Administracion documental. Funciones archivisticas

FUNCIONES ARCHIVISTICAS.

Son Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

1. ACOPIO O REUNION DE DOCUEMENTOS:

Mediante las listas de remisión las oficinas harán llegar al Archivo Central los fondos documentales.

El técnico deberá confrontar el material recibido, con las listas y dar un recibido conforme provisional a la entidad productora. El recibido definitivo se hará por medio de los inventarios, de los cuáles se les hará llegar una copia definitiva, de los fondos que quedarán en custodia y administración en la sección. Cambiar las carpetas a los expedientes que se encuentran en mal estado.

2. EXPURGO DE DOCUMENTOS:

Tomar una por una de las unidades archivables y proceder a eliminar de cada pieza documental, las grapas, clips, cintas engomadas adhesivas, ligas, prensas, papelitos, etc.

3. SELECCIÓN DOCUMENTAL:

- Eliminar las piezas documentales idénticas, que vengan duplicadas o con más copias.

- Si viene el original y una copia al carbón, eliminar la copia al carbón, si viene fotocopia y copia al carbón del mismo documento, eliminar la copia fotostática y conservar la copia al carbón.

- Debe procurar el archivista conservar siempre material original o copias al carbón.

- Si solo vienen fotocopias, debe brindárseles un trato especial en su conservación para evitar su pronto deterioro.

- Se deben eliminar duplicados únicamente, cuando exista seguridad absoluta de que los documentos son idénticos.

- Identificar que es material de archivo, y que no debe conservarse para efectos archivísticos

- De antemano las oficinas deben realizar esta clasificación; pero si llegara algún tipo documental de biblioteca, separarlo y no incluirlo como parte del fondo documental. Deben ser enviados a la sección de biblioteca, departamento legal o Recursos Humanos, como lo indica la Dirección General del Archivo Nacional, en circular emitida el 3 de Julio de 1989.

- Clasificar el ciclo vital de los documentos mediante sus tres fases o etapas: identificando la documentación que corresponde a los archivos de gestión, central o final.

Lo anterior se realiza mediante la utilización de las tablas de Plazos Documentales de cada oficina.

- El archivista debe verificar si ya se cumplió la vigencia de cada tío documental en sus diferentes etapas.

- Enviar al Archivo Nacional mediante listas de remisión e inventariar la documentación que ha cumplido su vigencia administrativa y que se ha calificado de antemano en las Tablas de Plazos como científico cultural, con aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación.

- Convertir los documentos que ya han cumplido su vigencia administrativa y legal, en material no legible, reciclarlos o incinerarlos.

4. CLASIFICACION DOCUMENTAL:

Esta se realizará mediante la utilización de series documentales, de conformidad con los grupos que se producen en las oficinas, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones.

Pueden ser por ejemplo: Actas, Informes, Correspondencia, Inventarios, Requisiciones, etc.

El fondo documental se divide por clases y tipos documentales.

-La clase documental puede ser en papel o textual, audiovisual, cartográfica, automatizada (discos, películas, etc).

-La clase documental es el soporte en el cual se plasma la información y el tipo documental es el formato que se le da a la información en el soporte.

-Se tomarán los grupos documentales y se dividen por series. Cada serie se ordena cronológicamente (por años o meses), de conformidad con las fechas extremas.

Ordenación documental: Una vez separado el material en series documentales, de acuerdo con el tipo que presenta, se procede a numerar o signar cada unidad archivable o expediente, utilizando el sistema numérico simple o combinado (alfa numérico, en códigos, etc).

Numeración y Signatura: se hará en forma consecutiva del 0001 al infinito, a las unidades archivables. Deben anotarse los folios o numerar las piezas documentales que conforman la unidad archivable o expediente. Los instrumentos descriptivos, tales como “listas de remisión”, “inventarios” “guías” e “índices”, se encuentran ordenados por medio de la estructura orgánica de la institución y a la vez las guías mantienen un control cruzado por asuntos o materias y nos remiten a los registros automatizados si al fondo se le aplica un sistema informático para su búsqueda o localización.

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