Emprendimeiento

10.2 Controles de procesamiento

Los controles de procesamiento de información tienen como objetivo asegurar que los datos de un archivo o base de datos estén completos y sean exactos hasta que sean modificados por un proceso. Existen diferentes técnicas para lograr este objetivo. Estas técnicas se describen a continuación:

Recálculos Manuales. Se toma una muestra de las transacciones realizadas y se calcula manualmente para comprobar que estén bien realizadas.

Edición. Mediante un programa se prueba que los datos capturados o procesados sean correctos, completos y válidos.

Totales de proceso a proceso. Son controles que proveen la capacidad de verificar los totales de los datos en diferentes etapas del proceso. Asegura que los datos leídos de una computadora fueron aceptados y procesados correctamente.

Controles programados. Software que se utiliza para detectar e iniciar una acción correctiva sobre errores en datos y procesos. Por ejemplo, si se utiliza una versión equivocada del archivo de datos, los controles programados son capaces de detectar el error y solicitar la versión correcta del archivo requerido.

Verificación de razonabilidad de los valores calculados. Mediante un software se puede verificar que los resultados obtenidos estén dentro de parámetros razonables. Estos los define el usuario. Cualquier transacción que no esté dentro de estos parámetros quedará pendiente para su revisión.

Verificación de límite sobre los valores calculados. Se utilizan límites predefinidos para las sumas o cantidades calculadas y se asegura que se hayan capturado correctamente. Cualquier transacción que exceda los límites quedará pendiente a revisión.

Reconciliación de los totales de los archivos. Comparar el resultado de dos sistemas diferentes, o cargos y abonos. Esta técnica debe utilizarse en forma regular.

Reportes de excepción. Es un reporte en donde se identifican las transacciones o datos que parecen incorrectos. Los datos pueden estar fuera de un rango predeterminado o no ajustarse a criterios preestablecidos.

10.3 Controles de archivos de datos

El objetivo de los controles de archivos de datos es asegurar que sólo se realicen los procesos autorizados en los datos almacenados.

Los archivos de datos se pueden clasificar de la siguiente manera:

Parámetros de control de sistema. Son archivos que cambian el funcionamiento de un sistema. Por ejemplo, en estos archivos se puede tener información acerca de cuánto dinero se puede transferir en una transacción bancaria. Cualquier cantidad fuera del límite permitido deberá tener autorización.

Datos vigentes. Aquí se incluyen los datos que son mayormente estáticos. Por ejemplo, los nombres de los clientes, la dirección, teléfono. Como estos cambios no son frecuentes, cuando se requieran cambiar deberá existir un procedimiento de autorización que quede registrado.

Datos principales / de balance. Son los totales resultantes del procesamiento, que son actualizados por transacciones. No deben ser cambiados. En caso de requerir cambios deben ser bajo estrictas medidas de control.

Archivos de transacción. Son archivos que se utilizan para transferir datos entre archivos o aplicaciones. Estos se deben controlar mediante verificaciones de validación, totales de control, reportes de excepción, etcétera. A estos tipos de archivos, se les pueden aplicar diferentes controles como los siguientes once:

Reporte de registro anterior y posterior. Se guardan los archivos anteriores y posteriores al proceso para después poder compararlos y determinar los cambios.

Mantenimiento, reporte y manejo de errores. Reporte para verificar que los errores

...