LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

1-administracion documental:

Conceptos

-La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser públicas o privadas.

-Garantizar la disponibilidad de documentos nos hacía incurrir en altos costos de retención, almacenamiento... sin mencionar logística y seguridad; hoy vemos los mismos documentos más rápido, tenemos más espacio en nuestras oficina y ayudamos a cuidar nuestro planeta.

El mundo empresarial actual se enfrenta al desafío que implica manejar de manera eficiente y metódica inmensos volúmenes de información representados en papel y documentos impresos.

La solución Administración Documental brinda tecnologías avanzadas en el manejo de todo tipo de documentos, reportes e imágenes, archivándolos de forma digital y ofreciendo a los empleados autorizados la posibilidad de acceder on-line a contratos, estados de cuenta, reportes y facturas, de manera simple y segura

-Administración de documentos a nivel de la oficina o de la Unidad de Administración Documental, con referencia a la generación de información y producción de documentos.

ADMINISTRACION DOCUMENTAL, ADMINISTRACION DE LA VIDA DE UNA EMPRESA

Partiendo desde el punto de vista en que los documentos sea a modo de hoja, conjuntos de hojas, folios o expedientes, son la pieza clave como se empieza a constituir una empresa y le empiezan a dar vida en los distintos aspectos en que se encuentre la empresa, como pueden ser los legales, del negocio o de la normatividad de la misma; de esto inferimos que si los documentos son el punto de partida para una empresa, administrarlos de forma eficaz y eficiente permitiría al negocio o la empresa en sí, tener un óptimo control de estos, optima organización y conservación y así mismo se evitaría costos y espacio, por su parte se podría relacionar el termino de administración documental con el termino de la calidad empresarial, ya que la calidad implica unos buenos estándares para no incurrir en costos por evitarse algún proceso o procedimiento.

En mi concepto la administración documental la empezaría definiendo como el conjunto de procedimientos para poder manipular, organizar y controlar la información de una empresa, representada en los documentos de la misma, y si estos procedimientos se hacen de forma efectiva, la recepción y despacho de documentos será excelente y por lo cual se evitaran costos y espacio, se evitaran los costos de la no calidad empresarial.

Tecnológicamente también es muy importante para la empresa ya que si se administra de forma positiva la información y los documentos, estos se presentaran en una base de datos a la cual los usuarios internos de la empresa podrán acceder de forma rápida y eficiente, también para determinados usuarios externos, seria ventajoso la administración documental, siempre y cuando la empresa desee compartir esta información, pero si lo hace también será de mucha ayuda para los usuarios externos, como podría ser notificaciones, actas y demás documentos a la comunidad en general que sean de conocimiento público.

Como principal objetivo de la administración documental, se podría rescatar que facilita la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio; y esto es básico ya que si los trabajadores son organizados, conocen todos los documentos que entran y salen, conocen donde se encuentran, conocen su movimiento, están conociendo

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