Actividad Semana 7

CONSULTA Y PRECISA CADA FUNCIÓN ARCHIVISTICA PARA QUE AMPLIE TU MARCO TEORICO SOBRE EL TEMA

Funciones Archivísticas: Son el compuestos de procesos y procedimientos para organizar los documentos de manera consistente, precisa y uniforme durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación o conservación definitiva.

Son funciones muy amplias que no se limitan a la materialidad de la recogida y el almacenamiento, sino que exigen un control y canalización de la producción documental, una conservación no solo física sino que mira a la perdurabilidad y el servicio que con llevara a la difusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta.

Dentro de los procesos de las funciones archivísticas encontramos:

1. Producción: Generación de los documentos con base a las funciones asignadas.

Es una de las etapas del sistema de gestión documental, ya que se define en gran medida el tratamiento y destino que se le debe dar al documento.

2. Producción Documental: Es la generación de documentos de las organizaciones en cumplimiento de sus funciones.

La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

A continuación nombro algunas de las actividades que hacen parte de la Producción Documental:

A. Creación y diseño de documentos.

B. Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto).

C. Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).

D. Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.

E. Instructivos para el diligenciamiento de formularios.

F. Determinación de uso y finalidad de los documentos.

G. Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.

H. Adecuado uso de la reprografía.

 Normalización de la producción documental:

A. Identificación de dependencias productoras.

B. Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD.

C. Directrices

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