Antecedentes De Las Agencias De Viajes

Agencia de viajes

¿Que son las AVV?

Son empresas que a través de la organización de su personal debidamente capacitado, acercan el producto turístico al consumidor.

La información que tales empresas le ofrecen a sus clientes, la obtienen gracias a los prestatarios de servicios turísticos como son los hoteles, apartamentos, Tour, operadores, etc. y con los cuales las AVV tienen capacidad legal para hacer contratos, por eso la información se localiza muy cerca del consumidor.

Una agencia de viajes es una empresa que hace de intermediaria entre sus clientes y determinados proveedores de viajes (aerolíneas, hoteles, cruceros), con el objeto de venderles productos y servicios relacionados con esos viajes.

Hoy en día las agencias de viaje no “venden paquetes” ofrecen a los usuarios nuevas experiencias de viaje, por lo que no se consideran vendedores, sino asesores.

Características

La mayoría de las agencias de viajes no sólo ofrecen billetes de avión; sus servicios varían y muchas de ellas ofrecen más paquetes de cruceros que billetes de avión, así como servicios relacionados con hoteles, trenes, tours, además servicios complementarios como alquiler de coches. Sus servicios se concentran en la organización de viajes para grupos o individuales en diferentes destinos. Para ello, trabajan con aerolíneas regulares, aunque en muchas ocasiones lo hacen con compañías de transportes charter.

Muchas agencias de viajes representan en exclusiva a un pequeño grupo de proveedores: líneas aéreas, cruceros y empresas de alquiler de coches, por lo que, a menudo, los logos de estas empresas se muestran en las vidrieras de las oficinas de la agencia. Algunas agencias de viajes brindan un servicio de casa de cambio y pagos de giros enviados desde otros países.

Significado de una agencia de viajes y su labor

Son tiendas minoristas, en donde su labor esta estrechamente vinculadas con las empresas transportistas como líneas aéreas, camiones, de las cuales reciben una determinada comisión por la venta de boletos (generalmente entre un 8 y un 10 por ciento), asi como también de los hoteles, quienes les reconocen con un pago del 5 al 15 por ciento; trabajan igualmente en estrecha cooperación con los operadores de tours (considerada como tienda mayorista).

Algunas prefieren la venta de tours por que el porcentaje de beneficio es más elevado, puede llegar a alcanzar un margen de treinta por ciento.

Las agencias de viajes ofrecen diferentes tipos de servicio en beneficio del cliente, que va desde la reservación del transporte, el alojamiento en hoteles, hasta la programación de tours y el arrendamiento de autos. Debido a ello suelen tener mucho material informativo sobre destinos y paquetes turísticos

Las agencias de mayor tamaño forman una sociedad y suelen tener sucursal.

Funciones de una agencia de viajes

Función asesora

* Esta función implica informar claramente al viajero sobre las características de los destinos, los servicios que obtendrá asi como quien se los proveerá y los viajes existentes.

*Se le debe ayudar al cliente en la selección del viaje más adecuado de acuerdo a sus necesidades específicas.

*Para cumplir con esta primera función es necesario tener amplias fuentes de información; para lo cual es necesario contar con varios sistemas:

a) Sistemas computarizados de reservas (SCR) o sistemas globales de reservas (SGR).

b) Disponer de conexiones vía Internet, esto para estar en contacto con sus clientes, asi como para sus relaciones con los proveedores de servicios turísticos.

c) Tener una recopilación de mapas, manuales técnicos, guías y bibliotecas especializadas de folletos.

d) Es necesario también que la agencia cree su propio banco de datos, con ello podrá ofrecer información exclusiva y personalizada y guardar información sobre los clientes, muy valiosa a la hora de llevar a cabo determinadas campañas de marketing.

*Es esencial la adecuada comunicación de la agencia con el viajero, asi sabrá con mayor exactitud las necesidades y expectativas que el cliente ha puesto en el viaje. Por lo tanto la agencia debe contar con gente profesional y experta en destinos y viajes, que tenga una adecuada preparación cultural y técnica y además con la capacidad de poder captar las necesidades de los clientes.

* Otro punto muy importante que entra dentro de esta primera etapa es la ubicación de la agencia y el equipo apropiado (no humano) con el que se pueda lograr el contacto personalizado con el mercado.

