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CUESTIONARIO DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. Explique el significado de organización como función en el proceso administrativo:

RTA: la organización es una función importante dentro de los procesos administrativos que permite planear y diseñar, puestos de trabajo, funciones y tareas, de tal manera que todos tenga una tarea y una función definida, las empresas deben organizarse para, desarrollar sus actividades en busca de los objetivos estratégicos, la organización permite que la compañía busque obtener los mejores resultado, para poder lograr las mentas tanto de organización, como económicos, para poder ser competitivos en el mercado

2. Explique la relación entre la función organizativa y los actos de planear, dirigir y controlar:

RTA: la función de la organización, permite que haya una mejor planeación de los procesos, de tal manera que se tenga una idea clara de los procesos que se están siguiendo, de este modo la dirección se facilita, ya que con este conocimiento es más fácil cumplir esta función, al momento de que se realice bien la función de la dirección, el control de los procesos facilita, ya que las metas son claras y como tal se pueden reconocer de manera más fácil y clara los aciertos y los errores que se cometan dentro del proceso

3. Explique la relación entre organización y la estructura organizacional:

RTA: Debemos tener en cuenta que la organización es fundamental, para que en la empresa se obtenga una buena estructura organizacional, ya que por medio de esta se realiza una agrupación de los diferentes trabajos, y se definen las relaciones de autoridad, y responsabilidad de la empresa, ya que si esto se tiene claro, se facilita la dirección, el control y la corrección de los impases que puedan presentarse en cualquier momento, del tal manera que esto no genere una gran afectación a los proceso

4. Explique la relación entre estructura organizacional y el entorno de las organizaciones:

RTA: el entorno organizacional, el todo lo que tiene que ver con lo que nos rodea en la organización, desde el punto de vista interno y externo, todo lo que nos pueda beneficiar o afectar, por esta razón la estructura organizacional debe ser flexible de tal manera que la compañía se puede acomodar y ajustar a las necesidades de la ocasión para así ser completivos y poder lograr nuestros objetivos, así la compañía será exitosa y competente en la medida que esta se pueda ajustar a los cambios que se requieran, y a las exigencias del mercado

5. Enuncie los factores que afectan la estructura y la organización:

RTA: reconociendo que las empresas pueden ser vulnerables a frente a factores internos y externos que pueden afectarla, dentro de los cuales podemos encontrar los siguientes:

- Estrategias que se definan en la planeación para el logro de los objetivos

- El tamaño de la organización

- La disponibilidad y el manejo de los sistemas tecnológicos de información

- Losa cambio de entorno industrial y sectorial, en todo entorno

- Los mercados que atiende la organización y el tipo de actividad que realiza

- El grado de calificación de las personas que laboran en la organización

6. Explique el significado de: especialización y división del trabajo, jerarquía administrativa, autoridad, cadena de mando, amplitud de control, centralización y descentralización en la toma de decisiones, formación de normas y procedimientos, departamentalización como aspecto constitutivo del diseño organizacional:

RTA: División y especialización del trabajo: el trabajo se debe dividir y especializar el trabajo de tal manera que se agrupe en actividades afines y especializadas, y por esto se deben crear áreas especializadas,

Jerarquía administrativa: se debe tener una orden jerarquías en la cual se distinga claramente, los niveles de mando y los subordinados, para que haya un orden.

Autoridad y cadena de mando: luego del nivel jerárquico, se establecen las cadenas demando que se tiene desde la gerencia hasta los operarios o niveles más bajos de la compañía, esto define que todos deben tener solo un jefe, a quien rendirle cuentas y a quien obedecer, la autoridad es el derecho formal y legitimo de un directivo

Amplitud de control: se refiere a la cantidad de persona que con un determinado cargo los pueda supervisar de manera directa, con eficiencia y eficacia.

