Angelicagonzalez

Pasos contractivos para la planeación de relaciones públicas para una empresa

Tiene por objetivo definir la imagen de la organización. Las actitudes de los públicos respecto a ella así como los puntos fuertes y débiles en materia de comunicación.

Se investiga, entre otros puntos clave:

La satisfacción al cliente. Imagen de empresa. Satisfacción del empleado. Relación entre el público interno y el público externo. Modalidad de atención al Cliente. Problemas de comunicación con otras organizaciones, gobierno y entidades. Problemas de comunicación por rumores. Problemas de comunicación ascendente y descendente. Imagen del producto. Posicionamiento psicológico.

La investigación se realiza mediante métodos y procesos científicos.

Se obtienen datos objetivos que permiten conocer el problema o la organización misma, y a partir de esos datos, poder establecer objetivos de acción, y en función a éstos objetivos tomar decisiones. La intuición siempre debería quedar de lado.

Herramientas básicas que se utilizan en la investigación:

2. Sondeo de opinión: Mediciones que se realizan por medio de muestreos y que, usualmente, están diseñados para representar las opiniones de una población llevando a cabo una serie de preguntas y, luego, extrapolando generalidades en proporción o dentro de un intervalo de confianza.

3. Auditoría de imagen: Instrumento para evaluar la imagen corporativa. Toda empresa debe evaluar su imagen corporativa ante los distintos públicos con quienes tiene relación permanente. No se puede diseñar o redactar un plan estratégico anual si antes no sabemos cómo nos están percibiendo nuestras distintas audiencias específicas. Una auditoría de imagen debe plantearse de manera integrada de tal manera que sirva para hacer una evaluación de todos los aspectos que conforman la imagen, que son igualmente importantes, como ser el valor de sus marcas, el servicio al cliente, la reputación financiera, la opinión que los empleados tienen y que proyectan al exterior, para sólo citar algunas variables.

4. Entrevista: La entrevista es una forma de conversación, no de interrogación, a través de la cual se pueden conocer datos que no están disponibles en ningún otra forma. Se abordan tópicos cualitativos y cuantitativos de la información importantes.

La información cualitativa está relacionada con opinión, política y descripciones narrativas de actividades o problemas, mientras que las descripciones cuantitativas tratan con números, frecuencias, o cantidades. A menudo las entrevistas pueden ser la mejor fuente de información cualitativa, los otros métodos tienden a ser más útiles al recabar datos cuantitativos.

Son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencias con relación a como se podría hacer el trabajo; las entrevistas a veces son la mejor forma para conocer las actividades de las empresas.

El FODA es una herramienta de análisis estratégico que permite analizar elementos internos o externos de programas y proyectos.

El FODAse representa a través de una matriz de doble entrada, llamada matriz FODA, en la que el nivel horizontal se analizan los factores positivos y los negativos.

En la lectura vertical se analizan los factores internos, y por tanto controlables, del programa o proyecto y los factores externos, considerados no controlables.

Las Fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian al programa o proyecto de otros de igual clase.

Las Oportunidades son aquellas situaciones externas, positivas, que se generan en el entorno y que una vez identificadas pueden ser aprovechadas.

Las Debilidades son problemas internos, que una vez identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse.

Las Amenazas son situaciones negativas, externas al programa o proyecto, que pueden atentar contra éste, por lo que llegado al caso, puede ser necesario diseñar una estrategia adecuada para poder sortearla.

En tanto, para los Diagnósticos Específicos se considera apropiado utilizar el enfoque propuesto por Robert Kaplan y David P. Norton, y plasmado en el libro de ambos Strategic Maps (2), donde se visualiza a la empresa desde cuatro perspectivas integradas:

Perspectiva financiera.Perspectiva de los clientes.Perspectiva de los procesos internos. Perspectiva de las capacidades del personal y la organización:

Estas cuatro perspectivas permiten abarcar aquellos aspectos más importantes del fenómeno empresarial.

Objetivos.

Un objetivo es un elemento programático que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a los propósitos que se correspondan con el diagnóstico de situación elaborado. Los objetivos resultan el corolario del proceso de investigación y actúan como nexo direccional del posterior proceso de planificación.

