Importancia De La Empresa
Enviado por Isabella_8904 • 7 de Junio de 2015 • 288 Palabras (2 Páginas) • 142 Visitas
Procesos de la Gestión Documental
1. Producción de documentos: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
Es el origen, creación y diseño de formatos y documentos, de acuerdo a las funciones propias de cada entidad o dependencia.
2. Recepción de documentos: Son las operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
Se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para esta actividad de acuerdo al manual de procedimientos, dejando en constancia de recepción del documento.
3. Distribución de documentos: Son todas las actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
4. Tramites de documentos: Es el recorrido del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
5. Organización de documentos: Es el conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.
6. Consulta de documentos: Accesos a un documento o grupo de documentos con el fin de la información que estos contienen.
7. Conservación de documentos: Son las medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcionalidad de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
8. Disposición final del documento: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a si eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
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