Valentinalondo

7. Las inauguraciones:

A partir de los objetivos generales, de la trascendencia institucional que se les dará a la inauguración y del presupuesto asignado, se hace una descripción de todas las acciones y los elementos necesarios para la organización.

INFRAESTRUCTURA:

1) LA LOCACION

• MAPAS: Se visita el terreno para marcar un croquis, Dimensiones y características del lugar y así determinar áreas destinadas como el estacionamiento, las vías de circulación y sanitarios; también se determinara el mejor lugar para el acto a presentarse, palcos, o cualquier otro elemento para la ubicación de autoridades y público en general.

• PABELLON DE VISITAS: si el programa requiere una conferencia antes de la inauguración y las instalaciones no cuentan con un auditorio se prepara una sala para los invitados y prensa.

• DESPLAZAMIENTOS: cuando es necesario que los invitados se trasladen de un punto a otro se marca el recorrido con alfombras, e.t.c.

• SEÑALIZACION: se deben utilizar carteles indicadores para señalar cada área a los visitantes.

• ORNAMENTACION: según el criterio estético de cada lugar, se deben utilizar plantas o arreglos florales.

• BANDERAS: tanto en el exterior como en el interior se pueden colocar banderas o banderines, la insignia nacional ocupa el sitio de honor y las demás se colocaran respetando las pautas protocolarias.

• SONIDO: se disponen de los equipos necesarios para el acto, en las inauguraciones de gran trascendencia es habitual que el acto se transmita por radio o televisión, es importante que el canal oficial siga en directo todo el acto.

• LIBRO DE VISITAS: se pone a disposición de los visitantes para que dejen registrada su firma.

2) PERSONAL Y SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

• MAESTRO DE CEREMONIAS: Se contratan los servicios de un profesional.

• PERSONAL DE APOYO: se distribuirán puestos de atención para acompañar a los invitados y autoridades a puntos clave; asimismo personal para el control de estacionamientos y en algunos casos servicio de primeros auxilios.

• SEGURIDAD: se determina el personal necesario en algunos casos la policía institucional.

• FOTOGRAFO: se registran las alternativas para el acto en memoria grafica; Además la filmación de momentos claves en el acto.

• TRASLADOS: un claro ejemplo seria si una empresa inagura una planta en otra ciudad y ofrece el servicio de trasladar a los invitados debe hacerse con anticipación la disposición de los vehículos o las ubicaciones en el avión, etc.

3) REQUERIMIENTOS PARA LA CEREMONIA:

• CINTAS: en inauguraciones de índole civil se usan cintas de colores corporativos; en el ámbito oficial la cinta tiene los colores nacionales.

• BENDICION: puede o no haber bendición de las instalaciones

• PLACA: es habitual colocar una placa de mármol o bronce en recordación del acontecimiento.

• GUION DE LA CEREMONIA: se preparan las palabras de bienvenida que estarán a cargo del locutor.

• HIMNO: Puede estar a cargo de una agrupación musical; o si se opta por una grabación s recomienda tener un duplicado previniendo cualquier accidente.

4) EL TRATAMIENTO DE LOS VISITANTES

• RECEPCIÓN: Se determinara el lugar de las autoridades y los invitados en el que se habrán reservado los asientos correspondientes.

• LA PRECEDENCIA: se determina la equivalencia de las categorías de acuerdo a cada país, tanto para los organismos gubernamentales, militares como para los directivos de la entidad organizadora.

• UBICACIONES: Se asignara según el orden de precedencia tanto para los traslados como para las posesiones; El público en general y la prensa se sientan libremente.

• LA CONFERENCIA: las conferencias suelen ser informativas e ilustradas con la proyección de imágenes, a cargo del director de la planta y un especialista para tratar los temas técnicos.

• OBSEQUIOS: Acorde con la jerarquía del evento se le entregan a los invitados un recordatorio de la inauguración.

• TARJETAS DE UBICACIÓN: Cartulinas con el nombre del cargo, institución o visitante y sirve para indicar sus ubicaciones.

• DISCOS PARA LA SOLAPA: En algunos casos suelen ser de distintos colores y se distribuyen en los invitados para que la prensa o los organizadores los identifiquen fácilmente.

INVITACIONES:

• LISTADOS: Se preparan listas por categorías: autoridades, empresarios, prensa, etc. Los listados serán aprobados por la institución.

• INVITACIONES: Se selecciona el texto como la invitación para las más altas autoridades, se envían notas de estilo; para el resto de invitados se recomienda imprimir la invitación en una cartulina doblada por la mitad, que permite incluir el programa de la ceremonia en una de las caras de la tarjeta, también figurara el nombre de la institución y es llamado "díptico".

• DISTRIBUCION Y SEGUIMIENTO DE LAS INVITACIONES: Se enviaran como mínimo con quince días de anticipación y un máximo de veinte y se lleva un control de las confirmaciones.

EL DESARROLLO DE LA CEREMONIA: Antes de la ceremonia, el responsable de bebe dar las instrucciones a los directivos sobre la organización y presentar el programa de actividades.

La secuencia de los distintos actos es el siguiente:

• APERTURA DE LA CEREMONIA: El maestro de ceremonias dará comienzo al acto y anunciará cada una de las instancias.

• HIMNO NACIONAL: Suele ser una grabación, aunque en ocasiones puede ser ejecutado por una banda o alguna agrupación musical convocada por los organizadores.

• DISCURSO DE UN DIRECTIVO: Son las palabras de bienvenida a los presentes.

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