Documetacion

2.1.1

A. recepción de documentación

• origen

Es la única dependencia autorizada para la recepción de documentos, solicitudes y atención de requerimientos. Tiene el propósito de administrar las comunicaciones contribuyendo con la normalización de los procesos de producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de documentos por parte de la gestión documental.

• Características

permiten garantizar su autenticidad e integridad

• propósito comunicativo

El propósito de este material es identificar destinatarios y propósitos de comunicación en diferentes textos

• herramientas de control

fotocopiadora, escáner, impresora, computadora, conmutador etc.

• unidades administrativas

las unidades administrativas que deben llevar a cabo los documentos, a la información contenida en medios escritos

• responsables

El Coordinador del Grupo de Archivo

• procedimiento de recepción

mecánica

electrónica

digital

B.DESPACHO DE DOCUMENTACION.

• Prioridad del despacho de documentación

Las fases que comprende la entrada de la correspondencia son:

Recepción

Clasificación

Distribución A la recepción del correo, es costumbre señalar las cartas y documentos con un sello que indica la fecha, al objeto de conocer la verdadera fecha de recepción, independientemente de la que conste en el encabezamiento de la carta. DETERMINACION DEL AREA RECEPTORA: Conocer en que consiste la correspondencia, además como se organiza, como se clasifica, cuales son los tratamientos que se le debe dar a cada uno de los tipos que existen en la empresa

• Determinación del área receptora

Conocer en que consiste la correspondencia, además como se organiza, como se clasifica, cuales son los tratamientos que se le debe dar a cada uno de los tipos que existen en la empresa

• Asignación de codificaciones de despacho

Es aquella constituida por varias Unidades de Consumo, para facilitar la manipulación, transporte y almacenaje. Posee un total de 14 dígitos. No tiene costo, puesto que se genera en base a la unidad de consumo contenida

• Procedimiento del despacho

Se utilizarán para controlar los envíos realizados de acuerdo a los pedidos recibidos en bodega; es decir, que el objetivo de dicho formulario es controlar la eficiencia en el área de despacho con respecto a los pedidos que se reciben de las tiendas. El responsable de realizar el procedimiento será el encargado del despacho: deberá llevar un control detallado de los envíos de mercadería realizados.

• Procedimiento de recepción

Permite repartir a los departamentos y secciones que correspondan las cartas con identificación personal, los impresos y el material de publicidad. Con el resto de la correspondencia se procederá con forme a las reglas que se enuncian a continuación:

La lectura atenta debe ser una delas primeras tareas de la jornada. En ocasiones las demoras como se ha dicho, pueden provocar dificultades en negocios pendientes de resolución.

Los anejos deben sujetarse a las cartas con clip u otro sistema.

En el caso que falte la fecha en algunas de las cartas, se puede indicar, en un pequeño recuadro sobre el borde superior derecho, la que registre en matasellos del correo. El total dela documentación se clasificara en tres grupos:

asuntos que requieren la atención del jefe

Asuntos que requieren la atención de otros superiores o empleados

Asuntos que la secretaria debe tender personalmente.

si faltara algún anexo en algunas de las cartas deberá hacerse constar esta circunstancia acompañando el texto con una pequeña nota.

Proceso mecánico Las cartas que se han de remitir al exterior exigen la realización de una serie de tareas puntuales, que se enumeran a continuación:

Firma y antefirma de los documentos por el superior a quien corresponda

Preparación e inclusión de los diversos anexos.

Reunión de todo el correo y elaboración de los sobres

-mecánica

-electrónica

-digital

C .envio de documentacion

Para efectos del presente procedimiento se entiende por y reglamento del Régimen Aduanero Especial de Envíos o Paquetes Postales

•procedimiento de recepcion

-mecanico

Definir la mecánica que deberá operar para la recepción de documentos con el fin de unicamente de un procedimiento, personal.

-electronico

La forma en que se reciban los documentos tributarios electrónicos dependerá de si quien los recibe es un emisor electrónico

-digital

En la recepción del original digital ya se ha determinado previamente en el proceso de recepción de originales si el formato en que se presenta el original es compatible con los equipos disponibles en la empresa y si se requiere conversión de formato.

D.Confirmacion o acuse por un medio mecánico electrónico y digital

•seguimiento

El seguimiento de un programa de fogones mejorados es un proceso que comprende la recolección y el análisis

El desarrollo de las plantillas documentales de recepcion y despacho y envio requeridas por la compañía

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