La Micoempresa

I. EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA MICRO EMPRESA.

• 1. ANTECEDENTES GENERALES.

El inicio y la administración de un negocio requieren motivación, deseo y talento. Así mismo requiere investigar y planificar, al igual que un juego de ajedrez, el éxito del negocio empieza con los pasos iniciales, decisivos y correctos. Aunque los errores iniciales no son fatales, se requiere habilidad, disciplina y trabajo para recobrar la ventaja.

En su gran mayoría las micro empresas se encuentran dedicadas a la actividad comercial, además que las empresas que se dedican a la transformación de sus productos los comercializan ellos mismos, descartando en lo posible a los intermediarios y logrando una relación más directa entre el productor y el consumidor.

La micro empresa está dedicada a la venta al detalle, aun siendo éste uno de los sectores más competidos y que deja menor margen de utilidades, pero considerando que este tipo de empresas se hace relativamente fácil y que los riesgos de sus operaciones son menores, resultan atractivos. La actividad comercial tiene una importancia fundamental dentro de la vida empresarial, pues una gran parte de las empresas se dedican al comercio o a la prestación de servicios y el resto a actividades de transformación. Un aspecto relevante en el área comercial es la cantidad de empresas dedicadas a la actividad de mercado.

Las características predominantes de las micro empresas son las siguientes:

• 1. Son empresas de tipo familiar, donde el dueño es el que aporta el capital para las operaciones.

• 2. Gran parte no cambian del lugar de sus operaciones, tratan de mantener su mercado con una relación estrecha entre sus clientes.

• 3. Su objetivo es el marcado local o regional y depende de la habilidad del empresario para ofrecer un producto o servicio de mejor calidad.

• 4. Crece a partir de la reinversión de sus utilidades, no cuenta con el apoyo técnico-financiero de instituciones privadas ni del gobierno.

• 5. Sus empleados son pocos no pasan de 10 trabajadores en algunos casos.

• 6. La actividad se concentra en el dueño de la micro empresa, quien ejerce el control y dirección de la misma empresa.

• 2. LA ORGANIZACIÓN DE UNA MICROEMPRESA.

La micro empresa normalmente carece de una estructura formal en todas sus áreas; el trabajo que realiza se asemeja al de un hombre orquesta y se atribuye el mismo su especialidad. En algunos casos recurre a la asesoria financiera externa, lo que hace que el manejo contable financiero lo realice un contador externo y se encarga de los aspectos legales, personales, financieros y tributarios.

Las áreas de ventas y producción son las más fuertes, la micro empresa encuentra su satisfacción al competir en el mercado y la necesidad de satisfacer nuevas exigencias del mismo y la premura por tomar decisiones rápidamente, hace que las acciones se realicen de forma fácil, dando lugar a la adaptación del producto al mercado rápidamente. Así mismo es importante el contacto del propietario con sus clientes, el mismo que le brinda el conocimiento más detallado de su mercado y del producto que vende.

La gran atención del propietario de la micro empresa hace que la Administración General de la micro empresa

sea un punto relevante en la actividad que realiza y donde dirige todas las acciones. Por lo tanto, esto hace que adquiera una habilidad especial para el manejo de la empresa.

Finalmente, podemos mencionar que las micro empresas, todas son fuertes en su campo de operaciones, pero siempre trabajaran en desventaja antes las empresas grandes, razón por el cual es importante mencionar e incentivar el conocimiento de la administración de una micro empresa, para ello se debe considerar y aplicar las funciones del proceso administrativo, esto quiere decir: planificar, organizar, dirigir y control las actividades de la micro y pequeña empresa.

2.1. La Planeación en una Micro Empresa.

La planeación es la más importante de las funciones administrativas, ya que permite decidir:

• a) ¿QUÉ HACER?,

• b) ¿CÓMO HACER?,

• c) ¿DÓNDE HACER?,

• d) ¿QUIÉN LO HACE?,

• e) ¿CUÁNDO HACER?.

Es una actividad que da respuestas a las interrogantes anteriores en relación a las cuatro áreas básicas de una empresa. Producción, Mercadotecnia, Finanzas y Personal. Por lo mencionado, la planeación es el proceso que nos permite señalar de manera anticipada cada acción o actividad a realizar.

• 1) La Planeación en Producción.

• a) ¿Qué es lo que se producirá?

• b) ¿Cuánto se producirá?

• c) El tiempo del proceso de producción y otras actividades.

• 2) La Planeación en Mercadotecnia.

• a) ¿Cómo se hará para hacer llegar el producto al cliente?