Función de intermediario

Se refiere a gestionar y mediar la reservación, distribución y venta de productos turísticos. Si la agencia de viajes desempeña muy bien tal función, esto le permitirá acercar el producto al cliente y multiplicar los puntos de venta.

Esta función comúnmente es ejercida por las agencias minoristas, ya que son quienes concretarán la reservación, la renta o venta de los siguientes grupos de servicios:

- Servicios de forma aislada como puedan ser:

• Billetes para un determinado medio de transporte.

• Alojamientos en establecimientos dentro del hotel.

• Alojamientos en establecimientos extra hoteleros.

• Entradas para determinados espectáculos culturales o deportivos.

• Renta de autos o salones para fiesta y congresos.

• Pólizas de seguro de viajes.

• Venta de guías turísticas.

-Servicios de viajes combinados: estos son ofertados generalmente por mayoristas o tour-operadores; en este caso la función mediadora de la agencia se torna en mera función distribuidora.

-Servicios subsidiarios:

• Cambio de divisas.

• Cambio y venta de cheques de viajes.

• Modificación o cancelación de reservaciones.

• El tramitar la documentación necesaria para el viaje como el pasaporte o la visa.

-Servicios de representación de proveedores, destinos u otras agencias de viajes: en tal caso la agencia de viajes adquiere el producto y luego lo vende, por lo tanto está asumiendo el riesgo de la operación.

Con la introducción de la nuevas tecnologías de información, la función mediadora de la agencias de viajes es más susceptible, debido a que muchas veces ya no se necesita de su participación para hacer el trato directo entre el proveedor del servicio turístico y el cliente. Aun así el hacer la operación a través de la empresa, tiene la ventaja de que la agencia tiene un poder de compra a mayor escala, esto le da la posibilidad de negociar y abaratar los productos, con lo que en definitiva el cliente sale beneficiado.

En relación a este punto, es muy importante entonces que la agencia elija bien a los proveedores, que concedan licencias y le exigian fianzas para que actúe en su nombre.

En conclusión, la función mediadora en una agencia de viajes se desarrolla de la siguiente manera:

1.- El proveedor del producto turístico le da a la agencia la información necesaria sobre sus servicios y los documentos o billetes que formalizan la venta.

2.- La agencia conoce y promueve los servicios de sus proveedores vendiéndolos a sus clientes al precio que estos han fijado.

3.- La agencia una vez que ha recibido el dinero por parte del cliente sobre el producto, lo guarda o deposita y liquida con el proveedor.

4.- El proveedor se compromete a abonar la comisión acordada con la agencia por tal venta. Es imprescindible que en esta función, exista entre la agencia y el proveedor la formalización de un contrato.

Función organizacional

Esta se refiere a que la agencia puede diseñar, organizar, vender y operar viajes y productos turísticos combinando distintos servicios a un precio global establecido, esto es a lo que se le llaman viajes combinados o paquetes (viajes estándar programados a la oferta).

Otro tipo de viajes que la agencia puede implementar son los forfaits (viajes programados de acuerdo a la demanda y adaptados a cada cliente).

La función organizacional está gestionada por tour operadores y agencias mayoristas. Para llevarla a cabo se tienen que cumplir algunos puntos:

+ Se tiene que hacer una investigación permanente de los mercados para conocer las tendencias y necesidades de los clientes, así como también las ofertas de la competencia.

+ La agencia debe ser creativa para diseñar nuevos productos que le permitan diferenciarse de la competencia.

+ Ofrecer calidad en el servicio, esto se refiere desde la adecuada elección de los proveedores hasta en el trato a los clientes.

+ Costos adecuados y accesibles.

+ Ir un paso adelante y no limitarse a organizar viajes, sino ampliar constantemente sus actividades, por lo que además puede organizar congresos, ferias, cruceros, eventos deportivos, etc.

Para crear los paquetes, las agencias deben aprovechar las economías de escala y negociar los precios netos con los proveedores, ya que no obtendrá el mismo porcentaje si no organiza el viaje, sólo lo vende. El precio de venta al público se obtendrá sumando el precio negociado con el proveedor más el porcentaje de las agencias.

Esta función de armar alternativas propias de la agencia culmina con la promoción y venta del producto turístico, sin embargo para llegar a ello habrá que tomar algunas medidas oportunas como por ejemplo, las labores de marketing, que desde luego requiere de una inversión más elevada.

Función Técnica

Se refiere a que la agencia proyecte, elabore y ponga en marcha productos turísticos.

...