Describa con sus palabras el procedimiento de cada una de las etapas de un dato.

1. Describa con sus palabras el procedimiento de cada una de las etapas de un dato.

Las etapas en este proceso son:

Recolección: Se trata del primer paso que se debe realizar con los datos, debemos entender que recibimos diferentes tipos de comunicaciones, es importante escuchar para tener claro el tratamiento y la importancia de la información que hemos recibido para así realizar el siguiente paso que es ordenar.  

Procesamiento: Una vez tengo los datos clasificados y organizados, realizo el proceso de los mismos, en tal sentido debo organizarlos de una manera lógica y entendible.

Transformación: Al tener los datos ordenados, procedo a transformarlos, para que estos cumplan el objetivo para lo que fueron creados, que es el trasmitir una información, con sentido organización y que cumple un objetivo.

2. Escriba las cuatro tipologías documentales que se presentan en el contenido y exponga la importancia de cada una de ellas en el proceso de la administración documental.

1. CORRESPONDENCIA COMERCIAL: Estas son las que nos registran la información comercial de la empresa, son muy importantes ya que es donde además se registra la información de la actividad y los asuntos de mayor importancia de la empresa.

1. DOCUMENTOS CONTABLES: En estos podemos encontrar todo lo relacionado, con la actividad comercial y financiera de la empresa, entre otras encontramos los libros de contabilidad y la información que reposa en los programas de contabilidad.

1. DOCUMENTOS ESPECIALES: Son todos aquellos documentos que generan una responsabilidad mayor hacia los encargados de los archivos ya que son una de las partes de mayor importancia para la empresa, aquí es donde encontramos aquellos que vienen con un aviso de confidencial o que son restringidos no todos tienen acceso a los mismos.

1. DOCUMENTOS LEGALES: En estos encontramos el fundamento legal de la Empresa por lo que los debemos considerar los de mayor importancia para la misma.

 3. Describa dos aportes generales que le brindaría a la temática de este contenido y explique el porqué de sus aportes.

Es de suma importancia que todos y cada uno de los miembros de una organización conozcamos y apliquemos, los principios fundamentales de la información, la información no se le debe suministrar a cualquiera se deben cumplir unos requisitos legales para acceder a la misma ya que no ella se le puede hacer mucho daño a cualquier empresa, si cae en manos de personas inescrupulosos que la utilicen para otros fines deferentes a los legales.

Siendo uno el responsable de la información debe además de mantenerla en perfecto orden y conservación, velar que esta cumpla el objetivo para el cual fue creada y es el fortalecimiento de la empresa, es por esto que es tan importante el responsable de la Gestión Documental al interior de cada organización.

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