CARTA DE EXPOSICIÓN DE MOTIVOS.

01. PROCESO GERENCIAL

OBJETIVO

Planificar estratégicamente el direccionamiento de la empresa, garantizar la asignación de recursos para su adecuado funcionamiento y velar por el mejoramiento continuo.

ALCANCE

Comprende la gestión del Proceso estratégico y seguimiento de los procesos misionales y de apoyo.

RESPONSABLE

Gerente

PROCESOS DE ENTRADA Y/O PROVEEDORES

SUBPROCESO

ELEMENTOS DE ENTRADA

ACTIVIDADES

PROCEDIMIENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS

ELEMENTOS DE SALIDA

PROCESOS DE SALIDA Y/O CLIENTES

Cliente externo

• No

• Requisitos legales y reglamentarios
• Contratos

• Gestión de requerimientos legales
• Revisiones de contratos

• Normatividad aplicada (permisos y autorizaciones)
• Contratos aprobados

• Toda la empresa
• Clientes externos

• Ventas y mercadeo

• No

• Facturación
• Análisis de requisitos y especificaciones del cliente

• Rotación de cartera
• Toma de decisiones y aprobaciones
• Indicadores de satisfacción del cliente

• PG-MA-01 Manual de Calidad

• Flujo de caja
• Acciones implementar

• Todos los proceso

• Compras e inventario

• No

• Requisiciones de Facturas de compra y venta.

• Aprobar presupuesto y pagos

• Requisiciones de Facturas de compra y venta.

• Compras y ventas aprobadas

• Todos los procesos

• Todos los procesos

• No

• Indicadores
• Solicitud de recursos

• Análisis y  el desempeño del proceso
• Análisis de viabilidad

• PG-F-01 Matriz General de Indicadores

• Toma de decisiones
• Acciones correctivas a ejecutar
• Asignación de recursos

• Todos los procesos

• Calidad

• Peticiones
• Acciones preventivas y correctivas

• Análisis y evaluación de efectividad
• Aprobaciones a peticiones

• PG-F-01 Matriz General de Indicadores
• CA-F-07. Registro Acciones Correctivas y Preventivas

• Acciones a ejecutar
• Peticiones aprobadas

• Calidad
• Compras e inventarios
• Proceso productivo
• Mantenimiento

• Logística y Distribución.

• Factura de venta cliente
• Lista de empaque
• Registro sanitario
• Certificado de origen
• Certificado Invima
• Carta remisoria
• Informe verbal o escrito de novedades

• Revisión
• Firma de documentos
• Toma de decisiones

• Carpeta de documentos para exportación revisada
• Acciones a ejecutar

• Logística y Distribución

• Gestión Humana y SST

• Requisición de personal
• Solicitud de recursos para capacitación
• Reporte diario de novedades de personal
• Orden de pedido de dotación y EPP
• Informes de SST

• Aprobaciones
• Revisión de Informes

• PG-F-01 Matriz General de Indicadores

• Aprobaciones de contratación
• Aprobaciones de capacitación
• Aprobación de dotación y  EPP
• Acciones a ejecutar

• Gestión Humana Y SST
• Compras e inventarios.

• Mantenimiento y Tecnológico

• Informes de estado de mantenimiento
• Solicitud de mantenimientos correctivos externos y repuestos

• Aprobaciones

• PG-F-01 Matriz General de Indicadores

• Compras de repuestos y  maquinaria
• pago de mantenimientos correctivos externos

• Mantenimiento y Tecnológico
• Compras e inventarios

• Financiera

• Programación de pagos
• Facturas de compra

• Aprobaciones
• Revisión

• Pagos requeridos

• Financiera

• Asistencia Administrativa

• Agenda
• Correspondencia
• Manejo de caja menor

• Revisión de agenda
• Direccionamiento de correspondencia
• Verificación y recepción de cuentas de caja  menor

