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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA INGRESO EN LAS ORGANIZACIONES

Se denomina procedimiento a la secuencia de operaciones o pasos concatenados entre si y que ordenados en forma lógica permiten alcanzar con un objetivo predeterminado. Ejemplos:

• Apertura de un centro Educativo privado.

• Otorgamiento de pensión provisional de cesantías.

• Inscripción de títulos y/o grados pedagógicos.

CARACTERÍSTICAS:

Los procedimientos se pueden identificar a través de ciertas características comunes que los diferencien de las demás acciones que desarrolla una entidad, tales como:

 Un procedimiento requiere de más de un paso hacia el mismo objetivo.

 El resultado de un paso compromete o da origen al siguiente, es decir los pasos secuenciales.

 Los pasos de un procedimiento son rutinarios y repetitivos.

 Un procedimiento se realiza dentro de un marco organizacional establecido.

Se recomienda clasificar los procedimientos de acuerdo a la estructura orgánica de la Institución, así hay:

PROCEDIMIENTOEN LINEA; Son los relacionados con funciones principales que desarrollan los órganos de una institución y que están referidos a su objetivo ocupacional. Ejemplo: Autorización de funcionamiento de un centro educativo, avaluación de subsanación de asignatura.

PROCEDIMIENTO INTERNO: Son los procedimientos qque están relacionados con las funciones complementarias o de Staff ( asesoramiento y apoyo) que desarrolla una institución.

ACTIVIDAD SEMANA 3

Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje

Para una mejor comprensión de los contenidos de la Actividad de Aprendizaje, se le convoca a indagar y profundizar sobre:

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA INGRESO EN LAS ORGANIZACIONES

Se denomina procedimiento a la secuencia de operaciones o pasos concatenados entre si y que ordenados en forma lógica permiten alcanzar con un objetivo predeterminado. Ejemplos:

• Apertura de un centro Educativo privado.

• Otorgamiento de pensión provisional de cesantías.

• Inscripción de títulos y/o grados pedagógicos.

CARACTERÍSTICAS:

Los procedimientos se pueden identificar a través de ciertas características comunes que los diferencien de las demás acciones que desarrolla una entidad, tales como:

 Un procedimiento requiere de más de un paso hacia el mismo objetivo.

 El resultado de un paso compromete o da origen al siguiente, es decir los pasos secuenciales.

 Los pasos de un procedimiento son rutinarios y repetitivos.

 Un procedimiento se realiza dentro de un marco organizacional establecido.

Se recomienda clasificar los procedimientos de acuerdo a la estructura orgánica de la Institución, así hay:

PROCEDIMIENTOEN LINEA; Son los relacionados con funciones principales que desarrollan los órganos de una institución y que están referidos a su objetivo ocupacional. Ejemplo: Autorización de funcionamiento de un centro educativo, avaluación de subsanación de asignatura.

PROCEDIMIENTO INTERNO: Son los procedimientos qque están relacionados con las funciones complementarias o de Staff ( asesoramiento y apoyo) que desarrolla una institución.

A estos procedimientos se les denomina también procedimientos objetivos y están relacionados con las áreas de personal, contabilidad, tesorería, abastecimiento. Ejemplo: Otorgamiento de licencia por salud.

A fin de proporcionar un mejor servicio al menor costo y en el plazo conveniente, se debe simplificar o racionalizar instancias y formalidades costosas e innecesarias del trámite o procedimiento sea cual fuere su naturaleza.

Para lo cual se debería desarrollar las siguientes fases:

SELECCIONAR EL PROCEDIMIENTO A MEJORAR.

Esta primera fase consiste en determinar cuál de los procedimientos inventariados son los más importantes o necesarios que requieren ser simplificados o mejorados de acuerdo a los beneficios que ello implique para la institución y para la colectividad.

Para tal efecto, se debe tener en cuenta el inventario de procedimientos.

DESCRIBIR LA SITUACION ACTUAL DELPROCEDIMIENTO:

En esta etapa debemos examinar el procedimiento teniendo en cuenta el objetivo que éste debe cumplir.

Para determinar la situación actual del procedimiento a mejorar debemos tener en cuenta la siguiente metodología:

REDACCION DE DATOS:

En esta primera etapa se deberá aplicar las técnicas de observación directa o indirecta, anotando el número de personas que intervienen en el procedimiento, las instancias administrativas por donde recorre, el tiempo que demora en cada una de ellas; los materiales y documentos que se utilicen, los costos y beneficios que genera cte.

