Los Libros De Registro En La Administracion

1. LOS LIBROS DE REGISTRO EN LA ADMINISTRACIÓN

En todas las unidades de gasto de la administración tiene que llevarse el libro de caja, el de bancos y el de inventarios, así como el registro de libramientos de la intervención delegada.

· El libro de caja es uno de los tres libros oficiales de la administración. En él deben reflejarse todos los movimientos económicos (ingresos y gastos) que ha realizado la administración, tanto dinero en efectivo como cheques. Y que tengan un soporte documental que lo justifique. La gestión de caja consiste en anotar en libro de caja todas las entradas y salidas de dinero, así como realizar el recuento y el arqueo de caja. El recuento consiste en efectuar un inventario del dinero que existe en la caja para obtener la suma total. El arqueo de caja consiste en comprobar que el recuento de caja coincide con el saldo del libro de caja y los justificantes de pagos y cobros. Es conveniente que se lleve el libro de caja al día, si no pasando directamente todos los movimientos económicos, sí llevando la contabilidad en otro ejemplar, de esta forma evitaremos equivocarnos y realizar tachaduras o borrones en el libro, lo cual está taxativamente prohibido, pasando los datos al libro oficial una vez que tengamos dicha contabilidad absolutamente clara y que se corresponda con los gastos contraídos y los ingresos recibidos. Si se produce alguna tachadura no deseada, será necesario que el Tesorero realice una diligencia en el mismo libro manifestando las causas de la tachadura, el número de apunte y la página del libro donde se ha producido.

· El libro de Bancos es otro de los libros oficiales en los que se anota todos los movimientos que realizan las administraciones públicas, depósitos, abonos, giros, cargos… mediante las cuentas bancarias con las que operan. Esto se hace detallando el movimiento de cada transacción que se realiza, colocando fecha, Nº de Cheque Girado, Nº boleta de depósito. El registro de cada operación se hace de manera independiente, utilizando hojas distintas para cada entidad financiera y para cada cuenta. El instrumento más utilizado es la cuenta corriente y al final de cada mes se realiza la conciliación bancaria para comprobar que el saldo de la cuenta es el mismo que el saldo anotado en el libro.

· El libro de inventarios es el tercer libro en cuestión en el que se anotan todos los bienes, tanto inmovilizado material (maquinaria, mobiliario, construcciones…) como inmovilizado inmaterial (patentes, propiedades industriales, aplicaciones informáticas…). Para cada elemento del inmovilizado se anotará la descripción del bien, la fecha de adquisición, el valor y su inicio de utilización. Cuando se produzca una baja se anotará la fecha y la causa de la misma, en caso de venta el importe y su factura. El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.

· El registro de libración con la administración delegada. El control financiero de la Administración se realiza mediante la Intervención General de la Administración del Estado a través de intervenciones delegadas en cada ministerio, organismo autonómico, sociedad estatal o ente público, y por medio de intervenciones territoriales en las provincias. Una de las misiones de las intervenciones delegadas es autorizar el libramiento de los fondos asignados en los presupuestos para atender los gastos de las unidades administrativas, anotándose el número, fecha e importe de cada libramiento recibido y la justificación del gasto realizado.

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