Centralización y descentralización en la toma de decisiones: la centralización es el proceso en el cual la toma de decisiones es realizada solo por las directivas, la descentralización consiste en que los directivos delegan responsabilidades sobre los directores, y permiten que estos también tomen decisiones

Formación de normas y procedimientos: esto se refiere a al grado en que las actividades en las organizaciones están claramente definidas y donde las normas y los procedimientos guían las actividades y el comportamiento de las personas que laboran en ellas, así como el comportamiento propio de la organización

Departamentalización como aspecto constitutivo del diseño organizacional: la departamentalización en las compañías es algo fundamental, para poder tener un orden, esto permite que las obligaciones y las responsabilidades sean distribuidas entre los diferentes directores de áreas

7. Explique la diferencia entre los diseños de departamemtalizacion tradicional y los diseños de departamentalizacion modernos:

RTA: Las departamentalizacio tradicional que son muy, rigidos tiene diferentes generos como el funcional, por productos o divisional, por procesos, geograficos, por proyectos por clientes, por materiales, estos tipos de departamentalizacion estan señidos a una caracteristica especifica de la compañía.

La departamentalizacion moderna se caracteriza por rapidos cambios que puede tener la compañía frente a cambios de toda indole, como weconomicos, sociales, tecnologicos, medioambentales etc, de tal manera que se pueda adaptar a cualquier cambio que se requiera

8. Explique los diferentes tipos de diseños de departamentalizacion tradicional y muester las ventajas y desventajas de cada uno de ellos:

RTA: Los diferentes tipos de departamentalizacion tradicionales son: funcional, por productos o diviciones, por procesos, por geografia, por proyectos, por clientes

Funcional ventajas, facilita la coordinación entre las personas de cada departamento, facilita el control por la afinidad en las actividades, se motiva a las persona a profecionalizarce cada vez mas, facilita el desarrollo de las habilidades, de las personas, se logra el objetivo de cada departamenteo

Ventajas: la responsabilidad de los objetivos y de sus resultados, puede adaptarse de forma flexible a las necesidades y expectativas, facilita la descentralización, facilita espacios para la creatividad y la innovación, se ajusta a organizaciones de gran tamaño y diversificadas, estimula la competencia entre las diferentes unidades de negocio o productos de la compañía, logra un excelente desarrollo de gerentes

Desventajas: Es altamente apropiada para organizaciones o compañías que ofrecen pocas líneas de productos, suele lograr tanto el uso eficiente de los recursos de las organizaciones como los objetivos de cada departamento,facilita la capacitación y el desarrollo riguroso de habilidades, las personas de cada departamento se sienten motivadas para perfeccionar sus habilidades, facilita la centralización n en la toma de decisiones por parte de los directivos de cada departamento, facilita la coordinación entre las personas de cada departamento y la solución rápida de problemas

Productos o diviciones: los departamentos se clasifican sugunelos produsto sgenerere la empresa, teniendo en cuenta lalina de proccion y la organización de esta.

Ventajas: la responsabilidad de los objetivos y de sus resultados, puede adaptarse de forma flexible a las necesidades y expectativas, facilita la descentralización, facilita espacios para la creatividad y la innovación, se ajusta a organizaciones de gran tamaño y diversificadas, estimula la competencia entre las diferentes unidades de negocio o productos de la compañía, logra un excelente desarrollo de gerentes

Desventajas: Es de respuesta lenta a los cambios del entorno externo de las organizaciones, dificulta el logro de los objetivos organizacionales, dificulta la coordinación y la comunicación entre departamentos, dificulta la asignación de responsabilidades frente a situaciones de conjunto u organizacionales, hace que se pierda la visión sistémica del conjunto de la organización

Por procesos: suele usar principal menee en compañías manufactureras y consiste en agrupar las actividades de acuerdo con las fases en que se realiza el proceso productivo, que se requieren para convertir los insumes en u n producto final

Ventajas: Facilita el uso de tecnología especializada y que se cuente con personal competente para su respectivo uso, facilita la descentralización de la toma de decisiones en cada proceso productivo, se simplifica la capacitación para las personas, permite alcanzar amplios niveles de calidad en cada proceso, facilita la coordinación de las personas.

