Investigación Administración del tiempo

Administración del tiempo.

El tiempo no existe en sí, la administración del tiempo es la administración de sí mismo, es decir, el manejo adecuado de los recursos de todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo y que este sirva para el beneficio de las personas y sociedades.

Como por ejemplo ya sea en organizaciones o en personas el administrar el tiempo es el determinar el tiempo y los recursos para algo y de esta forma evitar tener tiempo muerto o vacío, es como agendar un horario tomando en cuenta diferentes circunstancias y herramientas para que todo este tiempo invertido sea preciso y factible.

Eficiencia y efectividad.

La eficiencia es la capacidad administrativa de producir el máximo resultado con el mínimo de recurso, energía y tiempo, por lo que es la óptima utilización de los recursos disponibles para la obtención de resultados deseados mientras que por el término de efectividad se entiende que los objetivos planteados sean trascendentes y éstos se alcancen.

Por ejemplo, si yo tengo una empacadora de algún producto la persona que es eficaz realizaría 100 empaquetados en 8 horas de trabajo, en cambio una persona eficiente tardaría 5 horas, todo esto al optimizar los recursos utilizados, es decir, ambas han cumplido el objetivo, pero el trabajador eficiente necesita una menor cantidad de recursos como el tiempo para alcanzar un mismo objetivo.

Control.

El concepto de control es muy general y puede emplearse como punto central para el sistema administrativo, por ejemplo, la planeación puede ser imaginada, como medio para lograr el control del comportamiento individual u organizacional, en forma similar, la tarea de organización puede ser constituida de manera que proporcione en medio para el control de las actividades. La palabra control tiene varios significados y, más específicamente, varios sentidos, que son significativos para el análisis, por ejemplo, significa:

• Verificar.
• Regular.
• Comparar con una norma.
• Ejercer autoridad sobre dirigir y ordenar.
• Limitar o restringir.

Por ejemplo, se tiene un control cuando aplico la lista anterior en un determinado caso ya sea con una situación, organización incluso en mi persona.

Urgente e importante.

Se entiende como urgente todo aquello que necesita una atención inmediata al instante, por otro lado, lo importante es todo aquello que se puede aplazar, pero asegurándose de que no sea por mucho tiempo, atendiendo siempre a su prioridad ya que es una aportación que nos llevará a lograr metas.

Actualmente con el sistema de trabajo que tenemos, es la universidad veo un claro ejemplo de estás en lo personas a veces se acumulan diferentes tipos de trabajos maestros y horarios, aquí es cuando se aprende a categorizar la situación pues yo me doy a la tarea de revisar todas estas cuestiones y los voy trabajando a medida de su tiempo de dificultad y fechas de entrega.

Mitos y enemigos del tiempo.

• No distinguir entre lo que es urgente y lo que es importante.
• No escuchar o aceptar alternativas.
• Uso erróneo de una agenda.
• La inexistencia de objetivos claros sin un orden.
• El mito de la actividad: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente”, se confunden los resultados con la actividad para no llegar a ninguna parte.
• El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor”, se regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos, aplastando personas y matando motivaciones.
• El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos”, lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide nunca.
• El mito del indispensable: “Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, así que yo trabajo 15 horas diarias”, se centra el interés en trabajar más, en vez de trabajar mejor.
• El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”, se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenando a repetir lo que salió mal.
• El mito de trabajar contra el tiempo: “El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima”, el más precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones.

Los ejemplos de los mitos y enemigos del tiempo son muchos incluso ya descritos arriba pero un claro ejemplar podría ser el no revisar las situaciones para poder realizar las cosas o el simplemente posponer y hacer otras sin importancia.

Planeación del tiempo y sus herramientas.

En la matriz de administración del tiempo Covey nos dice que empleamos nuestro tiempo en uno de los Cuatro bloques según el rango de las actividades:

1. Importante y urgente.
2. Importante y no urgente.
3. No importante y urgente.
4. No importante y no urgente.

El primer paso consiste en distinguir lo que es urgente e importante:

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