ADMINISTRACION DOCUMENTAL DEL ENTORNO LABORAL

ADMINISTRACION DOCUMENTAL DEL ENTORNO LABORAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CURSO VIRTUAL

ENSAYO

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

SEPTIEMBRE 18 DE 2019

INTRODUCCION

Como conocimos en el material de aprendizaje Conceptualización y ​Normativa Archivística para la Organización Documental, la importancia del archivo data desde que el ser humano descubrió la escritura, ya sea por jeroglíficos o imágenes  decidió conservar información a lo largo de su historia, el significado de la palabra archivo, la cual proviene del latín Archivium y a la vez del griego Archeion que significa principio y origen, esto nos demuestra la importancia para la evolución del ser humano y para que las generaciones posteriores siguieran conociendo sus orígenes, se podría afirmar que el “archivo” es uno de los pilares del ser humano a lo largo de su historia para no olvidar y dejar atrás sus orígenes, porque los archivos recopilan, conservan y difunden la información registrada en ellos para que nunca sea olvidada.        

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Se puede definir como cualidad de archivos, teniendo en cuenta el material Conceptualización y ​Normativa Archivística para la Organización Documental, de que las ventajas que presta a la organización, empresa privada, institución educativa, institución del estado, etc. Implementando elementos de competitividad y contando con herramientas eficientes para la correcta conservación y fácil consulta del archivo.

Estas cualidades se traducen en reducción de costos y también en la reducción de personal que estaría destinado a buscar un documento o archivo en específico, convirtiendo el archivo en algo simple y fácil de usar, ayudando a identificar de una manera sencilla y eficiente la información que guarda, clasificándola de manera precisa y así evitar errores y equivocaciones.

CUALIDADES DEL ARCHIVISTA

No solo podemos hablar de las cualidades del archivo sin dejar pasar las cualidades de la persona a cargo del mismo y que ha dado todo su esfuerzo y conocimiento en organizarlo de la manera correcta, actualmente y por los cambios que se viven a diario en la sociedad globalizada, esta profesión es afectada por los avances en nuevas tecnologías, obligando al archivista a estar al tanto de dichos avances para continuar vigente.

Todo esto debe ir acompañado de las principales cualidades del archivista, que deben ser ORDEN, PRONTITUD, SIGILO PROFECIONAL, RESPONSABILIDAD, COORDIALIDAD, CONCENTRACION Y PROACTIVIDAD, esto conforma a un buen archivista manteniendo el orden del archivo, para así hacerlo fácil de consultar y la prontitud para brindar la información generando una buena disposición en el momento de proporcionar un documento importante para la organización, siendo responsable y dedicado en las tareas asignadas, siendo cordial y generar buena disposición a la hora de consultar el archivo siempre estando concentrado en las actividades del archivo que son muy delicadas y así minimizar los errores, y siendo una persona proactiva que siempre está en la búsqueda de mejorar el manejo de su archivo.

CALSIFICACION DE LOS ARCHIVOS

Como hemos aprendido en el material de apoyo los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas, archivo de gestión, central e histórico.

Dependiendo de la organización los archivos se subsecciona en 4 categorías que son, archivo centralizado, archivo descentralizado, archivo con control descentralizado con control descentralizado y archivo descentralizado con control centralizado.

También dependiendo de su uso se puede clasificar en cuatro segmentos dependiendo de la necesidad de la organización o empresa, el archivo activo, que como su nombre lo dice es el archivo que se encuentra activo o en vigencia, que se compone de documentos del año actual o años anteriores, también se pueden clasificar en archivo semiactivo, que son los archivos que se consultan poco y varia su periodo de tiempo y por ultimo encontramos el archivo inactivo que son documentos de durabilidad perpetua en el periodo de conservación.

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