Todo objetivo representa una proposición que debe reunir tres características mínimas:

1. Intención: representa aquello que nos proponemos hacer o alcanzar. Debe tratarse de una intención creíble, posible y realizable.

2. Proporción o medida: forma de cuantificar la intención.

3. Plazo: limite de tiempo. En Relaciones Públicas se trabaja en la prosecución de objetivos de corto plazo (un año), de mediano plazo (de dos a tres años) y de largo plazo (más de tres años)

A modo de ejemplo podríamos citar un hipotético objetivo del área de comercialización y ventas de una empresa como: aumentar las ventas en un determinado porcentaje y plazo. Otra forma de expresar un objetivo, en este caso del área de RR.PP. y de tipo cuali-cuantitativo podría ser el de: pasar en un mediano plazo de ostentar una imagen institucional percibida como “regular” a otra de tipo “buena”

Recursos.

Para culminar esta primera fase se deberán determinar los recursos humanos, tecnológicos, de infraestructura, económicos y financieros requeridos para la prosecución de los objetivos propuestos, sobre la base de los resultados de la investigación y diagnóstico de situación actual.

Dentro de la diversidad de recursos necesarios para poner en funcionamiento una Campaña de RR.PP., sin lugar a dudas el principal parámetro es el económico y financiero.

Planificación.

Planificar es prever un escenario futuro. En todo proceso de planificación debemos tomar cierto tipo de decisiones, a saber: decisiones estratégicas, tácticas y operativas.

1. Estrategia: en ella se determinan los hechos y acciones fundamentales, vitales, y en torno de las que se va a encolumnar todo lo que conforma la organización. A partir de ella sabremos qué es conveniente hacer, con qué recursos económicos y en qué momento.

Las decisiones de este orden se toman por parte de los accionistas de una empresa atendiendo, en general, las recomendaciones de los altos mandos ejecutivos.

2. Tácticas: Una táctica indica un modo o forma de realizar una tarea que nos posibilite alcanzar y desarrollar los objetivos de acuerdo a los lineamientos estratégicos que se definieran oportunamente.

Cuando disponemos de más de una forma de realizar una actividad conducente a un objetivo debemos sustentar nuestra decisión en virtud de nuestros Parámetros Críticos de Eficiencia. En términos generales nuestros parámetros críticos están relacionados con ciertas restricciones presupuestarias, temporales o de reputación y prestigio.

3. Operativas: Son decisiones relacionadas con el personal necesario para instrumentar las acciones predeterminadas. En este punto interesa la técnica, los conocimientos y destrezas necesarias de quiénes llevaren adelante los procedimientos.

Algunas de las herramientas de las que se disponemos a la hora de realizar un programa de RR.PP.:

Acciones aplicables a Publico interno:

1. “House organ”: revista interna con información de interés exclusivo de los públicos internos. Se realiza con una determinada frecuencia y en diferentes formatos y soportes

2. Carteleras: ideal para información más frecuente y dinámica para el rápido acceso de los interesados.

3. Capacitaciones Internas: trabajan sobre los niveles de conocimientos, actitudes y destrezas del personal de una empresa.

4. Eventos y Convenciones: informativas o motivacionales.

5. Manual del empleado: contiene información para la etapa de inducción del personal. Normas y disposiciones internas. Procedimientos técnico-administrativos. Filosofía y objetivos de la empresa.

6. Libro blanco: es un manual o documento con la filosofía y la misión de la organización, puede tratarse de un documento oficial publicado por un gobierno o una organización, a fin de servir de informe o guía sobre algún problema y cómo enfrentarlo. Los libros blancos son utilizados para educar a los lectores y ayudar a las personas a tomar decisiones. Son usados en la política y los negocios

7. Buzón de sugerencias para Comunicaciones Internas: habilita un canal de información desde el personal de base a la línea jerárquica que permite un camino hacia la mejora continua, propicia un espacio de participación que permite motivar al personal y desarrollar sentido de pertenencia. Puede implementarse con o sin formularios y siempre de forma anónima.

8. Programas de Beneficios y Fidelización para Públicos Internos: se trata de la implementación de todo tipo de servicios y acciones tendientes a generar un sentido de pertenencia y satisfacción del personal de una empresa a través de premios, descuentos en

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