ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL: Administración de documentos a nivel de la oficina o de la Unidad de Administración Documental, con referencia a la generación de información y producción de documentos.

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuente de historia.

ARCHIVO HISTÓRICO: Aquel que conserva la documentación con valor permanente, que previamente ha sido valorado y transferido por el archivo de concentración. El archivo histórico puede recibir donaciones, depósitos o comprar archivos.

ARCHIVO INTERMEDIO: Conocido como (archivo central).

ACTIVIDAD INDIVIDUAL: Organiza los términos archivísticos, que aparecen en el tema Vocabulario Archivístico, con relación a los puestos de trabajo: secretaria, oficinista, archivista.

BIBLIOTECA: Es como el lugar donde se guardan los libros.

Cualquier colección organizada de libros y publicaciones en serie impresos u otros tipos de documentos gráficos o audiovisuales disponibles para el préstamo o consulta.

CLASIFICACIÓN: Clasificación es la acción o el efecto de ordenar o disponer por clases.

Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.

CASILLERO: Mueble con divisiones para clasificar o guardar papeles u otros objetos.

CONTROL DE ENTREGA DE CORRESPONDENCIA: Toda la correspondencia despachada debe tener un orden correlativo y ser codificada de la manera siguiente:

La correspondencia despachada, debe estar firmada por personal ejecutivo, o en su defecto por personal de mando debidamente acreditado para la respuesta. Se debe mantener el archivo Word original en el servidor de documentos es de carácter obligatorio. El usuario puede decidir guardar una copia en su máquina.

Imprimir el documento en papel membrete original y dos copias impresas

La empresa debe estar respaldada en todo momento, con el sello de la entidad que recibe la correspondencia en la copia 1 y debe ser archivada por la persona encargada en cada oficina.

CONSERVACIÓN: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo.

CRONOLÓGICO: Es el método de más utilizado para ordenar expedientes, consiste en la agrupación de los documentos y/o unidades documentales de acuerdo a las fechas de creación de los mismos, desde la fecha más antigua, hasta la fecha más reciente.

DOCUMENTACIÓN: se define (a grandes rasgos) como la ciencia del procesamiento de la información. Integradora y globalizadora, se trata de una ciencia enriquecedora y generalista, de ámbito multidisciplinar o interdisciplinar.

DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

DOCUMENTO VITAL: Los Documentos Vitales son aquellos que poseen un valor crítico para su Empresa, y son únicos e irremplazables, por lo tanto requieren de un cuidado especial a la hora de ser almacenados y preservados. Ejemplo de estos documentos son los registros de la constitución de la empresa, títulos, contratos, formulas

EPISTOLAR: Es una escritura dirigida o enviada a una persona o un grupo de personas que habitualmente toma la forma

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