Alianza De Pacifco

Indice

I. Resumen Ejecutivo

II. Marco Teórico

III. Presentación de la Empresa

IV. Ejecución y Desarrollo

V. Conclusiones

VI. Recomendaciones

VII. Bibliografía

VIII. Anexos

Presentación y justificación del tema

La presente monografía desarrolla la optimización del Proceso de Ventas de Maquinaria Pesada Caterpillar y demuestra como a través del mejoramiento continuo, normalización de funciones administrativas, registros adecuados de información y usando la tecnología como un motor y organizador proactivo de actividades se puede reducir el tiempo de ciclo de proceso, eliminar “re-do’s”, mantener informados y alineados a todos los participantes en el proceso. Estos beneficios se pueden apreciar en un menor tiempo de entrega de la maquinaria al cliente, entrega de maquinaria de acuerdo a las especificaciones del cliente, reducción de picos de atención de entrega y reducción y/o eliminación de sobretiempo en la preparación de la maquinaria.

Este proyecto fue muy importante para mi desarrollo profesional, debido a que me permitió realizar un trabajo de integración y colaboración con las áreas involucradas (Informática, Finanzas, Comercial, Marketing) y demostrar que mediante la aplicación de la tecnología, se podía hacer que todas las actividades del proceso funcionen coordinada e integradamente, que no se podía seguir trabajando con sistemas y/o áreas en la cual, cada una solo ve lo que les corresponde, sino que, se debería ver el proceso como un todo, saber que es lo que reciben y que es lo que deben dejar para la siguiente actividad.

Como consecuencia del éxito de este proyecto, la Gerencia de Informática, tomó la decisión de que los nuevos sistemas (y los antiguos en forma progresiva) deberían incluir la gestión administrativa de las actividades, mediante la utilización de software BPM (Business Process Management)

I. Resumen Ejecutivo

Ferreyros SAA, es el representante de Caterpillar, desde 1,950, dedicada a la importación y comercialización de bienes de capital (maquinaria pesada), para los sectores de Minería, Construcción, Pesquería y Agricultura.

Alineado con las estrategias y buenas prácticas de gestión de Caterpillar, en el año 2008, se crea el Area de Gestión de Procesos, la cual aplica las metodologías Six Sigma y CPS (Caterpillar Production System). Dicha área tiene por función, el mejoramiento continuo de los procesos y la identificación de oportunidades de mejora que nos permitan ser más eficientes.

El proceso de Ventas se inicia en el CRM, en la cual se realiza la prospección y se cierra con la Oportunidad de Negocios, el Area de Créditos realiza la evaluación y/o trámite del crédito. Al aprobarse el Crédito se autoriza la preparación del equipo y entrega del equipo al cliente.

Se tiene determinado un tiempo estándar de duración de cada proceso y cada actividad (por ejemplo las operaciones de Corto Plazo duran como máximo 2 días), se identifican los cuellos de botella y se corrige el problema atacando la causa y/o motivo que lo origina.

Este proceso de mejora continua nos permite monitorear los resultados del proceso, medir la performance de cada área/actividad y mejorar la eficiencia del proceso, lo cual contribuye en un mejor servicio al cliente, mejor uso de recursos, mayor eficiencia operativa y menores costos de operación.

Durante el primer año de ejecución de este proyecto, se logró:

• Reducir el tiempo promedio del Proceso de Ventas (desde Créditos hasta la entrega de equipos en un 30% (de 20 días a 14 días)

• Eliminar al 100% los errores por discrepancias entre equipo solicitado y equipo entregado.

• Disponibilidad de información de negocios y trazabilidad de proceso.

• Mejorar el servicio y atención al cliente.

II. Marco Teórico

Ferreyros SAA, es distribuidor de Caterpillar en el Perú, es líder en la venta de maquinaria pesada, para los sectores de minería, construcción, pesquería y agricultura.

