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ADMINISTRACI N DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL


Enviado por   •  27 de Septiembre de 2015  •  Ensayos  •  790 Palabras (4 Páginas)  •  388 Visitas

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ADMINISTRACI N DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

por ZuLmA-HeLeNa | buenastareas.com


SENA FORMACIÓN VIRTUAL

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 3

ADMINISTRACION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

ZULMA HELENA BERNAL PINTO

TUTOR

KAREN PATRICIA DE LAS SALAS CARRILLO

Bogotá, 31 de octubre de 2014

A. IMPORTANCIA DE LAS PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE

CORRESPONDENCIA

Vemos en el video una manera clara y sencilla de administrar las comunicaciones

oficiales en las entidades públicas y privadas, según el acuerdo 060 Art. 3: Unidades de

Correspondencia, donde la Universidad del Cauca tiene destinada para esta actividad una

oficina exclusiva para prestar este servicio.

Encontramos una organización para su funcionamiento como son sus patrones de

secuencia y un horario.

Una vez la empresa recibe un documento, este debe tener la debida gestión documental,

el video nos hace mención de los siguientes:

1. La comunicación debe contener un código que indique la dependencia,

acompañado de una serie, una subserie y un número de consecutivo.

2. También debe estar a la vista la fecha del documento, el destinatario y el asunto.

3. El cuerpo de la comunicación debe estar alineada y firmada para dar validez a lo

que allí está escrito.

4. Es importante mencionar los anexos si los hay y las copias.

Una vez se verifica el documento y se da por recibido, a este se le debe imponer un sello

que conste el recibido que indique por lo menos fecha y hora.

Es muy importante contar conel registro sistematizado de la correspondencia, a fin de

facilitar su control y búsqueda, allí se almacenará con la siguiente información:

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Fecha de radicación

Indicar si el oficio es interno o externo

Señalar el número de documento y hora de recibido

Tipo de documento

Fecha del documento

Remitente

Numero de anexos y el asunto

Nombre del destinatario

Dependencia

Grabada la información para salvaguardar los datos, el documento pasa a manos del

mensajero quien se encarga de redireccionar a quien corresponda.

Es muy importante separar las comunicaciones según su gestión o distribución.

Una vez recibe el mensajero es importe que este deje constancia de la entrega de la

correspondencia al responsable como control de entrega documental, allí se puede indicar

fecha, origen , destinatario, asunto, anexos, dejando un espacio para registrar la firma

como evidencia del recibido a satisfacción.

B. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN- ACUERDO 060 / 2001

El acuerdo 060 de 2001 establece los principios bajo los cuales operaran las unidades de

correspondencia tanto para entidades públicas y/o privadas, así mismo fija las políticas y

establece los reglamentos para las mismas, normaliza los procedimientos de

correspondencia el uso oportuno y adecuado de la información.

Establece las definiciones, conceptos, la gestión centralizada y normalizada de la unidad

...

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