Administración documental

ENSAYO

Se define como administración documental, a todos los actos que intervienen en el manejo administrativo general, que tiene como objetivo la creación, adquisición, recepción, control, consulta, distribución, reproducción, organización, mantenimiento, custodia, resguardo, restauración, transferencia, valoración y disposición final de documentos de interés público a lo largo de su ciclo vital, así como aquellas que se encarguen de las actividades encaminadas a regular, coordinar y dinamizar su uso y divulgación.

En la actualidad hay oportunidades reales para recurrir a servicios y procesamiento de documentos y archivos por terceros que sean estratégicos para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes y garantizar la seguridad de que sus archivos estén en buenas condiciones y en un lugar seguro ya que viéndolos desde el punto de vista legal estos documentos son nuestras herramientas para poder asegurar nuestra empresa en dado caso de complicaciones legales en un futuro. Esta transformación de un mayor valor empresarial comienza con un socio de eficacia probada que comprenda los desafíos de su compañía.

El mundo de la administración documental ha llegado, en cuanto a legislación, a alturas que muchos ni remotamente sospechan. Incluso hasta se puede pasar desapercibido que el sólo hecho de enviar o recibir un mail en una entidad pueda estar regulado por algún tipo de legislación. Usualmente se desconoce que un individuo puede solicitar su información, aun cuando se trate de una entidad privada, a que sus datos sean actualizados y modificados. Se desconoce que hay acuerdos acerca de los estilógrafos a usar, de la tinta a usar, de las impresoras adecuadas. Se desconoce que hay procesos de eliminación y que, incluso, debe observarse el mismo modo en que se rompe un documento (en el caso de eliminación y que debe ser perpendicular al texto).

La gestión documental ya es un mundo con color y forma, suficientemente complejizado y también suficientemente regulado para tratar de administrarlo sin el conocimiento debido, parecería como llamarse matemático sólo porque se sabe sumar y restar.

Y aunque existe legislación concerniente al quehacer archivístico desde 1913, en donde, como un vislumbre de lo que llegaría a ser esta ciencia, se crea la obligación para las entidades oficiales de entregar inventariados los documentos de archivo (acaso precursor de los actuales Instrumentos de Descripción). Y en este aspecto la ley 80 de 1989 afirmó la necesidad que ya se tenía y se veía acerca de la institución de un organismo para el control de la documentación. Imposible pasar también la ley 594 de 2000 donde, luego de 11 años, se dicta la ley general de archivos. Sobresalen también la ley (y muy a propósito con la documentación electrónica) la ley 527 de 1999, acerca del comercio electrónico, internet, intranet y firma digital y mensajes de datos; la ley 2620 de 1993 acerca de la utilización del disco óptico como forma de almacenamiento de información; la ley1382 de 1995, acerca de las tablas de retención y transferencia de documentos, y por supuesto, acuerdos como el 07 de 1994 en que se emite el reglamento general de archivos; adicional a varias NTC como lo son.

- NTC 4095: Norma General para la Descripción Archivística.

- NTC 4436: Información y Documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad.

- NTC 5029: Norma sobre Medición de Archivos.

El tiempo ha pasado y con él la tecnología, ahora con la invención de los computadores y que se han aplicado en este campo de la archivística, han sido de gran ayuda para el manejo de información, la mayoría de documentos se han estado digitando en computadores ya que facilita el proceso de archivado.

En Colombia

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