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Información sobre unidades

• El primer dato a obtener será el número de personas que trabajan en la institución. Ésta será una cifra de control.

• Un segundo dato será el número de niveles, partiendo del órgano en que radique la autoridad total y los órganos que comprenden cada nivel.

• Se investigarán los puestos que corresponden a cada órgano y las plazas que comprenden cada puesto.

Información sobre relaciones

• Debe precisarse con que otros órganos y qué tipo de relaciones tiene cada uno de los órganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.

Información sobre funciones o labores

Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere información sobre las funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar representadas en el organograma.

¿Organización futura o actual?

La elaboración de un organigrama puede deberse a dos situaciones:

• Planeación de una organización nueva.

• Representación de una organización existente.

• Planeación de la organización

En el caso de planeación de una organización nueva, las únicas fuentes de información las constituyen los estudios y proyectos realizados.

Fuentes de información

En el caso de una organización existente, las fuentes de información pueden ser:

• Los archivos de la institución,

• Los empleados y funcionarios,

• Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.

• Métodos de recolección de datos

• Investigación documental (a través de leyes, reglamentos, reformas, boletines, etc.).

• Cuestionarios escritos.

• Entrevistas con jefes y empleados.

Observación directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa de las oficinas y talleres donde se labora)

NOTA: Lo ideal es usar una combinación de los cuatro.

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