Presentación

SEMANA 4 FORO

Porque es importante para la administracion documental y que relación le das en el campo laboral precisar el ciclo vital de los documentos de archivo, mediante el análisis detallado de cada uno de sus momentos?

Porque actualmente la administración documental atreves de las oficinas recogen información para procesarla, registrarla y utilizarla, ya que en cada uno de los actos diarios existe un componente informativo que es transmitido a las entidades o empresas; luego de haber sido procesada la información en dicha entidad será utilizada a nivel jerárquico para poder planificar, organizar y controlar las actividades como fuente de información para la toma de decisiones y todo aquello que nos permite la planificación, organización y control de actividades y se realiza en las llamadas oficinas o unidades de administración de documentos, las cuales son reconocidas como reservas de memorias para la organización de empresas y otras entidades y estas actividades comprenden desde la elaboración del documento hasta la eliminación o conservación permanente. Momento de gestión: Denominado también archivo, el documento va desde su creación o gestación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo origino. Planeación: Nace de un estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalización y estudia tres elementos: la información, el soporte y el recorrido. Elaboración: Es la edición del documento que realizamos.

Tramitación: Tiene como fin acumular los antecedentes que se necesitan para poner en vigencia el documento, el término de la tramitación da paso a la vigencia.

La edición: Es la fase de la elaboración del documento mediante la aplicación de la normalización que se requieran según el tipo documental. La normalización archivística regula la gestión y todo el ciclo de los archivos que regula el proceso comunicativo, informativo y archivístico el cuándo y el con que en los procesos, actividades y tareas dentro de la empresa. El acopio: Es la reunión de documentos mediante soportes de origen Interno o externo. La organización: Proceso archivístico orientado a la clasificación, se realiza mediante la utilización de secciones documentales, de conformidad con los grupos que se producen en las oficinas, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones; luego se archivara en subsecciones según la clase y tipo documentación, se utilizaba el papel como medio para mantener un orden en la información de las entidades y la preparación de registros e informes, la archivación de los registros y demás documentación y el procesamiento de la información para su utilización y comunicación.

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