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Establecimiento de las necesidades de hardware y de software.

Para el proceso de estimación de la carga de trabajo presente y futura de un negocio, y la evaluación del equipo y el software que manejarán de manera adecuada los requerimientos de trabajo, el analista de sistemas debe definir las necesidades de equipo y de software. Primero, debe inventariar el equipo de computo existente para descubrir con qué dispone; luego, debe estimar las cargas presentes y futuras para elsistema, después, debe hacer una evaluación del equipo y del software disponible.

Los analistas de sistemas deben trabajar en conjunto con los usuarios para determinar el equipo (hardware) que será requerido. El establecimiento de equipo se apegará a los requerimientos de información. El conocimiento de la estructura de la organización puede servir de apoyo en las decisiones del tipo de equipo. Las opciones de equipo podrán considerarse, una vez que los analistas de sistemas, los usuarios y los directivos cuenten con una clara concepción de las tareas que se realizarán.

Inventario del equipo de cómputo o hardware

Para iniciar el proceso de selección de plataforma se realiza el inventario de todo el equipo de cómputo que se encuentre disponible en la organización. Como será evidente, algunas alternativas implican la expansión o la reasignación del equipo actual, de tal forma que es importante conocer lo que se tiene a la mano.

Si no se cuenta con un inventario actualizado del equipo de cómputo, el analista de sistemas deberá establecerlo de manera rápida. Es necesario saber:

1. El tipo de equipo, número de modelo y fabricante.

2. El status de la operación del equipo por instalar, en operación, en almacenamiento y con necesidades de reparación.

3. La estimación del tiempo de uso del equipo.

4. La vida proyectada del equipo.

5. La localización física del equipo.

6. La persona, departamento responsable del equipo.

7. El status financiero del equipo: propio, rentado o en arrendamiento con opción a compra.

El documento utilizado para realizar el inventario debe ser fácil de llenar, e indicar de manera explícita que se enumere por separado a los equipos periféricos, tales como las unidades de discos y los monitores. Un ejemplo de una forma de inventario que puede presentarse a algunas personas:

Primera Computadora Segunda Computadora Tercera Computadora

1.

a. CPU/tipo/fabricante/

modelo

b. Almacenamiento/tipo/

fabricante/modelo

c. Acceso/tipo/fabricante/

modelo

d. Salida/tipo/fabricante/

modelo

e. Comunicaciones/tipo/

fabricante/modelo

2. Equipo

• Status

En transito

En plena operación

Requiere reparación

En bodega

• Antigüedad estimada del equipo

• Vida proyectada del equipo

• Localización

• Nombre del responsable del equipo

Compra

Operación

Mantenimiento

• Convenio financiero

En propiedad

En renta

En renta con opción a compra

Una vez que se define el equipo disponible, se apoya aún más el proceso de toma de decisiones, cuando llegue el momento de revisar el equipo requerido, ya que muchas de las dudas acerca del equipo existente se eliminarán. A través de entrevistas y cuestionarios iniciales, así como de su investigación de datos de archivo se sabrá el número de personas disponibles para el proceso de datos, así como su capacidad y destreza. Esta información se utiliza para proyectar qué tan bien se satisfacen las necesidades de personal.

Estimación de la carga de trabajo

El siguiente paso para definir las necesidades de equipo es estimar la carga de trabajo. Esto significa que los analistas de sistemas formulen el número que represente, tanto la carga del trabajo actual como la proyectada para el sistema, de tal forma que cualquier equipo que se adquiera cuente con la posibilidad de manejar las cargas de trabajo actuales y futuras.

Si las estimaciones se elaboran correctamente, la empresa no tendrá que reemplazar el equipo, a menos que se presente un crecimiento no pronosticado de uso del sistema. (Sin embargo, otros sucesos tales como una innovación tecnológica, puede dictar un reemplazo de equipo, si el negocio desea mantener una posición competitiva.)

Por consideraciones prácticas, sólo se analizan muestras de la carga de trabajo, en lugar de analizar la carga de trabajo bajo diferentes equipos.

Un ejemplo de una comparación de la carga de trabajo entre un sistema de información existente y otro propuesto es el siguiente:

Sistema actual Sistema propuesto

Tarea Elaboración de flujo de caja Lo mismo

Método Manual Computarizado

Personal Contador Auxiliar contable

Costo/hora C$ 160 C$ 75

Cuando y como Diario:

Arqueo de caja

Mensual:

Consolidado de ventas Diario:

Correr el programa para realizar el arqueo

Mensual:

Correr el programa que resume e imprime los reportes

Requerimientos de horas hombre Diario: 1 hora

Mensual:

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