UTOMATIZACION

APLICACIÓN Y BENEFICIOS DE LA AUTOMATIZACIÓN

DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN

El propósito del presente ensayo, es hacer una apreciación acerca de la aplicación y los beneficios de la automatización de procesos administrativos dentro de una organización.

El método utilizado para investigar el tema es el deductivo, lo que significa que se irá haciendo un análisis de lo general a lo particular para poder llegar a concluir acerca de lo que queremos lograr con el presente ensayo: establecer la aplicación y beneficios de los procesos administrativos.

El por qué o justificación del presente, es que en cualquier empresa que se precie, se emplean una serie de procesos para llevar lograr desarrollar de una manera eficiente el negocio. Pero muchas veces estos procesos no se gestionan de un modo óptimo, y nos encontramos con cuellos de botella debidos al flujo de la burocracia interna de cada empresa.

Con la automatización de los procesos internos de una empresa se consigue, mover todo el aparato interno y conectar todas las unidades especializadas para que interdependientemente lleven a cabo un trabajo de calidad. Esta conexión es un conjunto de herramientas y servicios que facilitan la administración de los procesos de negocio, empezando por su análisis y definición para localizar dónde están los cuellos de botella o simplemente dónde se puede mejorar el proceso, siguiendo con la ejecución o puesta en marcha de la automatización del proceso, y finalizando por su monitorización y control, porque es de vital importancia conocer cómo se comporta el proceso para poder mejorarlo o adaptarlo al tipo de negocio de la empresa.

Con este ensayo se pretende comprobar la eficiencia a través de la gestión de los procesos de negocio, y automatizando éstos, si se reducen errores y se asegura que se comporten siempre igual pudiendo visualizar el estado de los mismos. Agiliza el flujo de información dentro de la compañía, reduce el tiempo dedicado a tareas repetitivas, permite monitorizar y controlar los procesos para detectar y eliminar los cuellos de botella, permite gestionar la colaboración entre usuarios, incluso de diferentes departamentos, para cumplimentar un estado de un proceso.

De tal forma, investigar la aplicación y beneficios de los procesos administrativos es menester, toda vez que la buena gestión empresarial empieza con la planificación y factibilidad de nuevos métodos que permitan la optimización de recursos y el buen seguimiento de las tareas asignadas a cada una de las unidades que conforman el todo orgánico de la misma.

De manera general, la automatización de procesos administrativos es la utilización de sistemas buscando hacer más fácil, efectivo y eficiente el funcionamiento de una empresa.

Todas las actividades que desarrolla una persona dentro de una organización tienen como soporte un proceso, que puede o no estar formalizado, pero que en últimas indica cómo fluye la información dentro de la misma.

Cuando esos procesos están definidos y se tiene claro qué personas, de qué áreas y qué actividades deben desarrollar dentro del proceso, cuando se sabe qué información ingresa, se transforma y se entrega al final de éste, se habla de un sistema y es en este momento cuando se puede pensar en automatizar.

La automatización de un proceso corresponde a la implementación de una tecnología para apoyar la realización de las actividades dentro del mismo. Esta puede llevarse a cabo cuando existe un proceso en el que participan varias personas con tareas y actividades bien definidas, que deben ser realizadas en un orden específico y que típicamente se apoyan en documentos o información que ingresa, se crea y/o se transforma.

La automatización de procesos administrativos es la aplicación de un grupo de herramientas de software y hardware, que conforman un sistema de información buscando aumentar su eficiencia. Los procesos en las empresas están compuestos por aquellos que generan información estructurada que es la que se administra y soporta en sistemas transaccionales como contabilidad, compras, facturación e inventarios, entre otros, así como en procesos que se apoyan en información no estructurada, que se administran y apoyan en documentos externos, en correos electrónicos, en hojas de cálculo y procesadores de texto. Tanto en la implementación de soluciones transaccionales como la implementación de soluciones de productividad, la empresa se enfrenta a retos significativos frente a la formalización de procesos y procedimientos, a la definición de flujos de información y en generar una estructura organizacional adecuada para soportar el negocio.

Entre las ventajas de la automatización de procesos administrativos está que:

- Se modernizan y se automatizan todos los sistemas de la compañía o empresa.

- Obtener informes y reportes de forma inmediata del año actual o años anteriores.

- Se reducen los errores.

- Reportes para el pago de impuestos más exactos.

- Inventario al día.

- Respaldo seguro de la data, que puede ser a diario, semanal, mensual o anual con varias modalidades y seguridad de respaldo.

- Ahorro a largo plazo, como de papel, carpetas, etc.

La automatización de procesos internos consigue mover todo el aparato conformante de las empresas para que cada unidad que conforma el mismo pueda llevar a cabo un trabajo de calidad. La labor de administración requiere una alta capacidad organizativa y de cohesión de todos los elementos individualmente considerados y también como un todo. Se debe llevar a cabo una puntual identificación de los problemas que puedan aquejar a la empresa y focalizar los cuellos de botella para saber dónde se puede implementar la automatización de procesos y adaptarlo al tipo de negocio de la empresa.

Los automatización de procesos resulta siendo eficaz pues a través de la gestión de los mismos y su debida implementación se reducen errores y se asegura que se comporten siempre igual pudiendo visualizar el estado de los mismos; se logra una eficiente agilización del flujo de información dentro de la compañía, y se reduce el tiempo dedicado a tareas repetitivas permitiendo monitorizar y controlar los procesos para detectar y eliminar los focos de problema o que aminoran la buena marcha del negocio. Asimismo, permite gestionar la colaboración entre usuarios, siendo muy importante hacer énfasis que cada unidad individualmente considerada es interdependiente de las otras para llevar a cabo las tareas asignadas de la mejor manera.

La implementación de la tecnología que implica la automatización de procesos, coadyuva a las personas que tienen tareas y actividades bien definidas que deben ser realizadas en un orden específico y que típicamente se apoyan en documentos.

En una era donde la tecnología es todo y la competencia se vuelve cada vez más heterogénea, lograr una eficiente automatización de los procesos administrativos es ir un paso adelante, se debe salir de la manera rústica de métodos que eran funcionales en el siglo pasado, y realizar inversiones inteligentes que permitan a las empresas la utilización de recursos ociosos para un aumento de la productividad.

Concluyendo con mi opinión, creo que la automatización de los procesos administrativos es estar a la vanguardia, pero no solamente como una implementación novedosa, sino ponerse al día con las exigencias de los usuarios y de los procesos de producción y administración que demandan una era donde el rendimiento óptimo lo es todo.

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