Fibra Optica

Procesamiento de las operaciones financieras

Todas las operaciones financieras relativas a la gestión de un pedido (véase el apartado 3.2 Proceso

de un pedido) se almacenan temporalmente en un fichero de pagos hasta que se lleva a cabo su

procesamiento. Es en este momento cuando los datos se actualizan en los campos correspondientes

de los ficheros del sistema y todas las transacciones realizadas pasan al fichero histórico de pagos

(véase el apartado 3.1 Ficheros de datos). Asimismo, al procesar las operaciones toda la

información relativa a ellas debe imprimirse necesariamente.

El procesamiento de las operaciones (que se realizará de forma centralizada en los Servicios

Centrales), tiene una importancia, pues, fundamental para la correcta gestión de las adquisiciones,

por lo que hemos decidido dedicarle un apartado independiente.

Hay que realizar dicho procesamiento en los siguientes casos:

a) Al realizar operaciones con pedidos:

• Cuando se crea un nuevo registro de pedido.

• Cuando se modifica cualquiera de los campos del registro de pedido que implican

operaciones financieras: número de ejemplares, fondo presupuestario, precio estimado.

• Cuando un pedido en espera (código ‘1’ en el campo ESTADO) se convierte en un pedido

firme (código ‘o’ en el campo ESTADO).

• Cuando se cancela un pedido.

b) Al facturar pedidos:

• Cuando se factura un pedido.

Al llevar a cabo el procesamiento de estas operaciones se producen las siguientes actualizaciones:

Cuando se crea, se modifica o se cancela un pedido:

• Actualiza en los registros de fondos presupuestarios las cantidades comprometidas (las

aumenta cuando se crean nuevos pedidos, las libera cuando el pedido se cancela, añade o libera

compromisos en función de las modificaciones que se hayan realizado en los campos

mencionados del registro de pedido).

• Se actualiza el fichero histórico de pagos.

• Se vacía el fichero de pagos (Sesión) utilizado para almacenar las operaciones realizadas.

• En el caso de pedidos cancelados, inserta en los registros de pedido una nota de cancelación y

actualiza el campo ESTADO con el código ‘z’ (cancelado).

• Imprime el registro de compromisos y el registro de anotaciones.

Cuando se factura (se paga) un pedido (véase el apartado 13):

• Se ajustan los campos de compromisos (Encumbrances) y de gastos (Expenditures) en los

registros de fondos presupuestarios (libera la cantidad comprometida en el momento de la

creación del pedido, que no tiene por qué coincidir con la cantidad gastada).

• Se asocian las facturas a los proveedores correspondientes.

• Se actualiza el fichero histórico de pagos.

• Se vacía el fichero de pagos (Sesión) utilizado para almacenar las operaciones realizadas.

• Imprime el registro de compromisos, el registro de facturas y el registro de anotaciones.

• Actualiza la fecha de recepción del pedido cuando se le ha dicho al sistema que ésta debe ser

la misma que la de pago.

• Actualiza el campo ESTADO del registro de pedido con el código correspondiente al pago

efectuado: ‘q’ (pago parcial) o ‘a’ (pago total).

• Inserta en los registros de pedido el campo de longitud variable PAGADO.

Nota

Todas estas operaciones se almacenan para su posterior procesamiento en el fichero de

compromisos, excepto dos: cuando se cancela un pedido (véase el apartado 11) y cuando se

factura un pedido (véase el apartado 13), el sistema permite elegir el fichero de pagos en el que se

va a almacenar la información.

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