de los documentos de manera adecuada, a fin de proporcionar un servicio de calidad a la hora de consultar la información y de esa manera satisfacer las necesidades de los clientes tanto internos como externos.

Para empezar el administrador documental debe comprender lo importante que es su papel en la empresa, porque un mal manejo de la información, significaría un caos total y un retraso en las actividades laborales; también que administrar los documentos es una actividad permanente se necesita que siempre se esté trabajando en esta área pues al estar al día se obtienen muchos beneficios como reducir costos y tiempo, así como la garantía de una información fácil de buscar, especifica y adecuada. Esta persona debe esmerarse por evolucionar, ya no es a la que se le entrega cierta cantidad de papeles que se limitaba a guardar de manera física sin percatarse que estaba en sus manos y por mucho tiempo guardar esos papeles sin darle ninguna utilidad, no; hoy en día las empresas han concluido que una buena organización de su información es vital para su permanencia en el mercado, por eso va mucho más allá que solo recibir un papel y guardar.

El administrador documental debe ser una persona creativa, ágil, eficiente,

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