Administracion

EL CONTROL

Las organizaciones necesitan algún medio para asegurarse de que están logrando satisfactoriamente los objetivos y que los recursos que se invierten están siendo utilizados de manera eficiente. Con este objeto, se toma el recurso de la cuarta función administrativa: el control.

Control: Proceso de tomar acciones preventivas o correctivas para asegurarse de que la misión y objetivos organizacionales son ejecutados eficaz y eficientemente.

La función de controlar está estrechamente relacionada con las otras tres funciones administrativas: planeación, organización y dirección. Se basa directamente en la planeación, al proveer los medios para monitorear y realizar ajustes en el desempeño con el fin de que los planes sean alcanzados. Los objetivos son criterios con los que se puede medir el desempeño actual. Si el desempeño es coherente con los objetivos, las cosas procederán como fueron planeadas; si no es así, se deben hacer cambios.

Durante el proceso de control, los gerentes crean e implementan sistemas, que son el conjunto de mecanismos diseñados para incrementar la probabilidad de alcanzar los objetivos organizacionales.

Los sistemas pueden ser desarrollados para regular cualquier actividad o área que se considere importante, como la cantidad producida, los recursos utilizados, márgenes de ganancias, calidad de productos y servicios, satisfacción de los clientes, tiempo de entrega, etcétera.

Beneficios del control:

a) Crea mejor calidad. Al detectar las fallas y corregir los errores de las actividades internas se disminuyen las probabilidades de proveer bienes y servicios deficientes.

b) Adaptarse al cambio. Los mercados y los gustos de los consumidores cambian, las tecnologías evolucionan, hay nuevos materiales, las leyes son alteradas, etcétera. Todas las organizaciones deben ser capaces de enfrentar la incertidumbre y cualquier tipo de cambios en el ambiente.

El control les sirve a los gerentes para anticipar, detectar y responder a estos cambios.

c) Descubre irregularidades y errores. Los pequeños errores o faltas normalmente no infligen daños muy serios a la salud financiera de la organización; sin embargo, con el tiempo se pueden acumular y volverse fatales. El control tratará de anticipar y detectar a tiempo las desviaciones, con el fin de que éstas no afecten el desempeño organizacional.

d) Reduce costos. Cuando el control se lleva a cabo efectivamente, ayuda a reducir los costos, minimizar desperdicios y aumentar la producción.

e) Agrega valor. El valor adopta la forma de calidad por arriba de la media, y ésta se logra aplicando la función de control, ya que tratar de igualar todos los movimientos de la competencia resulta costoso y contraproducente.

f) Descentraliza y facilita el trabajo en equipo. El control permite a los gerentes descentralizar la toma de decisiones en los niveles inferiores de la organización y fomentar el trabajo en equipo.

CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL:

Los sistemas eficaces de control tienen características en común:

a) Exactitud. Un sistema de control genera información exacta con el fin de que el gerente pueda tomar medidas cuando deba, es decir, debe ser confiable y producir datos válidos.

b) Oportunidad. Los controles deben llamar a tiempo la atención del gerente acerca de las variaciones para evitar problemas graves.

c) Economía. Debe ser razonable en términos económicos, es decir, debe justificar los beneficios que proporciona en relación con los costos que representa.

d) Flexibilidad. Los controles deben ser lo bastante flexibles como para adaptarse a los problemas o para aprovechar nuevas oportunidades.

e) Inteligibilidad. Un control que no se entienda carece de valor, ocasiona errores y frustración y a la larga es ignorado.

f) Criterios razonables. Los parámetros de control deben ser razonables y alcanzables. Si son demasiado altos o irrazonables, dejarán de motivar. Los controles deben presentar estándares que reten y presionen a las personas para que alcancen los niveles de desempeño más altos.

g) Colocación estratégica. Los gerentes no pueden controlar todo lo que ocurre en la organización.

Aun cuando puedan hacerlo, los beneficios no justifican los costos; por ello, deben establecer controles en los factores que sean estratégicos para el desempeño de la organización.

h) Medidas correctivas. Un sistema de control no sólo indica cuándo se ha presentado un distanciamiento importante del estándar, sino también sugiere el problema y especifica la solución.

TIPOS DE CONTROL:

Existen tres tipos principales de control: antes de que inicie una actividad, mientras la actividad se lleva a cabo y después de que se haya finalizado la actividad. Cada uno de ellos ofrece oportunidades importantes para tomar acciones con el fin de aumentar la productividad organizacional y el desempeño.

Control preliminar

También llamado previo,

...