Cartass.

5. LOS DATOS

Ya hemos visto que Excel se utiliza principalmente para introducir datos, ya sea literales como fórmulas. En este tema nos vamos a centrar en algunas de las operaciones típicas que se pueden realizar sobre ellos.

5.1. Eliminar filas duplicadas

Frecuentemente, cuando trabajamos con un gran volumen de información o recopilamos datos desde varios orígenes diferentes, aparecen en nuestro libro de trabajo filas idénticas. A menos que lo que nos interese sea estudiar la frecuencia con la que aparece un determinado registro, la mayoría de las veces no nos interesará tener duplicados, porque no aportan información adicional ypueden comprometer la fiabilidad de las estadísticas basadas en los datos.

Por ejemplo, si disponemos de un listado de trabajadores y queremos saber la media de edad, el cálculo se vería comprometido en el caso de que un mismo trabajador apareciese varias veces.

Para eliminar filas duplicadas:

- Deberemos tener como celda activa uno de los registros a comprobar, de forma que, si existen varias tablas distintas, Excel sepa interpretar a cuál nos referimos. Visualizarás un marco alrededor de todos los registros que se verán afectados por la comprobación.

- En la prestaña Datos pulsamos Quitar duplicados .

Si te quieres asegurar de que realmente se comprueban las filas que deseas, puedes seleccionarlas manualmente antes de pulsar el botón.

Ejercicio paso a paso: Eliminar filas duplicadas

Objetivo. Practicar cómo eliminar filas duplicadas con la herramienta Quitar duplicados de Excel.

Ejercicio paso a paso.

1. Si no tienes abierto Excel2010, ábrelo para realizar el ejercicio.

2. En el libro nuevo, introduce datos de forma que queden como en la siguiente imagen:

3. Haz clic en la celda C11 y pulsa el botón Quitar duplicados de la pestaña Datos. Observarás que se muestra un mensaje de error, indicando que selecciones una celda del rango.

4. Ahora, haz clic en la celda C8, y vuelve a pulsar el botón. Se abrirá la ventana de Quitar duplicados y se seleccionarán las celdas desde A1 hasta B9 automáticamente.

5. En la ventana, marca la casilla Mis datos tienen encabezados, para señalar que la fila 1 no contiene datos como tal. Observarás que la selección se modifica y ahora comprende las celdas de la A2 a la B9 y que, donde se muestran las columnas que deberán coincidir para que se considere un duplicado, ha cambiado Columna A y Columna B por Nombre y Apellidos.

6. Pulsa Aceptar.

7. Ahora los registros ocupan hasta la fila 8, ya que Bartolomé Castellano se encontraba dos veces. Y un mensaje nos avisará de los resultados. Ciérralo pulsando Aceptar.

8. Cierra el libro de trabajo y guarda el archivo en Mis documentos, con el nombre Ejercicio05.

5.2. La validación de datos

La validación de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se introducen en las celdas son los adecuados; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si nos equivocamos.

Para aplicar una validación a una celda.

- Seleccionamos la celda que queremos validar.

- Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos. En él podremos escoger remarcar los errores con círculos o borrar estos círculos de validación. Pero nos vamos a centrar en la opción Validación de datos....

Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos en la imagen donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones.

En la sección Criterio de validación indicamos la condición para que el datos sea correcto.

Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo si elegimos Número entero, Excel sólo permitirá números enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un número decimal, se producirá un error.

Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción Datos, donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores estén entre 2 y 8.

Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecerá, Origen:podremos escribir los distintos valores separados por ; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista.

En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa celda.

En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

Ejercicio paso a paso: Crear una validación de datos

Objetivo. Practicar cómo crear una validación de datos en Excel2010.

Ejercicio paso a paso.

1. Si no tienes abierto Excel2010, ábrelo para realizar el ejercicio.

2. Abre un nuevo libro de trabajo (si acabas de abrir Excel ya dispondrás de un libro en blanco).

3. Selecciona la celda A2.

4. Accede a la pestaña Datos.

5. Haz clic en el botón Validación de datos.

6. En la pestaña Configuración escoge Número entero en Permitir.

7. En Datos selecciona entre.

8. En Mínimo escribe 5.

9. En Máximo escribe 500.

10. En la pestaña Mensaje de entrada escribe en Título: esta celda solo admite.

11. En Mensaje de entrada escribe números enteros entre 5 y 500.

12. En la pestaña Mensaje de error escoge en Estilo: el tipo Advertencia.

13. En el Título escribe Se ha producido un error

14. En Mensaje

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