Utilizar técnicas de entrevista con jefes, trabajadores y usuarios; encuestas y cuestionarios en general sobre la operatividad del procedimiento; los problemas y deficiencias que se pudieran presentar; asi como las subgerencias e inquietudes que se formulen sobre el particular.

ANALIZAR EL PROCEDIMEINTO:

Para analizar un procedimiento, se debe efectuar un examen crítico de la situación actual del mismo, a fin de determinar las causas o posibles fallas que impiden su óptima ejecución y ver cómo puede ser mejorado.

Un procedimiento no debe justificar la existencia de una oficina o institución, de ahí que es importante preguntar:

¿Porque se efectúa este procedimiento?

¿Por qué se desarrolla cada operación en el procedimiento?

¿Qué pasaría si se anula el procedimiento?

Es posible que la respuesta no haga comprender que el procedimiento resulta inútil, o en su defecto, llevarnos a suprimir algunas etapas o formalidades innecesarias del mismo por ejemplo, que ya no sean sino una, la unidad orgánica que tenga que revisar, analizar y aprobar los expedientes y que para el efecto debe exigirse 2 requisitos y ya no 5.

CRITERIOS: Los criterios a considerar en la etapa de análisis son los siguientes:

 Relacionar los objetivos de la institución y del procedimiento.

 Relacionar factores, tales como el personal que participa en el trámite, el volumen de demanda y la duración de las etapas del procedimiento.

 Necesidad y uso de los requisitos exigidos.

 Disposiciones legales y administrativas que sustenta el procedimiento.

 Sistema de trámite documentario que se utiliza.

 Gastos que ocasiona el procedimiento tanto a los usuarios como la institución.

 Composición de la estructura orgánica especialmente niveles de decisión.

PROCESO DE ANALISIS

Se puede deducir la necesidad de cambiar, simplificar o eliminar pasos y requisitos innecesarios. Así tenemos:

 Eliminar toda acción realizada por dependencias cuya participación no es significativa en la decisión, debiendo solo corresponderle estar informada de la respectiva decisión.

 Fusionar aquellos procedimientos de naturaleza similar y tienen el mismo tratamiento.

 Establecer la exigencia de requisitos estrictamente necesarios.

FORMULAR PROPUESTAS DE SOLUCION

Luego de culminar la etapa de análisis de datos, se debe formular alternativas de solución sobre el procedimiento a simplificar. Pata el efecto se debe tener presente lo siguiente:

 Poner en práctica el conocimiento. Iniciativas y experiencias obtenidas con la participación de los trabajadores y usuarios que intervienen en el mismo.

 Tratar al procedimiento en forma integral, a fin de considerar las acciones positivas y negativas del mismo.

 Coordinar con los organismos de otros sectores que tengan que ver con el procedimiento.

 Estudiar el costo de producción del procedimiento.

 No perder de vista el objetivo del estudio.

 Priorizar las recomendaciones prácticas y objetivas que se ajustan a la realidad.

 Revisar los dispositivos legales vigentes, especialmente aquellos que presentan dificultad para la modificación e implantación del procedimiento mejorado.

 Evitar soluciones que requieran de complejos, esquemas de implementación.-

 Aprovechar toda ayuda disponible que permita la solución del procedimiento.

PROPONER EL NUEVO PROCEDIMIENTO SIMPLIFICADO.

Un nuevo procedimiento simplificado debe responder a una serie de interrogantes tales como:

¿Qué se ha eliminado, donde y cuando?

¿Qué operaciones inútiles se han simplificado?

¿Qué ha cambiado?

Para establecer diferencias sustanciales del procedimiento simplificado, se recomienda:

Utilizar un formato antes y ahora para visualizar las diferencias.

Graficar el procedimiento mejorando mediante el diagrama de bloques.

Señalar las mejores en función de:

Reducción de costos

Incremento de producción

Reducción de lo necesario

Ahorro de tiempo

Calidad y seguridad.

DISEÑO DEL NUEVO PROCEDIMIENTO, APROBACION Y EJECUCION

Es el desarrollo de la opción seleccionada para dar solución a los problemas detectados.

Estos deben limitarse o encuadernarse dentro de los marcos aprobados.

Ser lo suficientemente amplio y realista, de forma que permita su aplicación y la asignación del personal necesario en la cantidad y calidad suficiente así como otros recursos.

La ejecución del procedimiento simplificado es responsabilidad del director o jefe de la unidad orgánica que lo administra.

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