• Cumplimiento de la agenda
• Correspondencia direccionada
• Cuentas saldadas

• Asistencia administrativa
• Todos los procesos

RECURSOS

REQUISITOS DE LA NORMA

INDICADORES

• Recurso Humano
• Recursos financieros
• Computadores, Internet, papelería,  Teléfono

3.1. PROCESO DE DIRECCION

3.1.1  Planificación y Direccionamiento

3.1.2 Evaluación de la gestión

02. MERCADEO Y VENTAS

OBJETIVO

Responder oportunamente a cada uno de los requerimientos solicitados por los clientes, de tal manera que permita elevar el grado de satisfacción,  retenerlos, fidelizarlos, a través de un trato más personalizado y adaptándonos a sus necesidades.

ALCANCE

Proceso gerencial, procesos misionales y de apoyo

RESPONSABLE

Subgerente

PROCESOS DE ENTRADA Y/O PROVEEDORES

SUBPROCESO

ELEMENTOS DE ENTRADA

ACTIVIDADES

PROCEDIMIENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS

ELEMENTOS DE SALIDA

PROCESOS DE SALIDA Y/O CLIENTES

• Cliente Externo

• Comercial

Requisitos del Cliente.

• Responde a todas las solicitudes de los clientes en cuanto a trámites legales (contratos), requisitos (normatividad cada país) y solicitudes internos.  
• Definir las estrategias de ventas (incoterms)
• Evaluar la satisfacción de las necesidades del cliente.

• Solicitudes de clientes respondidas

• Cliente externo

• Gerencia

Aprobación de las solicitudes

• Seguimiento a las actividades internas solicitadas por los clientes.

• Solicitudes desarrolladas

• Gerencia
• Cliente externo

• Compras e Inventarios

• Informes de inventarios.

• Tener pleno conocimiento de las existencias para responder oportunamente a los clientes

• Respuestas acertadas

• Cliente Externo

• Proceso productivo

• Informe de la programación de producción

• Tener pleno conocimiento del estado de los pedidos para responder oportunamente a los clientes

• Respuestas oportunas

• Cliente externo

• Calidad

• Muestras de producto.
• Respuestas a no conformidades y solicitudes.
• Desarrollo de productos.

• Verificar las gestiones realizadas.
• Seguimiento al servicio postventa (quejas y reclamos)
• Ofrecer nuevas opciones de producto

• Satisfacción de las necesidades de clientes

• Cliente Externo
• Calidad
• Producción

• Logística y Distribución

• Informe de programación de itinerarios.

• Asistencia Administrativa

• Correspondencia

• Revisión de la correspondencia.

• Respuestas a correspondencia entrante
• Correspondencia de salida

• Cliente externo

• Financiera

• Financiera

• Informe de pagos a proveedores y nómina del personal.

• Seguimiento a proveedores (seguros).
• Realizar los pagos a clientes y proveedores.
• Retroalimentar a gerencia del estado de todos los clientes, pagos y seguros.

• Pagos
• Informes

• Cliente externo
• Gerencia
• Financiera

RECURSOS

REQUISITOS DE LA NORMA

INDICADORES

• Recurso Humano
• Recursos financieros
• Computadores, Internet, papelería,  Teléfono

3.2. PROCESOS OPERATIVOS

3.2.1 Gestión comercial

3.2.2 Planificación del producto y de sus procesos de realización

3.2.2.1 Planificación de productos

• Cumplimiento de la entrega de pedidos.
• Facturación mensual.
• Facturación mensual para cada cliente.
• Quejas y reclamos.

03. COMPRAS E INVENTARIOS

OBJETIVO

Garantizar que las materias primas e insumos que se requiere para la fabricación del producto este disponible a tiempo con los requerimientos de calidad  necesarios, flexibilidad para los cambios y adecuado manejo, búsqueda y seguimiento a los proveedores.

