Cuentas T

ACTIVIDAD # 5.

EJERCICIO 1

Después de haber estudiado el tercer contenido de estudio, es importante que usted indague y reflexione acerca de algunos aspectos claves de la temática planteada.

El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de cada documento.

La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947 por una comisión Norteamericana al darse cuenta de los grandes volúmenes de información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los documentos no solo en su organización sino también en la mayoría de las entidades tanto públicas como privadas alrededor del mundo.

Esta teoría se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de archivo dentro de una organización, estas son:

Primera edad: Cubre desde la creación del documento y el trámite de la información que contiene.

Segunda edad: Información que no es consultada frecuentemente pero que todavía tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta.

Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar como documento investigativo.

Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental.

Para la correcta comprensión de cómo se decide el tiempo de permanencia de los documentos en los diferentes tipos de Archivos es necesario tener en cuenta los siguientes términos:

Tabla de Retención Documental: La Tabla de Retención Documental es un listado de las series documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tabla de Valoración Documental: La Tabla de Valoración Documental es un listado de las series documentales correspondientes a fondos acumulados.

Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Inicialmente, recuerde y reflexione acerca de la importancia y funciones de los siguientes elementos en un proceso archivístico: EL DATO, LA INFORMACIÓN Y EL DOCUMENTO.

El Dato: Es un elemento aislado que no ha sido procesado.

La Información: Es el conjunto de elementos procesado para un fin específico.

El Documento: Es un instrumento donde se plasma los elementos procesados para darlos a conocer.

Después de haber realizado la reflexión inicial, es momento de que usted observe el siguiente video denominado: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS.

1-¿Piense a nivel general, cuáles podrían ser las posibles fallas que existen en el proceso general del documento archivístico?

La principal falla del proceso general del documento archivístico lo veo desde la empresa donde estoy laborando lo desorganizados que son ya que no, nos dejan terminan una labor cuando nos encargan otra es algo real y lo estoy viviendo ahora las dependencias de la empresa retrasa un poco el proceso ya que dicho proceso lamentablemente dependen de otras áreas para poder terminar

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