Administración Documental

TABLA DE CONTENIDO

1. Reflexión.
2. Ideas Claves.
3. Información recopilada.
4. Los aportes realizados en el foro temático.

1. Reflexión:

Según el video del Acuerdo 060, es la recepción o la radicación de documentos (oficios) un pilar importante para la comunicación tanto interna como externa, En este proceso se identifica el código, serie y sub-serie del documento, la fecha destinatario, el asunto, la firma y los anexos. Esto debe ir con una copia y se debe entregarse a quien radica un soporte de recibido.

El documento pasa por un procedimiento identificado de la siguiente manera:

• Se recibe: cuando el documento entra a la organización.
• Se despacha: se entrega el soporte de radicado
• Archiva: es cuando es ingresado y radicado en el sistema.  
• Respuesta: cuando se le dirige al destinatario de la correspondencia.

2. Ideas Claves:

1. Archivo electrónico, comunicaciones oficiales, correspondencia, documento electrónico de archivo, documento original y documento público.
2. realizar un paso a paso para garantizar y conocer el ciclo de vida de los documentos y su información según sea su clasificación.
3. El buen manejo de los documentos en su proceso de recepción entrega y archivación realizado por el colaborador.
4. La distribución temprana y activa de la correspondencia, evitara inconvenientes de comunicación y agilizara procesos con los clientes (Internos, Externos).
5.  Reconocer la información y el tipo de documentación que se maneja dentro de la organización para evitar pérdida de tiempo y de localización.

3. Información recopilada de la empresa.

La organización (SANFORD COLOMBIA S.A) fue la empresa que elegí ya que trabaje en el área de archivo de recursos humanos por un año allí puede tener la experiencia de manejar y mantener un constante acercamiento a las técnicas en que manejaban la información y la documentación. en esta tuve la oportunidad de ver el manejo adecuado de los documentos ya que siempre se manejaban  las  tablas de retención documental en esta dependencia, la organización de las hojas de vida se hacía por orden alfabético y la permanencia en los archivos se determinaba por el tiempo de retiro del colaborador, de lo contrario es decir de estar laborando actualmente su hoja de vida es activa y estará permanentemente en el archivo, la recepción o radicación de documentos se hace en la recepción allí los documentos eran revisados sellados con la fecha y hora, luego se organizaban y separaban por áreas o departamentos y dos veces al día se hacia la entrega de la documentación que entraba. Para ello se llevaba una planilla en la que el documento va relacionado con su código y firma de quien lo recibió y la firma de a quien se le hizo la entrega.

1. Los aportes realizados en el foro temático.

1. La comunicación es un recurso de vital importancia para el funcionamiento de la organización:

La Comunicación Interna permite el manejo y conocimiento de la información con el cliente interno es decir con los colaboradores, existen procedimientos para el manejo y el control de estos documentos, las plantillas y formatos manuales o automatizados que permiten el uso adecuado, la relación y coherencia con todos los departamentos de una empresa u organización.

La Comunicación Externa es la que se trasmite o que se recibe del exterior, es decir de proveedores, clientes, etc. para el uso y clasificación de esta comunicación se realizan formatos que permitan una concordancia con la información que se trasmite, además esta es la encargada de crear  la interacción con las demás entidades a fines.

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