¿Qué, como y para que se controla la ejecución del proyecto?

1. ¿Qué, como y para que se controla la ejecución del proyecto?

El control es un proceso cíclico, donde se deben establecer estándares que representan el desempeño deseado y criterios que son los lineamientos que orientaran las decisiones. Ambos proporcionan medios para establecer lo que debe hacerse y que desempeño debe aceptarse como normal o deseable. Los estándares son los insumos del proceso de control, por esta razón, determinar estos insumos es el primer paso. Los estándares pueden expresarse en tiempo, dinero, calidad, unidades físicas, costos o índices y riesgos.

El proceso de control se lleva a cabo para ajustar o mantener operaciones en los estándares especificados previamente y funciona de acuerdo con la información que recibe. Esta información permite una visión de lo que está ocurriendo con el proyecto, lo que permite a los directivos o gestores del proyecto, tomar acciones correctivas oportunas o mantener el rumbo trazado. En consecuencia, el control debe definirse de acuerdo con los resultados que se pretenden obtener con base en los objetivos, planes, políticas, organigramas, procedimientos, etc. El control implica una comparación con estándares establecidos previamente para poner en marcha la acción correctiva cuando se presenta un desvío inaceptable.

TOMADO: L.A. y M.C.E. Emma Linda Diez Knoth, Evaluación de proyectos

De acuerdo a lo enunciado se puede concluir que en la ejecución del proyecto se debe controlar, el tiempo, el dinero, la calidad, unidades físicas, costos y riesgos, con el propósito de que los directores de proyecto tengan insumos para la toma asertiva de decisiones y acciones correctivas pertinentes o para conservar el rumbo del proyecto. Se controla mediante la comparación de los estándares establecidos previamente con la realidad presente del avance del proyecto.

2. ¿Cómo puede un diagrama de Gantt ayudar a comunicar el progreso de un proyecto?

Para la gestión de proyectos, el Diagrama de Gantt es un método muy eficaz y efectivo, que permite visualizar las actividades a realizar, la interdependencia entre ellas y su planificación en el tiempo del proyecto, dando una comunicación segura entre los miembros del equipo nuclear, para detallar el avance de forma gráfica de las actividades; en especial las críticas, con el fin de tomar decisiones según sean las desviaciones que se pudiesen presentar en la ejecución del proyecto en términos de tiempo, costo, calidad, recursos humanos y riesgos.

3. ¿Hasta qué punto es conveniente utilizar actividades fin a fin, comienzo a comienzo o comienzo fin, para optimizar la red del proyecto? ¿Es recomendable utilizar los retrasos, para desarrollar las redes de los proyectos?

Según los recursos disponibles (humanos, financieros) y el tiempo de ejecución del proyecto, el director con su equipo nuclear tendrá la facultad de optimizar la red del proyecto según sea la necesidad, teniendo en cuenta la experiencia y la interrelación de las actividades puesto que unas pueden ser sucesoras o predecesoras de una o varias actividades. Es conveniente optimizar la red del proyecto hasta que los recursos financieros y humanos no superen lo planificado a menos de que exista un acta de adición al contrato para suplir los requerimientos según corresponda la nueva red del proyecto.

Si es recomendable utilizar los retrasos, para realizar la estimación del tiempo de cada una de las actividades según sea método a utilizar, si se usa PERT, se supone que el tiempo para realizar cada una de las actividades es una variable aleatoria descrita por una distribución de probabilidad., por otra parte si utilizamos el método de la ruta critica (CPM), este infiere que los tiempos de las actividades se conocen en forma determinísticas y pueden cambiar según sea el nivel de recursos utilizados.

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