El portafolio de productos, está compuesto por las siguientes categorías

• Camiones OHT (Off Road Highway Truck) (hasta 400tn)

• Tractores (de orugas y de cadenas)

• Cargadores

• Excavadoras

• Motoniveladoras

• Perforadoras

• Grupos Electrógenos

• Motores Marinos

La estructura organizacional de Ferreyros SAA, esta diseñada de acuerdo al sector (mercado) al que van dirigido nuestros productos. Las gerencias son:

• Gerencia de Gran Minería (Yanacocha,SPPC,Cerro Verde,Barrick,

Chinalco)

• Gerencia de Minería

• Gerencia de Línea Construcción

• Gerencia de Línea Agricultura

• Gerencia de Línea Pesquería

Ferreyros SAA, tiene 4 canales de financiamiento (directo e indirecto) para las operaciones de venta:

• Crédito Directo Corto Plazo (sin intereses), por un plazo máximo de 30 días, dirigido al sector de Gran Minería y Construcción.

• Crédito Directo Largo Plazo, Ferreyros SAA financia directamente y en forma excepcional algunas operaciones de crédito.

• CISPSA (Caterpillar International Services Perú), a través de la cual Caterpillar USA, financia la compra de maquinaria pesada.

• Crédito Bancario, mediante las empresas del sector financiero.

Adicionalmente, se deben agregar las operaciones al Contado, generalmente usadas por las empresas del sector minero, quienes tienen líneas de crédito en el exterior, e ingresa directamente como una operación al contado.

Proceso de Ventas

Prospección

La Fuerza de Ventas del Area Comercial realiza sus funciones de prospección, tomando como base su cartera de clientes y las expectativas de compras de los clientes y el desarrollo de nuevos proyectos. Asimismo identifican y evalúan con el cliente, el equipo mas conveniente para el tipo de operación a realizar (minería de tajo abierto, minería subterránea, construcción, etc.), asesorándolo en las diferentes opciones de financiamiento. Registra la Cotización y Oportunidad en el CRM.

Cierre

Al ganar una Oportunidad de negocios, se cierra la venta, se separa la unidad y se envía la documentación al Area de Créditos, para la evaluación y aprobación.

Evaluación de Créditos

El Area de Créditos, evalúa la documentación del cliente, revisa su perfil crediticio y deudas pendientes en la compañía y sistema financiero. Al aprobar el crédito, se inicia la formalización de documentos (emisión de contrato, garantías).

Los requisitos y/o trámites dependen de la modalidad de financiamiento.

Facturación

Con la aprobación del Area de Créditos, se procede a la facturación del equipo, autorizando la entrega del equipo al Area de PreEntrega.

PreEntrega

Se encarga de preparar el equipo para entregarlo al cliente, incluye actividades de pruebas, preparación para trabajo en altura (mayor a 2500 msnm), equipamiento de seguridad y otros accesorios solicitados por el cliente. Asimismo incluye labores propias de limpieza y refacción (si es que hubiera, daños leves en pintura, producto del traslado del equipo)

Entrega

Con la unidad ya preparada, se coordina la entrega del equipo con el cliente, este puede recogerlo en las instalaciones de Ferreyros SAA, o es enviada directamente a la ubicación que solicite el cliente.

Para el caso de equipos mineros de gran tamaño, por ejemplo 793D, camión minero de 400 toneladas de carga, este es desembarcado en el puerto más próximo a la mina, transportado desarmado en containers y armado en los talleres que Ferreyros SAA tiene en cada mina.

Luego de la Entrega, se inicia la capacitación a los supervisores y operarios del equipo, así como del personal técnico encargado del monitoreo del equipo.

Finalmente se registra la Garantía de Fabrica en el sistema y concluye el proceso de Ventas.

En el cuadro adjunto se detalla, en forma gráfica el proceso de Ventas.

III. Presentación de la Empresa

Ferreyros SAA es una empresa líder en su sector, con 85 de años de trayectoria en el mercado nacional, su actividad principal es la provisión de soluciones de bienes de capital y servicios que sus clientes requieren, para crear valor en los mercados que actúan. Realiza por lo tanto la importación y venta de maquinaria, motores, automotores y repuestos, alquiler de maquinaria y equipos y la prestación de servicios de taller.

Son características esenciales de su propuesta de valor al cliente, el contar con un reconocido servicio postventa para lo cual tiene almacenes de repuestos y talleres a nivel nacional, así como una dotación de personal de servicio a lo largo de todo el territorio peruano. La compañía ejecuta de manera permanente importantes inversiones en capacitación y entrenamiento de su personal, en especial de personal técnico, así como en infraestructura de locales y talleres. Adicionalmente, adecua la inversión en capital de trabajo a las cambiantes

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