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Organigrama

El Organigrama del Departamento de compras puede estar compuesto por el Gerente de Compras, por el Supervisor de Compras y el Agente de Compras, como los tres niveles más importantes y significativos. Pueden existir además otros puestos, a partir del nivel tres, de acuerdo a la necesidad de la empresa, como pueden ser el Ingeniero de Compras, el Comprador Maestro y el Comprador Júnior. En lo que se refiere al organigrama no existe un modelo fijo sino que se va adaptando de acuerdo al modelo y dimensiones de la compañía, pues puede haber desde muy simples hasta muy sofisticados.

Una vez que se compran los materiales se requiere llevarlos al departamento de recepción y de ahí a los almacenes, por ello es importante que un almacenista conozca siempre el volumen disponible de cada tipo de mercancía. Es importante por las siguientes razones:

1. Como las existencias son parte del patrimonio de la empresa, el contador general debe saber la cantidad que está disponible antes de realizar un balance.

2. Si la empresa tiene un seguro sobre las existencias y el valor de las mercancías, éstas determinarán la cuantía del seguro.

3. El director o gerente general debe saber si puede disponer de artículos suficientes para realizar promociones de venta o llevar a cabo programas estratégicos.

4. es importante conseguir un nuevo suministro antes de agotar el actual, de forma que nunca se interrumpan las operaciones por carencia de materiales o productos.

El Agente Comprador tiene la enorme responsabilidad de garantizar el material adecuado, al precio adecuado, en el momento y el lugar preciso, de forma que la empresa no se vea en problemas económicos por comprar muy caro el material. Así podrá estar dispuesta a laborar constantemente, sin retraso porque falten insumos. Debe controlar el inventario para cuidar las existencias y los faltantes mediante una planificación adecuada, con el fin de aprovechar las oportunidades de ahorro y la diversificación, escala y ampliación de proveedores.

Por ello toda empresa debe contar con un control de almacén, el cual debe estar al día realizando un inventario perpetuo. La forma que se utiliza para ello se llama ficha de inventario o tarjeta de almacén, la cual se va actualizando día a día. También existe la nota de entrada y de salida, que apoya al almacenista para que lleve más detalladamente el control del almacén. Posteriormente lo comparte con contabilidad para después de algún tiempo ver si coinciden los controles.

Existe también un documento que se llama requisición de compra, que manda el almacenista al departamento de compra donde específica que un determinado artículo o mercancía está a punto de agotarse. De aquí se desprende la tarea de realizar cotizaciones que consiste en incursionar en el mercado

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