El Extenssion

El Proceso Administrativo

En sí, un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad.

En su concepción más sencilla se puede definir al proceso administrativo como la administración en acción, o también como: El conjunto de fases o etapas sucesivas de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral (Munch, 2005).

Para comprender mejor este concepto, es necesario que se compare el organismo o grupo social, que es donde se manifiesta la administración, con un organismo animal. Si se observa cómo se desarrolla la vida de cualquier ser vivo, se podrán distinguir dos fases o etapas primordiales.

Una primera etapa de estructuración que consiste en la construcción del organismo. Así, a partir de una célula se diferencian los tejidos y órganos hasta lograr su plenitud funcional. Una segunda etapa de operación, en la que una vez se ha estructurado completamente el organismo, éste desarrolla plenamente las funciones que le son inherentes (Munch, 2005).

De manera similar, este fenómeno se manifiesta al administrar un grupo social. Así se observa, cuando se administra cualquier empresa, que existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración (Munch, 2005).

A estas dos fases, Lyndall F. Urwick les llama: mecánica y dinámica de la administración. Para este autor la mecanica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Mientras que la dinámica se refiere a cómo manejar de hecho el organismo social. Aparte, George Terry establece que estas fases están constituidas por distintas etapas que dan respuesta a cinco cuestionamientos básicos de la administración (Munch, 2005).

Diversos criterios del Proceso Administrativo

Es importante conocer que existen diversas opiniones en cuanto al número de etapas que constituyen el proceso administrativo aunque, para todos los autores los elementos esenciales son los mismos (Munch, 2005).

Planeación ¿Qué se requiere hacer?

Mecánica

Organización ¿Cómo se va a hacer?

Administración

Dirección Ver que se haga

Dinámica

Control ¿Cómo se ha realizado?

Por lo dicho anteriormente, debe quedar claro que la administración es un proceso esencialmente dinámico y evolutivo, que está inmerso e influye continuamente en las condiciones sociales, políticas, económicas y tecnológicas, y hace uso de ellas para lograr en forma satisfactoria los objetivos que persigue. Dicho proceso sólo es posible gracias a la circunstancia de que, por ser un producto social, su fuerza evolutiva descansa en la actividad creadora, característica de la mente humana.

El hombre investiga, preve y planifica continuamente todos los actos de su vida, muchas veces aún sin percatarse de ello, y aunque dichas funciones con frecuencia parecen tan rudimentarias que pasan inadvertidas para el observador superficial, su presencia es indudable e inevitable. Sin las funciones de observación e investigación, que nos sirven como un antecedente para prever las consecuencias de la acción individual, los frutos de la experiencia serían nugatorios y, por tanto, sería imposible planificar cualquiera acción que futura, por simple que esta fuese (Galván, 1981).

Ahora bien, ¿qué factores, qué ingredientes componen el proceso administrativo? En términos generales, toda administración se compone de tres factores fundamentales; el primero y más importante es el factor humano. Toda administración está formada, ante todo, de seres humanos y sin este elemento ninguna forma de administración es concebible.

Existen, sin duda, formas organizadoras rudimentarias y aplicaciones tecnologicas elementales en ciertas colonias de insectos tales como las abejas, las hormigas, etc., que causan admiración y cuyo estudio nos induce a serias meditaciones; pero la diferencia fundamental entre la conducta de tales seres y la del hombre estriba en el carácter altamente dinámico y evolutivo que caracteriza a las instituciones humanas, en oposición a las manifestaciones de organización elemental observadas en las especies inferiores, que parecen invariables por largos periodos (Galván, 1981).

El segundo elemento es el factor estructural; es decir, una institución, no importa cuán pequeña sea, posee una estructura u organización que le da forma y sentido a la administración. Dicha estructura puede ser desde simplemente la forma tácita en que un grupo de individuos se reúne para lograr un fin común, hasta la complicada trama de las relaciones que caracteriza a las grandes empresas. El factor estructural, desde el punto de vista administrativo, es comparable al armazón de un edificio o al esqueleto de un ser viviente (Galván, 1981).

El tercer elemento es el factor económico, entendiendose por tal los recursos materiales requeridos para el funcionamiento adecuado del cuerpo administrativo. Es debido precisamente a que los recursos economicos son escasos por lo que la administración llena una función fundamental en la actividad humana, puesto que el fin último de la misma es llevar a cabo un propósito deseable o inducido con un mínimo de esfuerzo y recursos; lo que equivale al desiderátum del acto económico: máxima satisfacción con el mínimo esfuerzo. Un bien con una abundancia ilimitada no necesita administrarse (Galván, 1981).

Estos tres tipos de factores: el humano, el estructural y el económico, deben combinarse armoniosamente en toda administración, y del grado en que la coordinación y control de los mismos se lleve a cabo, dependerá el buen o mal funcionamiento del cuerpo

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