Desventajas: Dificulta la coordinación entre fases o etapas del proceso productivo, responsabilidad de los objetivos organizacionales recae en la dirección general, las personas de cada proceso se concentran en su respectivo proceso, puede dificultar la capacidad de respuesta de la organización a los cambios del entorno, dificulta los ascensos de gerentes de procesos a gerentes generales.

Por geografia: se utiliza cuando una compañía usualmente de gran tamaño realiza su actividad con oficinas o plantas en diversas zonas geográficas distantes

Ventajas: se utiliza cuando una compañía usualmente de gran tamaño realiza su actividad con oficinas o plantas en diversas zonas geográficas distantes, facilita la adaptación de la organización, cada planta o sucursal se adapta de forma flexible a las necesidades y expectativas de sus clientes o usuarios, facilita la descentralización en la toma de decisiones para las plantas o sucursales, facilita espacios para la creatividad y la innovación en cada planta o sucursal en caso de que la casa matriz lo permita, estimula la competencia entre las diferentes sucursales o plantas, puede lograr un excelente desarrollo de gerentes por cada sucursal o planta

Desventajas: Dificulta la coordinación entre las sucursales o plantas en que se divide la compañía, requiere duplicación de personal por áreas funcionales, da prelación a los objetivos de las sucursales o plantas sobre los objetivos de la compañía en su con junto, dificulta la asignación de responsabilidades frente a situaciones de conjunto u organizacionales

Por proyectos: consideran adecuado agrupar las actividades por ti pos de proyectos, con el propósito de lograr mayor eficacia organizacional

Ventajas: La responsabilidad de los objetivos y de sus resultados recae en las direcciones de proyecto, puede adaptarse de forma flexible a las necesidades y expectativas de sus clientes, facilita la descentralización en la toma de decisiones, facilita la capacitación del personal por proyecto, facilita espacios para la creatividad y la innovación por cada tipo de proyecto, facilita la coordinación entre las áreas

Desventajas: Dificulta la coordinación entre los proyectos en que se divide la compañía, requiere duplicación de personal por áreas funcionales, da prelación a los objetivos los proyectos sobre los objetivos de la compañía en su con junto, dificulta la asignación de responsabilidades frente a situaciones de conjunto u organizacionales

Por clientes: Las compañías diseñan su estructura organizacional sobre la base de los tipos de clientes, con el propósito de satisfacer de la mejor forma posible las necesidades y expectativas de éstos, utilizando como estrategia la cultura de servicio al cliente

Ventajas: Cada división puede adaptarse de forma flexible a las necesidades y expectativas de sus clientes, estimula la importancia del cliente y cuenta con una cultura organizacional orientada al cliente, facilita la capacitación del personal de la compañía, sentir a los clientes el interés de la compañía por ellos

Desventajas: Dificulta la coordinación de operaciones entre demandas contrapuestas de los clientes, da prelación a los objetivos de cada unidad de servicio, muchas veces, se realizan grandes inversiones para prestar un buen servicio, y los resultados financieros no recompensan tal inversión

9. Explique los diferentes tipos de diseños de departamentalizacion modernos y sus respectivas ventajas y desventajas:

RTA: Los diferentes tipos de departamentalizacion modernos son: organizaciones Los diferentes tipos de departamentalización modernos son: planas, horizontales, por equipos, por redes omudulos y de enfoque virtual

Planas: es una departamentalización, orientada a garantizar la su pervivencia y la competitividad de las organizaciones

Ventajas: facilitan la interacción entre los directivos y los demás trabajadores en las organizaciones, son mucho más flexibles y se adaptan más rápidamente a los cambios en el entorno externo e interno que las estructuras piramidales, facilitan la delegación de autoridad y la participación en el proceso de toma de decisiones, el logro de los objetivos se puede compartir entre los directivos y los demás trabajadores, permite la especialización del trabajo, la comunicación ascendente y descendente se facilita por la cercanía entre los directivos y los demás trabajadores

