Hoja de verificación 5S para oficinas: Un formato para evaluar y mejorar la clasificación

HOJA DE VERIFICACIÓN PARA LAS 5´S

Formato para oficinas

1S. Clasificación 2S. Organización 3S. Limpieza 4S. Bienestar personal 5S. Disciplina

Aspectos  ¿Que verificar?

Criterio de evaluación

Calif.

Criterios de evaluación

Objetos

1. 4 o más objetos.

2. 3 objetos.

3. 2 objetos.

4. 1 objeto.

5. 0 objetos.

Organización

1. No hay un lugar específico.

2. Si hay lugar especifico pero no se utiliza.

3. Si hay un lugar y medio se utiliza.

4. Si hay un lugar y se utiliza con frecuencia.

5. Se utiliza el lugar y está organizado.

Limpieza

1. Muy sucios.

2. Medio sucio.

3. Medio limpio.

4. Limpio.

5. Impecable.

Condiciones

1. Pésimas.

2. Malas.

3. Regulares.

4. Buenas.

5. Excelentes.

Frecuencia

1. Nunca.

2. Casi nunca.

3. Regularmente.

4. Casi siempre.

5. Siempre

1.S

1. Objetos dejados sin uso.  No debe haber objetos sin uso necesario a corto plazo. Ej. Útiles de trabajo, perforadora, grapadora, papelería, carpetas, tazas, equipos, etc.

Objetos

2. Objetos personales en las áreas de trabajo visibles.  No debe tener a la vista bolsas, cartera, cepillos, pastas dentales, accesorios de belleza, etc. Se deberá contar con un solo artículo personal visible considerando la estética del espacio. 1

Objetos

3. Objetos innecesarios.  Existencia de artículos inservibles, caducos u obsoletos.

Objetos

4. Información, documentos, carpetas, archivos requeridos para el puesto.  Actualizados y de uso cotidiano.

Organización

2.S

5. Lugares específicos para papelería y archivos.  Si se almacena en lugares apropiados y se encuentran clasificados y ordenados.

Organización

6. Orden en área de trabajo.  Que el equipo de cómputo, mobiliario, repisas, etc. estén en el lugar adecuado.

Frecuencia.

3.S

7. Limpieza del área de trabajo.  Deberá estar limpio el espacio del colaborador, no debe haber manchas o suciedad en las superficies.

Limpieza

8. Limpieza de equipos: computadoras, impresoras, teléfonos, etc.  No debe haber polvo, manchas o cables sueltos.

Limpieza

4.S

9. Política de presentación personal.  Apego a la política de presentación personal.

Frecuencia

10. Trabajo en equipo.  El colaborador participa activa y positivamente en los foros en donde tiene injerencia.

Frecuencia

5.S

11. Puntualidad.  Llegada a tiempo en hora de entrada, reuniones o demás compromisos.2

Frecuencia

12. Contestación telefónica.  El colaborador contesta de manera profesional.

Frecuencia

13. Rutina de limpieza.  Se realiza la rutina de limpieza, ya sea diaria, semanal, quincenal, etc. según se requiera.

Frecuencia

14. Información confidencial.  Que la información que administra el puesto este protegida.

Frecuencia

Infraestructura física en oficinas

Las siguientes preguntas no serán consideradas dentro de la ponderación del evaluado, sin embargo, la retroalimentación en estos puntos será enviada al área de Capital Humano para que se tomen las medidas necesarias y de mejora.

5.S

1. Ventilación, exposición al ruido e iluminación adecuada.  No deberá haber clima funcionando en mal estado, ruido excesivo por personas o aparatos, focos fundidos, etc.

Condiciones

2. Dimensiones del área de trabajo.  Que el espacio en donde desempeña su trabajo sea el adecuado.

Frecuencia

3. Estandarización de equipos y mobiliario.

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