Taller 1 Administracion Documental

Tema: 1. GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÔN DOCUMENTAL

• CONCEPTO:

La ADMINISTRACION DOCUMENTAL es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, regulando la función archivística en las empresas o instituciones, formulando normas y políticas para facilitar la Gestión Documental, con el objeto de acelerar su búsqueda, facilitación y conservación.

Se puede afirmar que la administración documental, es una actividad tan antigua como la escritura, que nace de la necesidad de documentar los distintos actos administrativos así como las transacciones legales y comerciales efectuadas por escrito, para dar fe de los hechos. Un claro ejemplo se puede situar unas décadas atrás, en donde la administración documental era denominada “mesa de entrada y salida de documentos, registro, tramite y archivo” de los mismos, la cual se caracterizaba por el empleo de bandejas de entrada y salida de documentos que se encontraban encima de los escritorios, dichas funciones eran desempeñadas por los mismos administradores, archiveros o bibliotecarios que contaban con herramientas manuales para el desarrollo de su labor.

• OBJETIVOS:

 Facilitar, agilizar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio.

 Conservar la memoria corporativa.

 Establecer procedimientos para el trámite de los documentos

 Incrementar la eficiencia organizacional.

 Apoyar los procesos legales: Los elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos (fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.) son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.

 Colocar a disposición de todos los miembros de la empresa recursos de información generados dentro de la propia empresa, necesarios para el desarrollo de las tareas cotidianas.

 Integrar, administrar la información interna y externa como un todo para respaldar y documentar la creación de políticas facilitando la toma de decisiones a un nivel directivo.

 Proporcionar coherencia, continuidad y productividad a la gestión y a la administración.

 Facilitar la ejecución eficaz de actividades en el seno de la organización.

 Garantizar la continuidad en caso de catástrofe.

• ENSAYO:

ADMINISTRADOR DOCUMENTAL

Esta persona es la encargada de realizar todos los procesos necesarios para la conservación y preservación de los documentos de manera adecuada, a fin de proporcionar un servicio de calidad a la hora de consultar la información y de esa manera satisfacer las necesidades de los clientes internos y externos.

Sus actividades en la empresa son importantes porque de el depende el buen manejo de la información, la cual debe ser de forma permanente y continua, ya que estando al día se obtienen beneficios como la reducción de costos y tiempo, así como la garantía de una información fácil de buscar, especifica y adecuada.

Esta persona debe esmerarse por evolucionar, ya no es la persona a la que se le entrega cierta cantidad de papeles que se limitaba a guardar de manera física, sin percatarse qué estaba en sus manos y por mucho tiempo guardar esos papeles sin darle ninguna importancia ni utilidad, NO hoy en día las empresas han concluido que una buena organización de su información es vital para su permanencia en el mercado, por eso esta actividad va mucho mas allá que solo recibir un papel y guardar.

El administrador documental debe ser una persona ágil, creativa, eficiente, con buena memoria, con capacidad para concentrase; debe tener un conocimiento completo de la misión y la visión de la empresa ya que esto le permitirá interesarse sinceramente en las necesidades de ella y se sentirá motivado a luchar desde su cargo. También debe conocer los principios y técnicas que se aplican para la organización y control de los documentos ya que de esto depende que su trabajo sea realizado con éxito.

DESCRIPCION LABORAL

Aunque actualmente no estoy laborando, anteriormente estaba vinculada laboralmente en una IPS en el área de Laboratorio Clínico, una de mis funciones era la entrega de resultados, los cuales se entregaban diariamente, se guardaban en unos cajones numerados, estos exámenes eran organizados por fecha y a la vez por un número consecutivo que se asignaba en el momento de la toma de los diferentes exámenes (Laboratorio – Rayos X). Estos documentos (exámenes) estaban en la recepción por el lapso de un mes; luego de este tiempo se organizaban en archivadores por fecha (mes) del mas actual al mas antiguo y los rayos x eran archivados en estantes los cuales estaban organizados por fecha y tipo de examen, en el momento de manipular y sacar un examen de donde estaba archivado, se anotaba en una hoja con la fecha y el nombre del funcionario que lo extraía (en caso de no ser yo quien lo hiciera).

Esta entrega de resultados, implicaba que manejara carpetas en las cuales se llevaban estadísticas de exámenes realizados, entregados y archivados, las cuales también se organizaban por fecha (mes).

Otra función era la de registrar la información de nuevas muestras tomadas (exámenes repetidos), los cuales eran clasificados según su causa de solicitud (muestras insuficientes, contaminadas, mal tomadas, etc). Esta información se archivaba también por fecha (mes).

Cabe anotar que toda esta información estaba sistematizada, lo cual era de gran ayuda en el momento de la búsqueda física de la misma, o en la solución de algún reclamo.

Mensualmente ésta información registrada servía para medir la productividad y crear oportunidades de mejora en el servicio.

Tema: 2. VOCABULARIO BÁSICO ARCHIVISTICO

Término Puesto de Trabajo

Administración Documental Secretaria-Oficinista-Archivista

Archivo Secretaria-Oficinista-Archivista

Archivo de Gestión Secretaria-oficinista

Archivo

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