Gestion Documental

Organizar un archivo en nuestros días no tendría por que ser una tarea difícil. Tenemos a

nuestro alcance nuevos sistemas para archivo y recuperación de los documentos y de la información

que, en teoría, nos facilitan enormemente este proceso. Pero si observamos en las

oficinas vemos que a problemas nuevos se dan soluciones antiguas y que, incluso las herramientas

modernas son utilizadas siguiendo normas desfasadas. Expliquemos lo anterior.

Como novedades en el trabajo administrativo y en relación con los documentos que han

aparecido en los últimos 30 años podemos enumerar las siguientes:

* Proliferación de sistemas de reprografía, que permiten la multiplicación de documentos.

* Implantación de ordenadores y sus correspondientes programas, que agilizan el trabajo,

facilitan el acceso rápido a la información, y, al menos en teoría, sustituyen el soporte

papel por otros documentos informáticos que ocupan menos espacio.

* Multiplicación de los servicios que los Ayuntamientos prestan a los ciudadanos, y por lo

tanto de las oficinas municipales.

* Mejora notable en los sistemas de archivo en cuanto a mobiliario y material empleado.

Pero estas novedades han entrado en conflicto al producirse simultáneamente en nuestras

administraciones, y no ir acompañadas de unos criterios claros de racionalización y control de

los documentos.

Si analizamos uno a uno observamos que:

* Las fotocopias crean una falsa apariencia de control de la información, contribuyen a

aumentar el tamaño de nuestros archivos y su efectividad queda invalidada por la ausencia

de un criterio de archivo, que permita la eliminación de los documentos duplicados

cuando ya han cumplido su labor meramente informativa.

* La utilización de ordenadores da lugar a una multiplicación de los documentos ya que el

mismo texto se conserva en soporte papel y en soporte informático. La enorme ventaja

que supone la utilización del ordenador, en cuanto a rapidez de acceso a la información y

ahorro de espacio, no suele aprovecharse en las oficinas

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