Que es la administración documental

1. Que es la Administración Documental

La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final.

Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser públicas o privadas.

2. A partir de la consulta:

• Establece los objetivos que debe perseguir la Administración Documental.

1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.

2. Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren.

3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

4. Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados.

5. Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos.

6. Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan.

• Elabora un ensayo máximo de 2 páginas, sobre el panel del Administrador Documental en la entidad donde laboras.

Buen la entidad en la cual me encuentre realizando mi etapa productiva es el SENA y en ella la Administración de Documentos se maneja de la siguiente forma:

Utilizando un aplicativo que se llama OnBase que consiste en llevar al ambiente electrónico toda la documentación que produce o recibe en soporte físico e integrarla con aquella que recibe o genera electrónicamente. De esta forma se promueve el uso de las TICs en las comunicaciones oficiales institucionales y se racionaliza el consumo de papel tanto en los trámites administrativos como en los procesos misionales.

Para apoyar y facilitar el manejo y operación del aplicativo, se cuenta con los Manuales de Operación de los procesos que se han incorporado tanto en la Dirección General, como en las Regionales y Centros de Formación Profesional.

Entonces cuando llega un documento a la entidad lo reciben en la Unidad de Correspondencia del Centro la cual se encarga de subirlo al aplicativo de OnBase y trasladarlo a cada dependencia luego el encargado del documento ya sea el Director Regional o cualquier otra dependencia le dará el tramite pertinente y si hay que darle una respuesta a la comunicación se hace una relación coloncandele el nuemero de radicado del documento que llego con anterioridad y su respectivo N.I.S el cual te lo da el aplicativo de OnBase cuando se indexa y lo encontramos en Workflow él nos ese número el cual lo ponemos en el oficio con el cual vamos a responder para cuando llegue a la Unidad de Correspondencia la encargada pueda hacer la relación para que de esa forma aparezca en el aplicativo como comunicación recibida y respuesta generada es de esa forma que funciona el administrador de documentos de nuestra entidad.

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