Desmenuza

Capítulo VII: Estudio Administrativo

1. Introducción

En el estudio administrativo se pretende prefijar la estructura tanto organizacional, llevando a cabo procesos que ayuden a motivar e incentivar al personal. También la aplicación y ejecución de sistemas de capacitación que van a ayudar a la empresa a aumentar su productividad, así como el establecimiento de políticas de contratación y técnicas para evaluación del desempeño.

El estudio administrativo se realiza con el fin de orientar a la empresa en el proceso de aplicación administrativa, que va desde el modo de contratación, hasta la manera en que se va a motivar e incentivar a los colaboradores de la empresa, para así poder obtener los mejores resultados, un personal motivado e idóneo el cual trabaje de forma eficaz y eficiente.

2. Objetivos

• Definir la estructura organizacional.

• Describir el manual de puestos.

• Establecer el proceso de reclutamiento para obtener el personal más idóneo.

• Establecer un sistema de evaluación del desempeño del personal.

• Definir el sistema de información de la empresa.

3. Diseño de la estructura organizacional

La estructura organizacional se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados. Los departamentos de una organización se pueden estructurar, formalmente, en tres formas básicas: por función, por producto/mercado o en forma de matriz.

La estructura utilizada en la Empresa Desmenuza es de tipo vertical ya que va a presentar las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada.

Primeramente tendremos al Gerente General de la Organización, luego 1 administrador quién será subordinado del Gerente General y de este 1 secretaria, 1 supervisor de planta, 1 supervisor de despacho, del supervisor de planta se subordinan los 3 operadores.

Como outsourcing se contratará a un contador, los técnicos para el mantenimiento correspondiente de máquinas y computadoras y oficial de seguridad.

Dibujo Nº 1

Organigrama

4. Descripción de puestos

Es una técnica que se desarrolla mediante procesos para identificar, obtener, descubrir y analizar la información que luego se describe en un modelo (su labor consiste en obtener datos de todos los puestos de trabajo que existen en la organización)

• Sirve de base para fijar salarios, capacitación, para planes de asenso y establecer los requisitos necesarios.

• La información sobre los recursos humanos que la empresa tiene en la actualidad y los que necesita obtener, le permite al profesional actuar de manera proactiva.

• Si los puestos están bien diseñados, la organización progresara hacia el logro de sus objetivos.

• Constituye un recurso importante para los ejecutivos de la empresa en el proceso de la toma de decisiones.

Nombre del puesto Actividades por realizar Escala Jerárquica

Gerente General  Aprobación de planes y estrategias

 Control directo y evaluación de proyectos

 Supervisión directa de cada informe

 Comercialización del producto Principal jerarquía

Contador  El manejo contable y financiero del negocio

 La actualización de políticas tributarias y fiscales

 Cheques a proveedores

Administrador  Confección y pago de la planilla

 Administración de caja chica

 Gestión de Facturación y cobro a los clientes

 Revisión de cierre de caja y depósitos de ventas en planta

 Encargado de reclutar, seleccionar, contratar el recurso humano

 Mantener el área de trabajo con los suministros necesarios

Jefatura

Nombre del puesto Actividades por realizar Escala Jerárquica

Secretaria  Manejo de la recepción de los documentos

 Atención de pedidos por teléfono

 Atención al cliente

 Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos

 Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por el jefe Subordinada

Supervisor de planta  Coordinar la distribución del personal para labores de orden y aseo

 Crear un ambiente seguro para los trabajadores

 Efectuar cotizaciones de materiales

 Solicitud de compras a la Gerencia. Subordinado

Supervisor de despacho  Coordinar con el área de producción de las entregas de materiales

 Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos

 Mantener en orden la bodega

 Ordenar en su respectiva localización la mercadería entrante

 Administración del inventario

 Reportar los faltantes, sobrantes extravíos y cualquier otro reclamo en términos de compras o facturaciones.

 Coordinación de entregas de materiales.

 Recibo de mercadería.

 Confección de reportes de entradas, salidas y ajustes inventario de bodega Subordinado

Nombre del puesto Actividades por realizar Escala Jerárquica

Cocinero  Producción de las diferentes presentaciones del producto

 Empaque de diferentes presentaciones del producto

 Limpieza de las áreas

Vendedor  Impulsar y realizar ventas

 Explorar permanentemente la zona asignada para detectar clientes potenciales

 Evaluar nuevos usos o necesidades de consumo de los clientes activos

 Realizar un seguimiento de consumos por cada cliente de su zona

 Ventas y cobranzas

 Vender todos los productos que la empresa determine, en el orden de prioridades por ella establecidos

Chofer  Carga y descarga de mercadería para su ingreso o despacho en planta

 Traslado de mercadería a los locales

5. Proceso de Reclutamiento de Personal

5.1. Pasos en el proceso de selección:

Primero se pondrán anuncios en periódico y en redes sociales para buscar los puestos que se necesitan para terminar de desarrollar la empresa ya que los puestos de Gerente Administrativo y Secretaria ya están cubiertos por los dueños de la misma.

5.2. Divulgación de los puestos de trabajos

Se anunciarán los puestos en el periódico La Nación. En la Nación se publicará los sábados y domingos durante tres fines de semana consecutivos. El anuncio será el siguiente:

Cada anuncio mantendrá el mismo formato, cambiando la información de acuerdo al puesto que se vaya a publicar.

5.3. Entrevista de selección

La entrevista de selección consiste en una plática formal y profunda, conducida para evaluar la idoneidad del solicitante para el puesto. Se formulan preguntas como:

• ¿Por qué desea laborar en Desmenuza, S.A.?

• ¿Qué cualidades y habilidades posee usted para brindarle a la empresa Desmenuza, S.A.?

• ¿Cuáles son sus expectativas laborales?

• ¿Desea superarse o permanecer es en el puesto solicitado? ¿Por qué?

• ¿Qué razones ofrece para ser contratado?

Además todas aquellas consultas que se crea necesarias.

5.4. Verificación de referencias y antecedentes

Este paso consiste en verificar si lo que dice el candidato es cierto, muestra que tipo de persona es el solicitante ya que se revisa si la información es confiable.

Las referencias laborales difieren de las personas en que describen la trayectoria del solicitante en el campo de trabajo.

Por otra parte, permanece vigente el hecho de que las referencias laborales pueden proporcionar información importante para el candidato, se pedirán como mínimo tres cartas de recomendación de antiguos patronos y sus respectivas ubicaciones y forma de comunicarse con ellos para platicar de sus recomendados.

5.5. Evaluación Médica:

Se le indicara al solicitante si está de acuerdo en traer un dictamen médico general dado por la caja del seguro social que indique que su estado físico esta en aptas condiciones para el puesto que desea desempeñar, ya que uno privado podría ser comprado o falsificado para dicha solicitud.

5.6. Decisión de contratar:

Dicha decisión será evaluada por el personal ya a cargo de la empresa como el administrador que hace el cargo de recursos humanos y la secretaria que también ayuda con dichas actividades y también el proceso previo de las mismas estarán realizadas por estos dos funcionarios.

En el primer paso de reclutamiento se verificara la siguiente guía para clasificar al nuevo personal y poder tomar la decisión de seleccionar a los que van a ocupar los puestos de supervisor de planta, supervisor de despacho, operadores del proceso del producto, vendedor,

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