Resisitores

Como todo auxiliar descriptivo, su finalidad primordial es la localización de los DOCUMENTOS. el ÍNDICE es necesario al archivero y al documentalista como procesadores de la INFORMACIÓN, como organizadores y analistas, y es necesario también al usuario, para guía y control de la INFORMACIÓN disponible.

El Índice es un auxiliar descriptivo que tiene como característica principal su facilidad para pasar a computadora. Este auxiliar cuando se realiza, siempre tiene que ser un auxiliar descriptivo; es decir que debe llevarnos directamente al DOCUMENTO.

Los auxiliares descriptivos, llamados también instrumentos de INFORMACIÓN, son sistemas elementales que permiten tener un control efectivo de los documentos desde el momento que se producen. Uno de los problemas que se plantea el archi¬vero consiste en la elección de los sistemas descriptivos que ha de emplear para lograr su cometido con una mayor eficacia.

Las necesidades de poseer auxiliares descriptivos eficaces se presentan en primera instancia en las mismas dependencias productoras de documentos de una organi¬zación, en segunda instancia en los niveles de ejecución y en las dependencias encargadas del control de trámites; para cubrir estas necesidades, de INFORMACIÓN y control, se elaboran inventarios y CATALOGOS en sus distin¬tas clasificaciones, logrando cubrir gran parte de los requerimientos.

En la administración moderna, la eficacia funcional depende mucho de la fluidez informativa con que cuenta, por lo que muchas veces determinados documentos requieren ser consultados en distintos puntos de una organización, lo cual obligaría a reproducir ejemplares de aquellos documentos muy solicitados y consultados per-manentemente, aumentando el costo y la burocracia; los niveles de ejecución, re-quieren permanentemente INFORMACIÓN sobre precedentes administrativos, dedicando especial atención a las Resoluciones, Decretos, disposiciones, leyes, etc.. Las fichas catalográficas favorecen enormemente esta clase de requerimientos in¬formativos, por el contenido que encierran y por el reducido espacio que ocupan.

En niveles administrativos de trámite, las fichas catalográficas pueden favorecer la localización de personas relacionadas con las actividades de la institución, domici¬lios, áreas toponímicas, asuntos tratados ... y por tratar.

El Archivo, en la concepción moderna, no se limita solo al resguardo de documen¬tos bajo su poder; para lograr una mayor actividad documental, el control archivís¬tico se amplia hasta el diseño mismo de documentos. Un archivero profesional, puede muy bien estar capacitado para diseñar documentos, de esta forma, el do-cumento, al ser concebido científicamente, es clasificado, preordenado, signado en sus plazos de vigencia y conservación e inclusive, se determina el curso que ha de seguir a lo largo de su trámite.

Conociendo la

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