Administracion Documental

ADMINISTRACION DOCUMENTAL SEMANA 2

Vocabulario Archivístico

1. Organizar adecuadamente los términos archivísticos, puesto en el tema vocabulario archivístico, con relacionados al puesto de trabajo: secretaria, oficinista, archivista.

* Secretaria:

Administración documental

Conservación

Cronológico

Documentación

Documento

Epistolar

Estructura funcional

Expediente

Perforar

Rotular

Flujo

Flujo grama

Foliación

Folio

Flanqueadora

Franquicia

Gestión de documento

Minuta

Original

Radicación

Serie

Tipo documental

* Oficinista:

Administración documental

Conservación

Cronológico

Documentación

Documento

Epistolar

Estructura funcional

Expediente

Perforar

Rotular

Foliación

Folio

Franqueadora

Franquicia

Gestión de documento

Minuta

Original

Radicación

Serie

Tipo documental

* ARCHIVISTA:

Administración documental

Casillero

Conservación

Cronológico

Documentación

Documento

Epistolar

Facsímil

Filatería

Preclusión

Plazo precauciona

Archivo de gestión

Archivo histórico

Archivo intermedio

Legajo

Perforar

Rotular

Marbete

Folio

Franqueadora

Franquicia

Gestión de documento

Minuta

Original

Radicación

Registrar

Prescripción

Usuario

Ordenación

Expurgo

Transferencia

Selección

Tabla de retención

Fondo documental

Serie

Sección documental

Tipo documental

2) *EXPURGO. Hace referencia a la eliminación de los documentos que han perdido vigencia.

*FLUJOGRAMA: Es un grafico o diagrama de flujo que consiste en representar hechos o situaciones

*FOLIO: Hoja de un libro enumerada

*MARBETE: Es una etiqueta de un archivo

*ORDENACION: Se relaciona con la disposición sistemática de un conjunto de datos previamente organizados

*PRECLUSION: Consiste en la perdida de documentos

*RADICACION: Consiste en dejar sentada una base para una actividad de acuerdo a unos documentos previamente estudiados

*REGISTRAR: Consiste en llenar unos requisitos previamente establecidos sobre algún documento o archivo para su fácil ubicación posteriormente

*ROTULAR: Marcar

*TRANSFERENCIA. Consiste en la disponibilidad inmediata de los documentos o archivos para ser enviados cualquier departamento de la organización

TERMINOS DIFERENTES

* CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

* ELIMINACIÓN DOCUMENTAL: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

* FOLIACION: Es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa.

En tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliación es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de préstamos, TRD, TVD) y de consulta(inventarios, guías, catálogos).

* FACSÍMIL: Reproducción fiel de un documento

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