• b) ¿A qué precio se venderá?

• c) ¿Qué se hará para que el cliente acepte el producto y lo compre?

• 3) La Planeación en Finanzas.

• a) Considera el registro de los gastos, para conocer cuánto dinero existe en caja

• b) Conocer qué hacer con el dinero.

• c) ¿Cuánto necesita de dinero y en que utilizar?

• 4) La Planeación en Recursos Humanos.

• a) Define la cantidad de empleados que necesitará la empresa.

• b) Determina el pago de sueldos y salarios para los trabajadores.

• c) Definir las actividades que realizaran cada uno de los trabajadores.

2.2.1. Factores que debe tener en cuenta la Micro Empresa.

• 1. MEDIO AMBIENTE EXTERNO. Afecta de manera directa a la empresa, sea positiva o negativamente, por lo tanto los elementos que participan deben ser tomados en cuenta, estos son los siguientes:

• a) Económicos: pudiendo ser:

• 1) Participación en el mercado.

• 2) Localización de materia prima y mano de obra.

• 3) Recursos financieros.

• 4) Inflación.

• 5) Gasto publico.

• 6) Costo de vida.

• 7) Ingreso personal.

• 8) Precios de materia prima.

• b) Sociales: se consideran a:

• 1) Tasa de crecimiento de la población.

• 2) Oferta y demanda de Recursos Humanos.

• 3) Movimientos estacionales del mercado.

• 4) Imagen que proyecta la empresa.

• 5) Tipo de inversionista.

• 6) Gustos y preferencias del consumidor.

• c) Políticos: constituyen las:

• 1) Políticas de gobierno.

• 2) Leyes y regulaciones.

• d) Tecnológicos; se consideran:

• 1) Tecnología

• 2) Transporte.

• 3) Sustitución de materia prima.

• 2. MEDIO AMBIENTE INTERNO. Se debe considerar ciertos factores, estos factores son de vital importancia de tal manera que la empresa pueda tener mayores posibilidades de crecimiento y así obtener mayor rendimiento. Estos factores internos se encuentran íntimamente relacionados con las funciones de mercadotecnia, producción, personal, contabilidad y finanzas y todos los recursos materiales y humanos necesarios para realizar de manera adecuada las actividades. Los factores internos en la microempresa son los siguientes:

• a) Comunicación y ambiente del trabajo.

• b) Cantidad de trabajadores.

• c) Relaciones entre el empresario, proveedores y consumidores.

• d) Localización de la empresa.

• e) Delegación de autoridad al personal que trabaja en la microempresa.

2.2.2. Proceso de Planeación en la Micro Empresa.

Para una micro empresa, el proceso de planeación consiste en el seguimiento de los pasos que se debe realizar para lograr el objetivo. Estos pasos son los siguientes:

• 1. Establecer una o varias metas. Cuando la microempresa necesita algo.

• 2. Definir la situación actual. Disponibilidad de recursos y analizar la situación actual para el futuro.

• 3. Identificar ayudas y obstáculos de las metas. Identificar qué factores internos o externos ayudaran a la micro empresa a lograr las metas.

• 4. Desarrollar un plan o medios de acción para alcanzar las metas. Describir las diversas opciones para alcanzar las metas deseadas, evaluarlas y escoger la más apropiada.

• 5. Establecer el plan como una serie de actividades secuenciales o paralelas; donde se indique: tiempo de inicio y duración, Responsable y equipo de trabajo y Recurso necesarios.

• 6. Indicar el sistema que evaluara y controlara el logro de los objetivos y resultados concretos.

2.2.3. Proceso de Toma de Decisiones en la Micro Empresa.

El micro empresario debe contar con un proceso adecuado de toma de decisiones, de tal manera que le sirva de guía. Los pasos básicos de la toma de decisiones son los siguientes:

• 1. Diagnosticar y definir el problema. Permite encontrar el origen real del problema.

• 2. Obtener y analizar los hechos más relevantes. Debe decidir qué hechos necesita para la decisión correcta y luego obtener la información necesaria.

• 3. Desarrollar las opciones. Debe desarrollar todas las opciones y luego proponer la o las opciones.

• 4. Evaluar las opciones. Evaluar todas las opciones y ver su efectividad.

• 5. Seleccionar la mejor opción. En base a la información obtenida seleccionar la opción apropiada.

• 6. Analizar posibles consecuencias de la decisión. Conocida la mejor opción, se debe anticipar a los problemas a presentarse con la decisión adoptada.

• 7. Poner en práctica la decisión. Completar la decisión con un calendario

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