TEMA3 - ACTIVIDAD 5 DOCUMENTOS.doc

Realice un mapa conceptual sobre los temas: Información, importancia de la información y la comunicación. Dicho material se encuentra en la carpeta documentos de apoyo.

SUS FACTORES

SUS DIFERENCIAS

Responda los siguientes interrogantes de acuerdo con el ejemplo presentado, un acta de graduación de la Universidad San Buenaventura:

 ¿El documento es de archivo?

Es un documento de archivo porque es un registro de información y tiene un valor legal.

 ¿Los caracteres internos del documento son?

• Entidad Productora del documento: Universidad de San Buenaventura de Medellín

• Orígenes Funcionales: Firma del Rector

• Fecha y Lugar Medellín – Antioquia, 21 de marzo de 1998

• Contenido Sustantivo: Acta de Grado

 ¿Los caracteres externos del documento son?

• Clase: Textual

• Tipo: Acta de Grado

• Forma Documento Original

• Formato: Original

• Cantidad: 01 (uno)

 Elementos que componen el documento:

• Soporte: Papel (soporte físico)

• Técnica: Escritura (Medio en que se fija el contenido)

• Estructura: Fecha: marzo 28 de 1998

• Destinatario: MARY LUZ LOPEZ HERNANDEZ

• Asunto: Acta de Grado

• Vocativo: Para la persona que solicita el documento

• Despedida: Entrega del diploma y se levanta la reunión

• Firma y Cargo: FRAY HECTOR EDUARDO LUGO GARCIA

 Características:

• Es de carácter de unicidad: Porque es un documento único.

• Se maneja herramientas de multimedia imágenes, o archivos gráficos

• Tiene un orden en su procedimiento para el manejo de la información

• Es educativo

• Es social

Identifique los factores de clasificación (Forma de trasmisión, clase, ente productor, grado de accesibilidad a los usuarios, contenido), de los 14 documentos presentados en el respectivo cuadro.

DOCUMENTO FACTOR DE CLASIFICACIÓN

FORMA DE TRANSMISIÓN CLASE ENTE PRODUCTOR GRADO ACCESIBILIDAD A LOS USUARIOS CONTENIDO

Fotocopia de Licencia de construcción

Copia

Textual

Privado

Confidencial

Informativo

Acta de grado Original Textual Publico No Clasificado Testimoniales

Circular normativa Minuta Textual Publico No Clasificado Imperativos

Contrato de Arrendamiento Original Textual Privado Confidencial Testimoniales

Certificado de defunción Original Textual Privado Confidencial Testimoniales

Planos de una obra Original No Textual- Iconográficos Privado Confidencial Testimoniales

Microfilme con comprobantes de egreso de 2004

Copia

Magnéticos

Privado

Confidencial

Informativos

Acta de comité paritario de salud ocupacional

Minuta

Original

Privado

Confidencial

Testimoniales

Cuenta de cobro Original Textual Privado No Clasificado Informativos

Disquete con la nómina de enero de 2004

Copia

Magnéticos

Privado

No Clasificado

Testimoniales

Fotografías fiesta de aniversario de la empresa

Original

No Textual

Publico

No Clasificado

Testimoniales

Constancia laboral Original Textual Privado Confidencial Testimoniales

Resolución de vacaciones Original Minuta Privado No

...