Desventajas: parecido a las estructuras jerárquicas, por la especialización del trabajo prima el interés de los objetivos de cada departamento sobre los objetivos de la organización como sistema, aunque facilitan la coordinación del trabajo por áreas, como en las estructuras piramidales, dificultan la coordinación entre ellas

Horizontales: Las estructuras organizacionales horizontales eliminan jerarquías y barreras en los departamentos entre ellos, y adoptan un sistema de administración basado no en funciones departamentales

Ventajas: La responsabilidad en el logro de los objetivos organizacionales se comparte entre los directivos y los responsables de los proyectos, estimulan el trabajo en equipo como estrategia de trabajo, logran estimular la actividad creativa e innovadora por parte de los equipos de trabajo, hay mayor capacidad de respuesta y adaptación a los cambios en el entorno por parte de las organizaciones, facilitan la formación de directivos generales y la visión de los proyectos y de la organización

Desventajas: Requieren cambios significativos en la cultura organizacional, requieren una definición muy clara de los proyectos y sus objetivos

Por equipos: éste es un tipo de diseño de estructura organizacional en el que toda la organización o compañía se estructura por grupos o equipos de trabajo

Ventajas: Hay mayor motivación y compromiso por paree de las personas en el logro de los objetivos, estimulan el trabajo interdisciplinario y en equipos o grupos, facilitan actividades creativas e innovadoras al promover la autonomía en la toma de decisiones

Desventajas: Requieren cambios significativos en la cultura organizacional, requieren una definición muy clara de los proyectos y sus objetivos para una adecuada coordinación de actividades

Por redes omudulos: Esta estructura se utiliza cuando una compañía su b contrata varias de sus operaciones principales a otras compañías y la coordinación de dichas actividades se realiza desde su sede principal, con apoyo de las tecnologías de la información y las comunicaciones

Ventajas: Permiten a la organización centrarse en las actividades fundamentales, estimulan la creación de redes entre compañías, optimizan el uso de recursos y capacidades por parte de una compañía al real izar lo que mejor sabe realizar y al contratar las demás actividades necesarias para el desarrollo de su misión.

Desventajas: Pueden generarles desmotivación a las personas al considerar que en cualquier momento la compañía puede contratar a otra compañía para que realice las actividades que ellas real iza n, pueden hacer que se pierda control sobre parte de las actividades necesarias para el desarrollo de la misión de la compañía, pueden crear dependencia de las compañías a las cuales se contra tan las actividades no funda mentales de la organización

enfoque virtual: hoy en día se suele hablar de organizaciones virtuales, es decir, organizaciones sin instalaciones físicas que lleva n a cabo sus actividades totalmente descentralizadas o contratadas y, de esta forma, tienen una estructura que consiste en un diseño de división del trabajo altamente empoderado (delegación, otorgamiento de autonomía a los trabajadores) para ser real izado sin necesidad de una oficina con instalaciones físicas y funda mentado en el uso de tecnología

Ventajas: organizaciones no requieren espacios físicos permanentes, optimizan las ventajas que ofrece el uso de la tecnología de la información y las comunicaciones para la actividad administrativa y de negocios, permiten que desaparezcan las barreras de tiempo y espacio

Desventajas: Requieren una excelente formación en el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones para realizar negocios y actividades administrativas, requieren al tos grados de empoderamiento para las personas que trabajan para la compañía, requieren un cambio de cultura organizacional, tanto en las personas de la organización como en las culturas del uso de las tecnologías de la información

10. Explique la diferencia entre organizaciones mecánicas y orgánicas:

RTA: las organizaciones mecanicas son sigidas, tienen un alto grado de especializacion del trabajo, una amplitud de control limitado, una red de informacionlimitada y escasa participacion de los empledos enla toma de deciciones.

Una organización organica tiene una dinamica flexible, un bajo grado de formalización de las normas, una divicion de trabajo especializada peroflexible, una informacion que se comparte, y una estimulacion para los empledos permitiendoles participar en la toma de decisiones de la organizacion

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