Administracion Documental

NOMBRE: Ingrid Xiomara Cardozo Chala

FECHA: 11 de mayo de 2012

ACTIVIDAD: Semana 5

TEMA: Importancia de los Archivos

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, ya que expresan en forma original el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia radica en comprender el valor que tienen para:

La administración

La investigación

La Comunidad

El desarrollo económico y social

El desarrollo científico y tecnológico

El fomento de la cultura y el desarrollo de la identidad nacional.

Los archivos constituyen la base fundamental para la custodia de la documentación. Proceden a la recepción y organización de la documentación, a la difusión de su información entre la Administración y los ciudadanos y a su conservación para el futuro.

Este patrimonio constituye un símbolo de identidad local, regional y, por tanto, nacional; conservan la memoria colectiva de esta sociedad que ha dejado huella de su actividad en los documentos que conservamos.

Como lo indica el material de apoyo e investigación y el artículo 4 de la ley general de archivo, los Archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

LA ADMINISTRACION

“La administración nace con la humanidad por lo cual su carácter universal’’, se encuentra presente en todas partes, y en todos los ámbitos, esta imparte efectividad a los esfuerzos humanos, y en general es esencial para cualquier organismo social.

Partiendo de su conceptualización: la administración como todo un proceso que incluye (en términos generales) planificación, organización, dirección y control para un adecuado uso de los recursos de la organización (humanos, financieros, tecnológicos, materiales, de información) y para la realización de actividades de trabajo; cuya principal propósito es lograr los objetivos y las metas de manera eficiente y eficaz para su mayor productividad; En todo este laboriosidad se genera un mayor número de documentos destinados a tal finalidad que son su columna vertebral, por ello el aumento del valor atribuido a la información de sus archivos. Esta información puede estar almacenada en diferentes medios, papel, cintas magnéticas, discos duros, y otros medios, porque así se logra obtener el control de cada documento de información y manejo y se está automatizando.

De tal manera que en la administración de las empresas y todas las organizaciones, los archivos son la memoria de sus actuaciones y el testimonio de los derechos y deberes de los ciudadanos. Garantizan la adecuada conservación del Patrimonio Documental.

En la actualidad la función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a medida que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados y conservados se agiliza las acciones de todo gobierno, dependencia, entidad o empresa cuando debe recurrir con frecuencia a los documentos que han producido o recibido durante su gestión a fin de verificar proyectos, llevar investigaciones, realizar comparaciones, tomar decisiones, responder tramites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o requerimientos de los ciudadanos. Esta organización hace que se labore con mayor eficiencia y eficacia en todos sus procesos.

En las entidades públicas ya existe un marco jurídico riguroso y de obligatorio cumplimiento que rige la actividad archivística. La ley de archivos. Por lo tanto las administraciones y los servidores públicos son responsables de la organización, conservación,

...