ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL.

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SENA

29 DE JULIO DE 2016

                  SINCELEJO-SUCRE

ACTIVIDAD

Inicialmente, organice la información recopilada anteriormente. Luego realice en una herramienta ofimática de su preferencia (Word, Power Point.etc.) donde dé respuesta a las siguientes preguntas:

1. ¿Cómo influye el proceso administrativo en la gestión documental?

El proceso administrativo influye en gran manera en la gestión documental ya que este proceso administrativo, se basa en esa elaboración de documentos, recopilación de la misma, organización, el control de estos documentos, todo lo anterior para lograr así el beneficio de la empresa debido a que en un momento determinado se puede obtener de forma rápida una información que sea requerida y esto optimiza los procesos dentro de una empresa ya que daría una comunicación interna y externa de forma organizada en el momento que se requiera.

1. Con sus propias palabras explique la finalidad de la administración documental.

La administración documental hace referencia a esa comunicación tanto interna como externa dentro de una organización por medio de documentos que han sido elaborados, estructurados basados en una norma. Y esta administración le permite a la empresa tener los soportes que  esta necesite sobre alguna solicitud de información que esta desee.

Con base en lo anterior se puede definir como un proceso dentro de la empresa que se encarga de elaborar documentos, recopilarlos, organizarlos, crear sus respectivos soportes, registrarlos y llevarlo  a su objetivo que es el archivo, es aquí donde termina el trabajo de la admiración documental.

1. ¿Qué es un archivo?

Se puede definir un Archivo como ese lugar donde termina los documentos que han surgido de las actividades de una organización, aquí se recopila, se organizan y son conservados en óptimas condiciones.

1. ¿Cuál es la importancia de los archivos en las Empresas?

Los archivos son importantes dentro de una empresa, ya que en esos se ve reflejado el manejo, las actividades que han tenido de la misma y permite tener toda la información organizada para que al momento de recurrir a los documentos que se ha producido o recibido, tener información precisa acerca de lo que se busca; los archivos son entonces lo que constituye el patrimonio histórico de  la empresa y se convierte en una de las áreas fundamentales ya que en este se encuentra toda la información reservada de la empresa  y permite la toma de decisiones para el funcionamiento de dichas entidades.

Después de haber estudiado el primer y segundo contenido de estudio, es importante que usted indague y reflexione acerca de algunos aspectos claves de las temáticas planteadas.

Es por eso que se presenta el video denominado: PARA REFLEXIONAR SOBRE GESTIÓN DOCUMENTAL, el cual usted deberá observar y analizar con detenimiento, y posteriormente reflexionar acerca de la importancia de incluir en el sistema empresarial, la Gestión o Administración Documental.

• Infiriendo según el video se puede decir que es gran importancia incluir en el sistema empresarial la gestión o administración documental, pues esta es la recopilación de toda información de la empresa , pero cabe decir que es un proceso que se debe llevar en óptimas condiciones ya que un mal manejo en esta administración documental afectaría a la empresa, como la pregunta que presenta el video sobre ¿Cuánto se tardaría en archivar y recuperar un documento?, es por esto que hay que buscar la mejor forma de realizar  este proceso, organizando de forma adecuada la información documental que es de vital importancia para la empresa, ya que dado el momento de ser solicitada se emplee un tiempo más del previsto y por ende esto hace que le quite el tiempo a la realización de otras actividades, afectando así la agilidad en la realización de las actividades de la empresa.

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