ADMINISTRACI N DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
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ADMINISTRACI N DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
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SENA FORMACIÓN VIRTUAL
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 3
ADMINISTRACION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES
ZULMA HELENA BERNAL PINTO
TUTOR
KAREN PATRICIA DE LAS SALAS CARRILLO
Bogotá, 31 de octubre de 2014
A. IMPORTANCIA DE LAS PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE
CORRESPONDENCIA
Vemos en el video una manera clara y sencilla de administrar las comunicaciones
oficiales en las entidades públicas y privadas, según el acuerdo 060 Art. 3: Unidades de
Correspondencia, donde la Universidad del Cauca tiene destinada para esta actividad una
oficina exclusiva para prestar este servicio.
Encontramos una organización para su funcionamiento como son sus patrones de
secuencia y un horario.
Una vez la empresa recibe un documento, este debe tener la debida gestión documental,
el video nos hace mención de los siguientes:
1. La comunicación debe contener un código que indique la dependencia,
acompañado de una serie, una subserie y un número de consecutivo.
2. También debe estar a la vista la fecha del documento, el destinatario y el asunto.
3. El cuerpo de la comunicación debe estar alineada y firmada para dar validez a lo
que allí está escrito.
4. Es importante mencionar los anexos si los hay y las copias.
Una vez se verifica el documento y se da por recibido, a este se le debe imponer un sello
que conste el recibido que indique por lo menos fecha y hora.
Es muy importante contar conel registro sistematizado de la correspondencia, a fin de
facilitar su control y búsqueda, allí se almacenará con la siguiente información:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Fecha de radicación
Indicar si el oficio es interno o externo
Señalar el número de documento y hora de recibido
Tipo de documento
Fecha del documento
Remitente
Numero de anexos y el asunto
Nombre del destinatario
Dependencia
Grabada la información para salvaguardar los datos, el documento pasa a manos del
mensajero quien se encarga de redireccionar a quien corresponda.
Es muy importante separar las comunicaciones según su gestión o distribución.
Una vez recibe el mensajero es importe que este deje constancia de la entrega de la
correspondencia al responsable como control de entrega documental, allí se puede indicar
fecha, origen , destinatario, asunto, anexos, dejando un espacio para registrar la firma
como evidencia del recibido a satisfacción.
B. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN- ACUERDO 060 / 2001
El acuerdo 060 de 2001 establece los principios bajo los cuales operaran las unidades de
correspondencia tanto para entidades públicas y/o privadas, así mismo fija las políticas y
establece los reglamentos para las mismas, normaliza los procedimientos de
correspondencia el uso oportuno y adecuado de la información.
Establece las definiciones, conceptos, la gestión centralizada y normalizada de la unidad
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