DESPAHO DE DOUMENTOS

DESPACHO DE DOCUMENTOS:

DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destino ya sea dentro de la empresa o fuera de ella

ACTIVIDADES

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:

1. Distribución de documentos externos

- Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.

- Clasificación de las comunicaciones.

- Organización de documentos en buzones o casilleros.

- Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

- Reasignación de documentos mal direccionados.

- Registro de control de entrega de documentos recibidos.

2. Distribución de documentos internos

- Identificación de dependencias.

- Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

- Registro de control de entrega de documentos internos.

3. Distribución de documentos enviados

- Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo

electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.

- Control del cumplimiento de requisitos del documento.

- Métodos de empaque y embalaje.

- Peso y porteo de documentos.

- Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.

- Control y firma de guías y planillas de entrega.

- Control de devoluciones.

- Organización mensajería externa.

- Registro de control de envío de documentos.

PREORIDAD DEL DESPACHO DE DOCUMENTOS:

Así como la recepción de documentos es importante para la circulación de documentos empresariales, el despacho de documentos es primordial y es además la parte complementaria de este proceso de comunicación.

Es trascendental saber despachar los documentos, ya que si se comete un error, por pequeño que sea, puede resultar enviando documentos importantes a lugares no deseados y retardando el proceso de comunicación a nivel interno o externo de la empresa

DETERMINACION DEL AREA RECEPTORA:

Este departamento es uno de los más importantes, si lo vemos en el aspecto que tiene la responsabilidad de distribuir la información que recibe del exterior de manera ordenada, correcta y a tiempo a cada una de las dependencias de la empresa o institución a que valla dirigida.

Hay detalles que se deben tener en cuenta a la hora de recibir los documentos, por ejemplose debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

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