Contabilidad- Cuenta Clientes

Control de la Cuenta Clientes

La gestión pro-activa en el cobro

La empresa debe establecer mecanismos que permitan una gestión pro-activa de los impagados. La pro-actividad consiste en adelantarse a los acontecimientos y evitar así los problemas mediante una acción adecuada.

El departamento de créditos debe comprobar que las facturas –sobre todo a partir de determinados importes– son correctas antes del vencimiento de pago con el objetivo de poder solventar el error a tiempo.

Por consiguiente es conveniente contactar telefónicamente con la empresa cliente y hablar con la persona responsable de dar las órdenes de pago, con el propósito de comprobar que la factura sea correcta y que será abonado a su vencimiento.

Una buena práctica de gestión pro-activa es que cuando un cliente paga por adeudo directo domiciliado en una cuenta bancaria, entre la fecha de emisión de la factura y la fecha de vencimiento se le debe enviar una carta recordándole que se va a emitir un giro con un importe, vencimiento y domiciliación determinados e indicándole que si hay algún dato incorrecto, que lo comunique a la persona indicada del departamento de administración de clientes.

Otro ejemplo de gestión pro-activa es contactar con los clientes que pagan mediante pagaré, si transcurridos 20 días desde la fecha de emisión de la factura, no han enviado todavía el documento de pago. El primer contacto puede ser con una carta recordando que deben enviar un pagaré por un importe y con un vencimiento determinados. Ahora bien si transcurridos 10 días desde el envío de la carta el cliente no ha remitido el pagaré, es conveniente hacer una llamada telefónica para agilizar el envío del instrumento de cobro.

La gestión pro-activa también es eficaz cuando el cliente paga mediante el envío de cheque, ya que es un instrumento de pago que suele llegar a manos del proveedor pasada la fecha de vencimiento, por lo que gracias a la pro-actividad en el cobro, se puede conseguir tener el cheque encima de la mesa antes del día de vencimiento de la factura.

En general siempre que un cliente pague por reposición, es recomendable hacer una gestión telefónica antes del vencimiento para prevenir los retrasos en el pago y la morosidad.

El envío mensual a los clientes de extractos de cuenta y resúmenes de las facturas enviadas es otro instrumento muy útil para la pro-actividad en el cobro, puesto que el cliente recibe toda la información de su cuenta y puede contactar con el proveedor en caso de dudas, discrepancias o faltarle una factura. Además permite preparar el terreno si el servicio de cobros de la empresa proveedora va a realizar con posterioridad alguna gestión telefónica.

Establecer un sistema activo de cobro

En lugar de dejar que el cliente efectúe los pagos de las facturas al vencimiento por medio de transferencia bancaria, es mejor domiciliar los cobros en una cuenta bancaria y utilizar el adeudo en cuenta mediante la norma bancaria del cuaderno 58, la del cuaderno 19 o la del cuaderno 32.

El control de los saldos de clientes a través el "ageing balance"

El "ageing balance" de saldos de clientes también denominado "aged debt analysis", es el balance de saldos de clientes por antigüedad del vencimiento.

El "ageing balance" es otro de los instrumentos esenciales del credit management. Este documento distribuye en el tiempo las deudas de cada uno de los clientes, teniendo en cuenta los retrasos en el pago según la antigüedad del vencimiento.

El balance de saldos por antigüedad del vencimiento ofrece de forma instantánea una imagen precisa del riesgo de cada uno de los clientes y su estructura, diferenciando el riesgo vencido del riesgo no vencido.

La ventaja de este balance es que se puede comprobar los saldos vencidos y distinguirlos de los

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