ALCANCE

Proceso gerencial, procesos misionales y de apoyo

RESPONSABLE

Auxiliar de compras

PROCESOS DE ENTRADA Y/O PROVEEDORES

SUBPROCESO

ELEMENTOS DE ENTRADA

ACTIVIDADES

PROCEDIMIENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS

ELEMENTOS DE SALIDA

PROCESOS DE SALIDA Y/O CLIENTES

• Proveedores externos

No

• Materias primas e insumos
• Cotizaciones

• Logística de entrega de materias primas e insumos.
• Solicitar cotizaciones y muestras según requerimientos de procesos productivos y de innovación

• Entre de materias primas e insumos
• Cotizaciones recibidas
• Órdenes de compra

• Cliente externo
• Gerencia

• Proceso Gerencial

• Facturas de compra

• Ingresar las compras realizadas en el sistema

• Ingreso de inventario

• Proceso Gerencial
• Financiera

• Proceso productivo

• Requerimientos de pedidos
• Matriz de Indicadores de producción.
• Registro de producción
• Inventarios

• Determinar la frecuencia de los pedidos a realizar según los requerimientos
• Stock de seguridad según abastecimiento de los proveedores.
• Alimentar la base de datos MECANO
• Recibir y direccionar  materias primas e insumos
• Ubicar recursos necesarios para la producción diaria La programación de la producción
• Cumplimiento de las entregas en los plazos estipulados
• Verificar como  se utilizan los materiales en que gastan y que tiempo se dañan.
• Existencias de materias primas insumos y productos terminados.
• Aumento de los precios y desempeño de proveedores
• Contra muestra del producto de  cada turno, cada referencia y cada producto
• Modificar indicadores según los requerimientos de producción.
• Cambiar solicitudes mientras los tiempos de respuesta  de los proveedores lo permitan

• CC-F-01. Registro Orden de Requisición
• CC-F-03. Listado Maestro de Proveedores
• PP-F-03. Registro Programación de la producción
• CC-F-02. Registro Orden de Compra
• PG-F-01 Matriz General de Indicadores
• PP-F-05. Registro Movimiento de Plátano
• PP-F-06. Registro Control de proceso-V2
• PP-F-07. Registro diario de subproductos PP-F-07. Registro diario de subproductos
• PP-F-08 Registro Funcionamiento Máquina Empacadora

PP-F-09. Registro de contra muestra

• Pedidos programados
• Base de datos actualizada
• Materias primas en su lugar
• Facturación
• Inventarios
• Acuerdos y cambios con proveerdores

• Proceso productivo

• Calidad

• Requerimientos de pedidos
• Requerimientos de reclamos

• Verificar calidad de las materias primas y suministros
• Devolución de materiales defectuosos por calidad y o cantidad.

• Materias primas e insumos verificados
• Gestiones de devoluciones

• Proveedores
• Calidad

• Gestión Humana y SST

• Requerimientos de pedidos

• Hacer las órdenes de compra según los pedidos realizados

• Ordenes de compras
• Materiales solicitados

• Talento humano
• Financiera

• Mantenimiento y Tecnológico

• Requerimientos de pedidos

• Hacer las órdenes de compra según los pedidos realizados

• Ordenes de compras
• Materiales solicitados

• Mantenimiento y tecnológico
• Financiera

• Financiera

• Pagos

• Facturación según órdenes de compra y cotizaciones.
• Soportar transferencias.

• Facturas

• Proceso Gerencial
• Financiera

• Asistencia Administrativa

• Requerimientos de pedidos
• Correspondencia

• Hacer las órdenes de compra según los pedidos realizados
• Revisión de la correspondencia direccionada

• Órdenes de compra
• Correspondencia revisada y diligenciada.

• Asistencia Administrativa.

RECURSOS

REQUISITOS DE LA NORMA

INDICADORES

• Recurso Humano
• Recursos financieros
• Software Mekano
• Computadores, Internet, papelería, Teléfono

3.2.4 Gestión de compras

• Cumplimiento en la entrega de pedidos.
• Inventario real vs físico.